Dịch vụ kế toán công ty mới thành lập tại Huế giúp doanh nghiệp thiết lập cách lưu chứng từ, hạch toán và theo dõi số liệu ngay từ tháng đầu tiên. Đây là nền tảng để tránh tình trạng sổ sách lộn xộn khi công ty bắt đầu có nhiều giao dịch.
Công ty mới thành lập tại Huế thường vướng gì về kế toán?
Giai đoạn mới thành lập là thời điểm doanh nghiệp cần xây dựng nền tảng kế toán ngay từ đầu. Tuy nhiên, nhiều công ty tại Huế tập trung vào đăng ký kinh doanh, tìm khách hàng, thuê mặt bằng và triển khai hoạt động mà chưa thiết lập hệ thống kế toán tương ứng. Đến cuối tháng hoặc cuối quý, khi cần tổng hợp chứng từ và lập báo cáo, doanh nghiệp mới phát hiện dữ liệu thiếu, giao dịch không rõ nguồn hoặc không xác định được khoản tiền nào thuộc công ty.
Việc tổ chức kế toán sớm không chỉ phục vụ kê khai thuế mà còn giúp doanh nghiệp quản lý vốn, doanh thu, chi phí, công nợ và dòng tiền trong quá trình hoạt động.
Chưa biết bắt đầu hệ thống sổ từ đâu
Một công ty vừa được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thường đã có hồ sơ pháp lý cơ bản nhưng chưa có hệ thống dữ liệu kế toán. Người quản lý có thể chưa xác định được cần mở những sổ nào, theo dõi những tài khoản nào và chứng từ phải tập hợp ra sao.
Điểm khởi đầu nên là xác định đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp: thương mại, dịch vụ, sản xuất, xây dựng hay mô hình kết hợp. Từ đó mới thiết lập danh mục tài khoản, khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa, tài sản, nhân viên và các đối tượng cần theo dõi chi tiết.
Ví dụ, một công ty thương mại tại Huế cần đặc biệt chú ý đến hàng tồn kho, giá vốn và công nợ nhà cung cấp. Trong khi đó, công ty dịch vụ có thể tập trung nhiều hơn vào doanh thu theo hợp đồng, chi phí nhân sự và chi phí thực hiện từng dịch vụ.
Nhầm giữa kê khai thuế và làm kế toán
Đây là nhầm lẫn khá phổ biến ở doanh nghiệp mới. Kê khai thuế chỉ là một phần công việc liên quan đến nghĩa vụ thuế trong từng kỳ. Kế toán có phạm vi rộng hơn, bao gồm ghi nhận và quản lý toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể đã thực hiện các nghĩa vụ kê khai cần thiết nhưng sổ kế toán vẫn chưa đầy đủ nếu hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, ngân hàng, công nợ, kho, tài sản hoặc tiền lương chưa được ghi nhận và đối chiếu.
Vì vậy, công ty mới tại Huế nên xây dựng đồng thời hai luồng công việc: theo dõi nghĩa vụ thuế và tổ chức dữ liệu kế toán. Hai luồng này phải được đối chiếu thường xuyên để tránh tình trạng số liệu kê khai một kiểu nhưng sổ kế toán thể hiện một kiểu khác.
Chưa xây dựng quy trình nhận chứng từ
Một hóa đơn được xuất hoặc nhận chưa có nghĩa là công việc kế toán đã hoàn thành. Kế toán còn phải nhận được hồ sơ liên quan để xác định bản chất nghiệp vụ và có căn cứ hạch toán.
Công ty nên quy định rõ ai là người tiếp nhận hóa đơn mua hàng, ai chuyển hợp đồng cho kế toán, thời hạn nhân viên hoàn ứng là bao lâu, chứng từ thanh toán được lưu ở đâu và cuối mỗi tháng bộ phận nào chịu trách nhiệm bàn giao hồ sơ.
Nếu không có quy trình này, chứng từ thường nằm rải rác trong email, điện thoại, tài khoản cá nhân hoặc tại từng bộ phận. Đến thời điểm khóa sổ, kế toán phải mất nhiều thời gian thu gom lại.
Giao dịch cá nhân và công ty bị trộn lẫn
Trong những tháng đầu, chủ doanh nghiệp thường trực tiếp thanh toán nhiều khoản như tiền thuê, mua thiết bị, tiếp khách, quảng cáo hoặc mua hàng. Ngược lại, tiền của khách hàng đôi khi lại được chuyển vào tài khoản cá nhân.
Nếu không theo dõi ngay từ đầu, sau một thời gian doanh nghiệp rất khó xác định đâu là tiền của công ty, đâu là tiền cá nhân, khoản nào chủ sở hữu đã chi hộ và khoản nào cần hoàn lại.
Nguyên tắc quản trị nên áp dụng là tách dòng tiền doanh nghiệp khỏi dòng tiền cá nhân càng sớm càng tốt. Trường hợp chủ sở hữu phải chi hộ cần có hồ sơ và theo dõi riêng để kế toán xử lý đúng bản chất giao dịch.
Checklist tài chính kế toán trong 30 ngày đầu của công ty
30 ngày đầu có thể xem là giai đoạn dựng “bộ khung” tài chính – kế toán. Nếu thực hiện tốt giai đoạn này, những tháng tiếp theo doanh nghiệp chỉ cần duy trì quy trình thay vì phải liên tục sửa dữ liệu cũ.
Kiểm tra hồ sơ pháp lý doanh nghiệp
Kế toán cần tiếp nhận và kiểm tra các thông tin nền như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ, ngành nghề và thông tin thành viên hoặc chủ sở hữu.
Thông tin này phải thống nhất với dữ liệu sử dụng trên hóa đơn, hợp đồng, tài khoản ngân hàng và hồ sơ kế toán.
Doanh nghiệp cũng nên tạo một thư mục hồ sơ pháp lý riêng để lưu bản điện tử và bản giấy của các tài liệu quan trọng, tránh việc mỗi lần cần lại phải tìm từ nhiều nguồn khác nhau.
Thiết lập tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán phải phù hợp với chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng và thực tế hoạt động.
Không nên chỉ tạo tài khoản tổng hợp. Những khoản cần quản trị phải được mở đối tượng chi tiết ngay từ đầu, chẳng hạn công nợ theo từng khách hàng, từng nhà cung cấp; tạm ứng theo từng nhân viên; hàng tồn kho theo từng mã hàng hoặc tài sản theo từng tài sản cụ thể.
Việc thiết lập đúng từ tháng đầu sẽ hạn chế tình trạng cuối năm phải tách lại hàng nghìn giao dịch để phục vụ lập báo cáo.
Chuẩn bị hệ thống hóa đơn
Công ty cần chuẩn bị điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử phù hợp và xác định rõ người lập, người kiểm tra cũng như người có thẩm quyền ký hóa đơn.
Song song với công cụ lập hóa đơn, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình nội bộ:
Hợp đồng/đơn hàng → xác nhận cung cấp hàng hóa, dịch vụ → xác định thời điểm lập hóa đơn → kiểm tra thông tin → lập hóa đơn → lưu hồ sơ → chuyển dữ liệu cho kế toán.
Quy trình càng rõ thì nguy cơ bỏ sót doanh thu hoặc lập hóa đơn sai thông tin càng thấp.
Mở luồng theo dõi thu chi riêng
Ngay từ tháng đầu, doanh nghiệp nên hình thành một luồng quản lý tiền thống nhất. Các khoản thu phải xác định được người nộp, nội dung thu và chứng từ liên quan. Các khoản chi phải xác định người đề nghị, mục đích, người phê duyệt và hồ sơ chứng minh.
Đối với tiền mặt cần theo dõi sổ quỹ. Đối với tiền gửi ngân hàng cần cập nhật giao dịch và đối chiếu với sao kê.
Mục tiêu là cuối mỗi tháng doanh nghiệp có thể trả lời được ba câu hỏi: còn bao nhiêu tiền, tiền đang nằm ở đâu và từng khoản tiền đã được sử dụng cho mục đích gì.
Thiết kế hệ thống chứng từ phù hợp công ty mới
Một hệ thống kế toán tốt không bắt đầu từ phần mềm mà bắt đầu từ chứng từ. Mỗi giao dịch quan trọng nên hình thành một “bộ hồ sơ” thay vì chỉ lưu một hóa đơn riêng lẻ.
Bộ chứng từ bán hàng
Tùy mô hình kinh doanh, bộ chứng từ bán hàng có thể gồm hợp đồng, đơn đặt hàng, báo giá, biên bản giao nhận, phiếu xuất kho, biên bản nghiệm thu, hóa đơn và chứng từ thanh toán.
Kế toán nên xây dựng cách đánh mã hoặc liên kết hồ sơ để có thể truy ngược từ hóa đơn về giao dịch ban đầu.
Ví dụ, khi kiểm tra một khoản doanh thu, doanh nghiệp phải có khả năng xác định doanh thu đó thuộc khách hàng nào, hợp đồng nào, đã hoàn thành nghĩa vụ cung cấp hay chưa và khách hàng đã thanh toán bao nhiêu.
Bộ chứng từ mua hàng
Hồ sơ mua hàng không nên chỉ có hóa đơn đầu vào. Tùy giao dịch, doanh nghiệp có thể cần đề nghị mua hàng, báo giá, hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, hóa đơn và hồ sơ thanh toán.
Đối với tài sản hoặc hàng hóa có giá trị lớn, hồ sơ càng cần được quản lý đầy đủ để chứng minh nguồn gốc và mục đích phục vụ hoạt động kinh doanh.
Bộ chứng từ thanh toán
Mỗi khoản thanh toán cần liên kết được với nghiệp vụ phát sinh. Chứng từ có thể gồm đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng, hồ sơ mua hàng, hóa đơn, phiếu chi, ủy nhiệm chi hoặc chứng từ giao dịch ngân hàng.
Kế toán không nên chỉ căn cứ nội dung chuyển khoản để hạch toán. Nội dung ngân hàng nhiều khi rất ngắn và không thể hiện đầy đủ bản chất giao dịch.
Bộ chứng từ nội bộ
Công ty mới cũng cần xây dựng các chứng từ phục vụ quản trị nội bộ như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng, bảng thanh toán tạm ứng và các biên bản liên quan.
Mẫu biểu nên thống nhất từ đầu để nhân viên quen với một quy trình duy nhất. Điều này đặc biệt hữu ích khi quy mô công ty tăng và số lượng người tham gia vào quá trình mua hàng, bán hàng, thu tiền và chi tiền ngày càng nhiều.
Kế toán hóa đơn đầu ra cho công ty mới tại Huế
Hóa đơn đầu ra liên quan trực tiếp đến doanh thu và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Vì vậy, công ty mới cần kiểm soát hóa đơn theo từng giao dịch thay vì đợi cuối tháng mới tổng hợp.
Xác định thời điểm phải lập hóa đơn
Thời điểm lập hóa đơn phải được xác định theo tính chất của từng giao dịch hàng hóa hoặc dịch vụ và quy định áp dụng tại thời điểm phát sinh.
Doanh nghiệp không nên mặc định rằng chỉ khi khách hàng thanh toán tiền mới cần lập hóa đơn. Thời điểm thanh toán và thời điểm phải lập hóa đơn có thể không trùng nhau.
Do đó, kế toán cần nắm được tiến độ giao hàng, nghiệm thu hoặc hoàn thành dịch vụ để kiểm soát thời điểm lập hóa đơn phù hợp.
Kiểm tra nội dung trước khi ký phát hành
Trước khi lập và ký hóa đơn, cần kiểm tra tên khách hàng, mã số thuế, nội dung hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất và tổng tiền.
Đối với giao dịch có hợp đồng, nên đối chiếu hóa đơn với hợp đồng, phụ lục, biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu trước khi phát hành.
Một bước kiểm tra ngắn trước khi ký có thể giúp doanh nghiệp tránh phải thực hiện quy trình xử lý hóa đơn sai sau đó.
Xử lý hóa đơn bị sai
Khi phát hiện hóa đơn sai, doanh nghiệp cần xác định cụ thể sai nội dung gì, hóa đơn đang ở trạng thái nào và áp dụng cách xử lý phù hợp với quy định hóa đơn điện tử hiện hành.
Không nên tự ý xóa dữ liệu hoặc xử lý theo kinh nghiệm của những năm trước bởi quy định về hóa đơn điện tử có thể thay đổi.
Ngoài việc xử lý hóa đơn, kế toán phải kiểm tra ảnh hưởng của sai sót đến doanh thu, thuế và sổ kế toán liên quan.
Đối chiếu hóa đơn với hợp đồng
Cuối mỗi tháng nên thực hiện ít nhất một vòng đối chiếu:
Hợp đồng → nghiệm thu/giao hàng → hóa đơn → công nợ → tiền thu.
Qua đó doanh nghiệp có thể phát hiện trường hợp đã hoàn thành giao dịch nhưng chưa lập hóa đơn, đã lập hóa đơn nhưng chưa ghi nhận công nợ hoặc khách hàng đã thanh toán nhưng chưa được cấn trừ đúng đối tượng.
Kế toán hóa đơn đầu vào và kiểm soát chi phí
Chi phí của công ty mới thường phát sinh rất nhanh: thuê văn phòng, mua máy tính, thiết bị, quảng cáo, phần mềm, đi lại, tiếp khách, nguyên vật liệu và chi phí nhân sự. Nếu không quản lý từ đầu, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng “đã chi tiền nhưng không có hồ sơ”.
Nhận diện hóa đơn có rủi ro
Kế toán cần kiểm tra thông tin người bán, nội dung hàng hóa hoặc dịch vụ, giá trị giao dịch và mức độ phù hợp với hoạt động thực tế của doanh nghiệp.
Không nên tiếp nhận hóa đơn chỉ với mục tiêu tăng chi phí. Một hóa đơn tồn tại trên hệ thống không đồng nghĩa toàn bộ giao dịch đã đủ điều kiện để được xử lý kế toán và thuế theo mong muốn của doanh nghiệp.
Đối với giao dịch bất thường hoặc giá trị lớn, nên kiểm tra hồ sơ kỹ trước khi ghi nhận.
Kiểm tra chứng từ thanh toán đi kèm
Sau khi nhận hóa đơn, kế toán cần xác định khoản tiền đã thanh toán hay chưa, thanh toán bằng phương thức nào và ai là người thực hiện thanh toán.
Hóa đơn, hợp đồng, chứng từ giao nhận và chứng từ thanh toán cần được liên kết thành cùng một bộ hồ sơ.
Việc này đặc biệt quan trọng khi chủ doanh nghiệp hoặc nhân viên thanh toán trước bằng tiền cá nhân rồi mới đề nghị công ty hoàn lại.
Phân loại chi phí theo bộ phận
Ngay từ khi quy mô còn nhỏ, công ty có thể thiết lập các nhóm chi phí như bán hàng, quản lý, marketing, vận hành hoặc theo từng dự án.
Khi dữ liệu được phân loại ngay lúc ghi nhận, cuối tháng doanh nghiệp có thể biết bộ phận nào đang tiêu tốn nhiều nguồn lực và hoạt động nào mang lại hiệu quả tương ứng.
Đây là bước biến kế toán từ công cụ “làm báo cáo” thành dữ liệu phục vụ quản trị.
Theo dõi chi phí chưa có hóa đơn
Không nên bỏ qua một khoản chi chỉ vì chưa nhận được hóa đơn. Doanh nghiệp nên mở danh sách theo dõi riêng gồm ngày phát sinh, nhà cung cấp, nội dung, số tiền, người phụ trách và tình trạng chứng từ.
Định kỳ kế toán kiểm tra danh sách này để yêu cầu bổ sung hồ sơ.
Nếu đợi đến cuối năm mới rà soát, khả năng liên hệ lại nhà cung cấp hoặc tìm được chứng từ liên quan thường khó hơn nhiều.
Quản lý dòng tiền công ty mới thành lập
Doanh nghiệp có thể có doanh thu nhưng vẫn thiếu tiền nếu công nợ thu chậm hoặc chi tiêu không được kiểm soát. Vì vậy, dòng tiền cần được quản lý song song với doanh thu và lợi nhuận.
Thiết lập sổ quỹ ngay từ ngày đầu
Mọi khoản tiền mặt thu vào hoặc chi ra cần được ghi nhận. Số dư trên sổ phải có khả năng đối chiếu với tiền thực tế.
Doanh nghiệp không nên để tiền công ty và tiền cá nhân chung một quỹ rồi cuối tháng mới ước tính số dư.
Nếu có người chịu trách nhiệm giữ quỹ, cần xác định rõ trách nhiệm và thực hiện kiểm quỹ định kỳ.
Hạch toán giao dịch ngân hàng
Giao dịch qua tài khoản ngân hàng cần được cập nhật thường xuyên. Kế toán phải xác định từng khoản tiền vào hoặc ra liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp, khoản vay, hoàn ứng hay giao dịch nào khác.
Nội dung chuyển khoản nên được chuẩn hóa để thuận tiện khi đối chiếu.
Cuối tháng, số dư tiền gửi trên sổ kế toán cần được kiểm tra với dữ liệu ngân hàng tương ứng.
Kiểm soát khoản tạm ứng
Tạm ứng là khoản rất dễ tồn đọng ở doanh nghiệp mới. Nhân viên nhận tiền đi mua hàng, đi công tác hoặc thực hiện công việc nhưng không hoàn thiện hồ sơ sau khi công việc kết thúc.
Doanh nghiệp nên quy định thời hạn hoàn ứng và hạn chế cấp khoản tạm ứng mới khi khoản cũ chưa được xử lý nếu không có lý do phù hợp.
Kế toán cần mở theo dõi chi tiết theo từng người để biết tại mọi thời điểm ai đang giữ tiền của công ty và số tiền là bao nhiêu.
Đối chiếu dòng tiền cuối tháng
Cuối tháng nên lập một vòng kiểm tra giữa tiền mặt, ngân hàng, công nợ, tạm ứng và các khoản chủ sở hữu đã chi hộ.
Nếu xuất hiện giao dịch chưa xác định được nội dung, cần xử lý ngay trong tháng thay vì treo kéo dài.
Nguyên tắc hữu ích cho công ty mới là: không để giao dịch tiền nào tồn tại mà không xác định được nguồn hình thành hoặc mục đích sử dụng.
Kế toán vốn và giao dịch với chủ sở hữu
Trong giai đoạn đầu, giao dịch giữa công ty và chủ sở hữu diễn ra thường xuyên. Nếu không theo dõi riêng, những khoản này rất dễ bị nhầm thành doanh thu, chi phí hoặc tiền của doanh nghiệp.
Theo dõi tình trạng góp vốn
Doanh nghiệp cần theo dõi vốn theo hồ sơ đăng ký và tình trạng góp vốn thực tế của từng thành viên hoặc chủ sở hữu.
Kế toán nên lập bảng theo dõi gồm số vốn phải góp, số đã góp, thời điểm góp và hình thức góp vốn.
Đối với tài sản góp vốn, hồ sơ cần được lưu riêng để phục vụ ghi nhận và quản lý tài sản sau khi hoàn tất việc góp vốn.
Hạch toán chủ sở hữu cho công ty vay
Trong thời gian đầu, doanh nghiệp có thể thiếu dòng tiền nên chủ sở hữu phải bổ sung tiền để thanh toán tiền thuê, lương, mua hàng hoặc các chi phí vận hành.
Không nên mặc định mọi khoản tiền chủ sở hữu chuyển vào tài khoản công ty đều là vốn góp.
Kế toán cần xác định đúng bản chất từng giao dịch: góp vốn, cho công ty vay, hoàn trả khoản công ty đã ứng hay giao dịch khác. Hồ sơ đi kèm cũng phải phù hợp với bản chất đó.
Phân biệt chi phí cá nhân và chi phí doanh nghiệp
Các khoản mua sắm hoặc tiêu dùng phục vụ nhu cầu cá nhân của chủ sở hữu không nên được trộn vào chi phí hoạt động của công ty.
Đối với khoản chi có liên quan đến doanh nghiệp, cần tập hợp chứng từ và xác định mục đích kinh doanh.
Tách bạch hai nhóm giao dịch ngay từ ngày đầu giúp sổ kế toán minh bạch hơn và hạn chế việc cuối năm phải rà soát lại hàng loạt khoản chi không xác định được bản chất.
Ghi nhận khoản hoàn ứng cho chủ sở hữu
Trường hợp chủ sở hữu dùng tiền cá nhân thanh toán hộ công ty, kế toán cần tiếp nhận hồ sơ của giao dịch, xác định khoản chi thuộc công ty và theo dõi số tiền doanh nghiệp phải hoàn lại.
Khi công ty chuyển tiền hoàn trả, cần liên kết khoản thanh toán với hồ sơ chi hộ ban đầu.
Như vậy sẽ tránh trường hợp tiền chuyển cho chủ sở hữu bị treo trên sổ mà không giải thích được nguyên nhân.
Quản trị công nợ từ khách hàng đầu tiên
Công nợ không nên chỉ được quản lý khi doanh nghiệp đã có hàng chục hoặc hàng trăm khách hàng. Ngay từ khách hàng đầu tiên, doanh nghiệp nên hình thành nguyên tắc theo dõi thống nhất.
Mở mã công nợ theo từng đối tác
Mỗi khách hàng và nhà cung cấp nên có mã hoặc đối tượng theo dõi riêng trên hệ thống kế toán.
Việc này giúp doanh nghiệp xem nhanh tổng số phải thu, phải trả, lịch sử giao dịch và số tiền còn tồn tại với từng đối tác.
Không nên gộp nhiều khách hàng vào một đối tượng chung vì khi số lượng giao dịch tăng lên, việc truy tìm nguồn gốc công nợ sẽ rất khó khăn.
Theo dõi hạn thanh toán
Ngoài số tiền phải thu, doanh nghiệp cần quản lý ngày đến hạn.
Có thể chia công nợ thành các nhóm: chưa đến hạn, đến hạn, quá hạn dưới 30 ngày, quá hạn từ 30–90 ngày và quá hạn dài ngày.
Báo cáo này giúp người quản lý chủ động thu hồi tiền thay vì chỉ nhìn vào con số doanh thu đã ghi nhận.
Quản lý tiền ứng trước
Khách hàng có thể chuyển tiền trước khi doanh nghiệp hoàn thành việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Nhà cung cấp cũng có thể yêu cầu công ty đặt cọc hoặc ứng tiền trước.
Các khoản này cần được theo dõi riêng theo từng hợp đồng và đối tác.
Khi giao dịch hoàn thành, kế toán thực hiện đối chiếu để cấn trừ đúng khoản ứng trước, tránh tình trạng một bên vừa xuất hiện số phải thu vừa có số tiền ứng trước nhưng không được bù trừ hoặc theo dõi phù hợp.
Đối chiếu công nợ định kỳ
Ít nhất cuối mỗi tháng, kế toán nên rà soát công nợ theo từng đối tác và đối chiếu giữa:
Hợp đồng → hóa đơn → chứng từ giao hàng/nghiệm thu → số tiền phải thu/phải trả → tiền đã thanh toán → số dư còn lại.
Với các khoản có giá trị lớn hoặc kéo dài qua nhiều kỳ, doanh nghiệp nên thực hiện đối chiếu với đối tác và lưu hồ sơ xác nhận khi cần thiết.
Đối với công ty mới thành lập tại Huế, xây dựng hệ thống kế toán ngay từ giao dịch đầu tiên thường đơn giản và tiết kiệm hơn nhiều so với việc để dữ liệu phát sinh trong nhiều tháng rồi mới thuê kế toán xử lý lại. Một bộ sổ tốt không chỉ nhằm đáp ứng yêu cầu báo cáo mà phải giúp chủ doanh nghiệp biết rõ công ty đang có bao nhiêu tiền, đang phải thu bao nhiêu, đang nợ bao nhiêu, chi phí nằm ở đâu và kết quả kinh doanh thực tế như thế nào.
Công ty mới tuyển lao động cần làm kế toán gì?
Khi bắt đầu tuyển nhân viên, hệ thống kế toán của công ty không còn chỉ xoay quanh hóa đơn, thu chi và công nợ. Doanh nghiệp cần đồng thời quản lý hồ sơ lao động, tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân.
Công ty mới tại Huế nên thiết lập quy trình tiền lương ngay từ người lao động đầu tiên. Nếu để đến cuối năm mới tổng hợp lại, doanh nghiệp rất dễ gặp tình trạng bảng lương không khớp hợp đồng, tiền chuyển cho nhân viên không khớp bảng lương hoặc hồ sơ nhân sự không đủ căn cứ giải trình cho chi phí đã ghi nhận.
Thiết lập hồ sơ nhân sự
Mỗi người lao động nên được mở một bộ hồ sơ riêng. Tùy từng vị trí và quan hệ lao động, hồ sơ có thể bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, quyết định tiếp nhận, thông tin tài khoản nhận lương và các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc.
Kế toán cần phối hợp với bộ phận nhân sự để bảo đảm thông tin trên hợp đồng, bảng chấm công, bảng lương và chứng từ thanh toán thống nhất với nhau.
Nên xây dựng mã nhân viên ngay từ đầu. Khi số lượng lao động tăng, mã này có thể được sử dụng xuyên suốt trong bảng chấm công, bảng lương, tạm ứng, bảo hiểm và theo dõi thuế thu nhập cá nhân.
Xây dựng cấu trúc bảng lương
Bảng lương không nên đơn giản chỉ có một cột “lương thực nhận”. Doanh nghiệp cần xác định rõ cấu trúc thu nhập phù hợp với chính sách tiền lương thực tế.
Tùy mô hình, bảng lương có thể theo dõi lương theo hợp đồng, lương theo ngày công, phụ cấp, thưởng, hoa hồng, khoản khấu trừ, tạm ứng và số tiền thực nhận.
Quan trọng nhất là bảng lương phải có khả năng đối chiếu với hợp đồng lao động, dữ liệu chấm công và chứng từ thanh toán.
Nếu công ty áp dụng cơ chế thưởng doanh số hoặc hoa hồng, nên xây dựng nguyên tắc tính ngay từ đầu để hạn chế tranh chấp và thuận tiện cho việc kiểm tra số liệu.
Theo dõi bảo hiểm bắt buộc
Khi sử dụng lao động thuộc trường hợp tham gia bảo hiểm bắt buộc theo quy định, doanh nghiệp cần theo dõi thời điểm phát sinh nghĩa vụ, mức tiền lương làm căn cứ và các biến động tăng giảm lao động.
Dữ liệu bảo hiểm không nên được quản lý tách biệt hoàn toàn với bảng lương.
Mỗi tháng, kế toán nên đối chiếu ít nhất ba nguồn dữ liệu: danh sách lao động đang làm việc, bảng lương và dữ liệu bảo hiểm. Nếu một nhân viên đã nghỉ nhưng vẫn còn trên danh sách hoặc một nhân viên mới chưa được cập nhật, cần phát hiện và xử lý kịp thời.
Quản lý thuế thu nhập cá nhân
Ngay khi phát sinh tiền lương, tiền công, doanh nghiệp cần xem xét nghĩa vụ liên quan đến thuế thu nhập cá nhân.
Kế toán nên quản lý thông tin người lao động, mã số thuế, thu nhập, các khoản giảm trừ và số thuế đã khấu trừ theo từng cá nhân.
Đối với người lao động có nhiều nguồn thu nhập, hợp đồng ngắn hạn hoặc hình thức trả thu nhập đặc thù, cần xác định cách xử lý phù hợp với từng trường hợp thay vì áp dụng một cách tính chung cho tất cả nhân viên.
Theo dõi tài sản mua trong giai đoạn đầu tư ban đầu
Công ty mới thường phải mua hàng loạt thiết bị trước khi có doanh thu như máy tính, bàn ghế, máy lạnh, máy móc, thiết bị chuyên ngành, phần mềm hoặc phương tiện phục vụ hoạt động.
Nếu không lập danh mục ngay khi mua, chỉ sau vài tháng doanh nghiệp có thể không xác định được tài sản đang ở đâu, ai sử dụng và đã được ghi nhận kế toán như thế nào.
Phân biệt tài sản cố định và công cụ
Không phải mọi thiết bị doanh nghiệp mua đều được xử lý kế toán giống nhau.
Kế toán cần căn cứ đặc điểm, giá trị, thời gian sử dụng và các điều kiện liên quan để xác định khoản mua sắm thuộc tài sản cố định, công cụ dụng cụ, hàng hóa, chi phí hay nhóm phù hợp khác.
Việc phân loại sai có thể làm chi phí của từng kỳ bị sai lệch đáng kể. Ví dụ, một khoản đáng lẽ phải theo dõi và phân bổ qua nhiều kỳ nhưng lại được ghi nhận toàn bộ vào chi phí của một tháng sẽ khiến kết quả kinh doanh tháng đó không phản ánh đúng thực tế.
Xác định nguyên giá
Nguyên giá không nhất thiết chỉ là con số thể hiện trên hóa đơn mua tài sản.
Tùy giao dịch, kế toán cần tập hợp các khoản chi trực tiếp liên quan đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng và xác định cách ghi nhận phù hợp.
Do đó, khi mua tài sản có giá trị lớn, công ty nên tạo một bộ hồ sơ riêng cho từng tài sản thay vì để hóa đơn và chứng từ thanh toán nằm rải rác trong hồ sơ chi phí chung.
Thiết lập thời gian phân bổ
Đối với tài sản hoặc công cụ cần khấu hao, phân bổ, doanh nghiệp nên thiết lập bảng theo dõi ngay từ thời điểm đưa vào sử dụng.
Bảng quản lý có thể bao gồm mã tài sản, tên tài sản, bộ phận sử dụng, ngày mua, ngày đưa vào sử dụng, giá trị ghi nhận, thời gian khấu hao hoặc phân bổ, giá trị đã ghi nhận và giá trị còn lại.
Nhờ đó, mỗi tháng kế toán có thể xử lý số liệu nhất quán mà không phải tính lại thủ công.
Quản lý hồ sơ mua tài sản
Một bộ hồ sơ tài sản tùy trường hợp có thể gồm hợp đồng, báo giá, hóa đơn, chứng từ thanh toán, biên bản giao nhận, hồ sơ lắp đặt, nghiệm thu và các tài liệu liên quan.
Doanh nghiệp cũng nên quản lý vị trí và người chịu trách nhiệm sử dụng tài sản.
Khi tài sản được điều chuyển, sửa chữa, thanh lý hoặc ngừng sử dụng, thông tin trên sổ quản lý phải được cập nhật tương ứng.
Kế toán công ty mới chưa có doanh thu tại Huế
Chưa có doanh thu không có nghĩa là chưa cần kế toán. Trên thực tế, giai đoạn trước khi phát sinh doanh thu lại thường có rất nhiều giao dịch cần quản lý.
Công ty có thể đã thuê mặt bằng, trả lương, mua máy móc, quảng cáo, đặt cọc, mua phần mềm hoặc thanh toán nhiều khoản phục vụ quá trình chuẩn bị kinh doanh.
Ghi nhận chi phí chuẩn bị kinh doanh
Các khoản phát sinh trong thời gian chuẩn bị hoạt động cần được tập hợp theo từng nội dung và đánh giá bản chất kế toán.
Doanh nghiệp không nên để toàn bộ chứng từ trong một thư mục mang tên “chi phí ban đầu” rồi chờ đến khi có doanh thu mới xử lý.
Ngay khi giao dịch phát sinh, kế toán cần xác định khoản đó liên quan đến tài sản, công cụ, chi phí, khoản trả trước, đặt cọc hay một đối tượng kế toán khác.
Cách làm này giúp dữ liệu sẵn sàng ngay khi doanh nghiệp chính thức bước vào giai đoạn kinh doanh.
Theo dõi tiền thuê mặt bằng
Tiền thuê trụ sở, văn phòng, cửa hàng hoặc nhà xưởng thường là một trong những khoản chi lớn đầu tiên.
Kế toán cần quản lý hợp đồng thuê, thời hạn thuê, kỳ thanh toán, tiền đặt cọc, số tiền đã trả và chứng từ liên quan.
Nếu thanh toán trước cho nhiều tháng, cần xác định cách theo dõi và phân bổ phù hợp thay vì mặc định đưa toàn bộ số tiền vào chi phí của tháng thanh toán.
Theo dõi chi phí nhân sự ban đầu
Một số công ty tuyển nhân viên trước khi khai trương hoặc trước khi có khách hàng đầu tiên. Khi đó, tiền lương vẫn cần được lập bảng và quản lý đầy đủ.
Kế toán nên tách được chi phí nhân sự theo bộ phận hoặc mục đích, chẳng hạn nhân sự quản lý, bán hàng, kỹ thuật hoặc nhóm chuẩn bị dự án.
Đồng thời cần quản lý hợp đồng lao động, chấm công, bảng lương, chứng từ trả lương và các nghĩa vụ liên quan.
Chuẩn bị số liệu chuyển sang giai đoạn kinh doanh
Trước thời điểm chính thức phát sinh hoạt động kinh doanh ổn định, doanh nghiệp nên thực hiện một lần rà soát tổng thể.
Cần xác định tiền mặt còn bao nhiêu, số dư ngân hàng, các khoản đặt cọc, công nợ, tài sản đã mua, công cụ đang sử dụng, chi phí đã phát sinh và những khoản chủ sở hữu đã chi hộ.
Có thể xem đây là bước “chốt dữ liệu đầu kỳ” trước khi công ty bước vào giai đoạn vận hành bình thường.
Báo cáo quản trị nào hữu ích cho công ty mới?
Công ty mới không nhất thiết phải xây dựng một hệ thống báo cáo quản trị quá phức tạp. Điều quan trọng là lựa chọn những báo cáo giúp chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định thực tế.
Ở giai đoạn đầu, bốn nhóm thông tin thường đáng quan tâm nhất là tiền, chi phí, công nợ và kết quả kinh doanh.
Báo cáo dòng tiền ngắn hạn
Báo cáo dòng tiền ngắn hạn giúp chủ doanh nghiệp biết lượng tiền hiện có và những khoản dự kiến thu hoặc chi trong vài tuần tiếp theo.
Một báo cáo đơn giản có thể thể hiện:
Tiền đầu kỳ → khoản dự kiến thu → khoản dự kiến chi → tiền cuối kỳ dự kiến.
Qua đó, doanh nghiệp có thể phát hiện sớm nguy cơ thiếu tiền để trả lương, thuê mặt bằng, nhà cung cấp hoặc các nghĩa vụ đến hạn.
Báo cáo chi phí theo nhóm
Thay vì chỉ nhìn tổng số tiền đã chi, doanh nghiệp nên chia chi phí thành các nhóm phục vụ quản trị.
Ví dụ: nhân sự, mặt bằng, marketing, vận hành, phần mềm, vận chuyển, tiếp khách và chi phí chuyên môn.
Sau vài tháng, chủ doanh nghiệp có thể so sánh để biết nhóm nào đang tăng nhanh và khoản nào cần kiểm soát.
Báo cáo công nợ
Báo cáo công nợ cần cho biết doanh nghiệp đang phải thu ai, phải trả ai, số tiền bao nhiêu và thời hạn thanh toán.
Đối với công nợ phải thu, nên đặc biệt theo dõi tuổi nợ.
Một công ty có doanh thu cao nhưng khách hàng thanh toán chậm vẫn có thể thiếu tiền mặt. Vì vậy, báo cáo công nợ nên được xem cùng báo cáo dòng tiền.
Báo cáo doanh thu và lợi nhuận sơ bộ
Công ty mới nên theo dõi doanh thu và chi phí theo tháng thay vì chờ đến cuối năm mới biết hoạt động kinh doanh có hiệu quả hay không.
Báo cáo quản trị sơ bộ có thể thể hiện doanh thu, giá vốn hoặc chi phí trực tiếp, lợi nhuận gộp, chi phí vận hành và kết quả ước tính.
Nếu có nhiều nhóm sản phẩm hoặc dịch vụ, doanh nghiệp có thể tiến thêm một bước bằng cách phân tích lợi nhuận theo từng nhóm.
Những lỗi khiến công ty mới phải sửa sổ về sau
Chi phí sửa một hệ thống kế toán đã sai trong 6–12 tháng thường lớn hơn nhiều so với việc thiết lập đúng ngay từ đầu.
Đáng chú ý, nhiều sai sót không xuất phát từ nghiệp vụ quá phức tạp mà từ những công việc cơ bản không được thực hiện đều đặn.
Không đối chiếu ngân hàng hàng tháng
Nếu chỉ tải sao kê vào cuối năm, doanh nghiệp có thể phát hiện hàng loạt giao dịch chưa được hạch toán hoặc không xác định được nội dung.
Mỗi tháng, kế toán nên đối chiếu số dư sổ với dữ liệu ngân hàng và rà soát toàn bộ giao dịch chưa xác định.
Sai lệch phát hiện trong tháng thường dễ xử lý hơn sai lệch đã tồn tại một năm.
Không quản lý chứng từ gốc
Một số công ty chỉ gửi ảnh hóa đơn cho kế toán nhưng không tổ chức hồ sơ giao dịch đi kèm.
Khi cần kiểm tra lại, hợp đồng nằm ở bộ phận kinh doanh, biên bản giao nhận nằm ở kho, chứng từ thanh toán nằm trong tài khoản ngân hàng và hồ sơ giấy lại nằm tại văn phòng.
Doanh nghiệp nên xây dựng quy tắc lưu hồ sơ theo từng giao dịch hoặc từng nhóm nghiệp vụ để có thể truy xuất nhanh khi cần.
Không theo dõi kho ngay khi nhập hàng
Đối với doanh nghiệp có hàng hóa, việc quản lý kho phải bắt đầu từ lô hàng đầu tiên.
Nếu chỉ ghi nhận hóa đơn mua vào mà không theo dõi nhập – xuất – tồn, sau vài tháng rất khó xác định số lượng thực tế, giá vốn và chênh lệch kho.
Mỗi mã hàng nên được chuẩn hóa tên gọi, đơn vị tính và mã quản lý để tránh trường hợp cùng một sản phẩm nhưng được tạo thành nhiều mã khác nhau.
Hạch toán theo thói quen thay vì bản chất
Một giao dịch có nội dung chuyển khoản “thanh toán” chưa đủ để xác định cách hạch toán. Kế toán cần xem hồ sơ và bản chất kinh tế của giao dịch.
Tương tự, có hóa đơn không đồng nghĩa khoản tiền đó mặc nhiên được xử lý như một khoản chi phí ngay trong kỳ.
Nguyên tắc cần duy trì là: xem bản chất giao dịch trước, chọn cách hạch toán sau.
Quy trình thuê dịch vụ kế toán công ty mới tại Huế
Doanh nghiệp mới chưa cần tuyển kế toán toàn thời gian trong mọi trường hợp. Với quy mô nhỏ hoặc số lượng giao dịch chưa nhiều, thuê dịch vụ kế toán có thể là phương án giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống ban đầu với chi phí phù hợp hơn.
Tuy nhiên, phạm vi công việc cần được xác định rõ để tránh tình trạng doanh nghiệp nghĩ rằng đơn vị dịch vụ đang quản lý toàn bộ kế toán trong khi thực tế chỉ thực hiện một số công việc kê khai.
Khảo sát mô hình kinh doanh
Trước khi nhận kế toán, đơn vị dịch vụ cần tìm hiểu doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực gì, có hàng tồn kho hay không, số lượng hóa đơn dự kiến, số tài khoản ngân hàng, số lao động, tài sản và đặc điểm doanh thu.
Công ty thương mại có hàng nghìn mã sản phẩm sẽ có nhu cầu kế toán khác với một doanh nghiệp tư vấn chỉ phát sinh vài hóa đơn dịch vụ mỗi tháng.
Khảo sát đúng mô hình là cơ sở để xác định khối lượng công việc và thiết kế hệ thống kế toán phù hợp.
Xây dựng danh mục hồ sơ cần cung cấp
Doanh nghiệp nên được cung cấp một checklist hồ sơ rõ ràng ngay từ đầu.
Danh mục có thể được chia thành hồ sơ pháp lý, hóa đơn đầu ra, hóa đơn đầu vào, ngân hàng, tiền mặt, hợp đồng, tiền lương, bảo hiểm, kho, tài sản và các hồ sơ đặc thù.
Checklist giúp người phụ trách tại doanh nghiệp biết chính xác mỗi tháng phải gửi gì thay vì chờ kế toán hỏi từng chứng từ.
Nhận chứng từ theo lịch
Không nên để đến cuối quý hoặc cuối năm mới bàn giao chứng từ.
Tùy quy mô, hai bên có thể thống nhất lịch gửi dữ liệu hàng tuần, hai lần mỗi tháng hoặc hàng tháng.
Những giao dịch cần xử lý sớm nên được gửi ngay thay vì chờ lịch bàn giao định kỳ. Nhờ vậy, sai sót có thể được phát hiện khi hồ sơ và người thực hiện giao dịch vẫn còn dễ truy tìm.
Báo cáo kết quả xử lý định kỳ
Dịch vụ kế toán cho công ty mới không nên chỉ dừng ở thông báo “đã làm xong”.
Doanh nghiệp nên nhận được thông tin định kỳ về tình trạng chứng từ, doanh thu, chi phí, công nợ, tiền, các khoản chưa đủ hồ sơ và những vấn đề cần bổ sung.
Cách làm này giúp chủ doanh nghiệp hiểu tình hình tài chính thay vì chỉ nhìn thấy số liệu khi đến kỳ báo cáo.
Cách lựa chọn gói kế toán phù hợp công ty mới
Không phải doanh nghiệp mới nào cũng cần cùng một gói dịch vụ. Chi phí kế toán hợp lý phải dựa trên khối lượng nghiệp vụ và mức độ quản trị mà doanh nghiệp cần.
Khi lựa chọn dịch vụ kế toán tại Huế, nên xem xét đồng thời số lượng hóa đơn, lao động, tài khoản ngân hàng, hàng tồn kho, tài sản, hợp đồng và yêu cầu báo cáo.
Gói dành cho công ty ít hóa đơn
Gói cơ bản thường phù hợp với doanh nghiệp dịch vụ hoặc công ty mới có ít giao dịch, chưa có nhiều lao động và không quản lý kho phức tạp.
Công việc trọng tâm là tiếp nhận chứng từ, ghi nhận nghiệp vụ, theo dõi thu chi, công nợ và thực hiện các công việc kế toán – thuế trong phạm vi đã thỏa thuận.
Tuy nhiên, “ít hóa đơn” không nên là tiêu chí duy nhất. Một công ty chỉ có vài hóa đơn nhưng có nhiều giao dịch ngân hàng hoặc hợp đồng phức tạp vẫn có thể phát sinh khối lượng kế toán đáng kể.
Gói có lao động và tiền lương
Khi công ty bắt đầu tuyển nhiều nhân viên, phạm vi kế toán cần bổ sung quản lý bảng lương, hồ sơ lao động, bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân.
Doanh nghiệp nên xác định rõ đơn vị dịch vụ có thực hiện bảng lương hay chỉ tiếp nhận bảng lương do công ty cung cấp.
Đây là điểm cần thống nhất ngay từ hợp đồng dịch vụ để tránh bỏ sót trách nhiệm giữa bộ phận nhân sự và kế toán.
Gói có kho hàng và giá vốn
Công ty thương mại, sản xuất hoặc mô hình có nhiều hàng hóa cần gói kế toán có khả năng quản lý nhập – xuất – tồn và giá vốn.
Khối lượng công việc phụ thuộc không chỉ vào số hóa đơn mà còn vào số mã hàng, số kho, số lượt nhập xuất và cách doanh nghiệp quản lý dữ liệu bán hàng.
Đối với nhóm này, việc chuẩn hóa danh mục hàng hóa từ ngày đầu đặc biệt quan trọng.
Gói cần báo cáo quản trị thường xuyên
Nếu chủ doanh nghiệp muốn sử dụng dữ liệu kế toán để điều hành công ty, có thể lựa chọn gói có thêm báo cáo quản trị.
Ngoài các công việc kế toán và thuế theo phạm vi dịch vụ, báo cáo có thể tập trung vào dòng tiền, doanh thu, chi phí, công nợ, lợi nhuận theo sản phẩm, dự án hoặc bộ phận.
Đối với công ty mới thành lập tại Huế, lựa chọn gói kế toán nên dựa trên mức độ phức tạp thực tế của hoạt động thay vì chỉ chọn gói rẻ nhất. Một hệ thống được thiết lập đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng thiếu chứng từ, lệch ngân hàng, sai công nợ, lệch kho và phải thuê dịch vụ làm lại sổ sách sau này.
Dịch vụ kế toán công ty mới thành lập tại Huế sẽ giúp doanh nghiệp giảm áp lực vận hành và hạn chế sai sót tích lũy. Bắt đầu đúng từ đầu luôn dễ hơn rất nhiều so với xử lý lại dữ liệu sau một thời gian dài.
