Dịch vụ kế toán công ty xây dựng tại Huế giúp doanh nghiệp quản lý riêng từng công trình thay vì chỉ nhìn vào số liệu tổng thể. Việc này giúp phát hiện sớm các dự án có chi phí vượt dự kiến.
Công ty xây dựng tại Huế cần tổ chức kế toán theo dự án như thế nào?
Đối với công ty xây dựng tại Huế, tổ chức kế toán theo dự án giúp doanh nghiệp biết chính xác từng công trình đang phát sinh bao nhiêu doanh thu, chi phí, công nợ và lợi nhuận. Nếu chỉ hạch toán chung toàn doanh nghiệp, kế toán rất khó xác định công trình nào vượt dự toán, hạng mục nào đang lỗ hoặc khoản chi nào chưa đủ hồ sơ.
Ngay từ khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên thiết lập hệ thống mã quản trị thống nhất và sử dụng xuyên suốt từ hợp đồng, đề nghị mua vật tư, phiếu nhập xuất kho, bảng lương, hồ sơ máy thi công đến nghiệm thu và quyết toán. Một công trình có thể được quản lý đồng thời theo mã hợp đồng, mã công trình, mã hạng mục và mã đối tượng chi phí.
Mã hợp đồng
Mỗi hợp đồng xây dựng nên có một mã riêng để liên kết toàn bộ chứng từ phát sinh. Mã hợp đồng giúp kế toán theo dõi giá trị ký kết, số tiền chủ đầu tư đã tạm ứng, doanh thu đã nghiệm thu, công nợ phải thu và giá trị còn lại chưa thực hiện.
Ví dụ, doanh nghiệp có thể đặt mã HĐ-2026-01 cho hợp đồng thứ nhất trong năm 2026. Tất cả hồ sơ liên quan như phụ lục hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hồ sơ thanh toán và hóa đơn đầu ra cần được gắn với mã này để thuận tiện khi đối chiếu.
Mã công trình
Mã công trình là đơn vị quản trị quan trọng nhất đối với kế toán xây dựng. Một công ty có nhiều công trình cùng lúc phải tách riêng doanh thu, vật liệu, nhân công, máy thi công và chi phí chung cho từng công trình.
Doanh nghiệp có thể mã hóa theo tên viết tắt của dự án, địa điểm hoặc năm thực hiện. Quan trọng nhất là mã phải thống nhất giữa phòng kế toán, bộ phận kỹ thuật, kho và chỉ huy công trường.
Khi phát sinh một khoản chi, kế toán cần xác định ngay khoản đó thuộc công trình nào. Việc bổ sung mã công trình sau khi đã hạch toán thường làm tăng nguy cơ phân bổ nhầm chi phí.
Mã hạng mục
Một công trình lớn thường gồm nhiều hạng mục như phần móng, phần thô, hệ thống điện nước, hoàn thiện hoặc hạ tầng. Nếu doanh nghiệp chỉ theo dõi tổng chi phí toàn công trình thì khó đánh giá hạng mục nào vượt dự toán.
Việc mở mã hạng mục giúp so sánh trực tiếp giữa dự toán và thực tế. Khi một hạng mục phát sinh chi phí bất thường, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xác định nguyên nhân từ vật liệu, nhân công, máy thi công hoặc thay đổi thiết kế.
Mã đối tượng chi phí
Bên cạnh mã công trình và hạng mục, doanh nghiệp nên phân loại chi phí theo từng đối tượng như vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, máy thi công, nhà thầu phụ và chi phí chung công trường.
Cách tổ chức này tạo thành hệ thống quản trị nhiều chiều. Ví dụ, doanh nghiệp có thể biết tổng chi phí của công trình A, đồng thời biết riêng công trình A đã sử dụng bao nhiêu vật liệu hoặc chi bao nhiêu cho tổ đội thi công.
Quản lý hợp đồng xây dựng từ khi ký đến khi thanh lý
Hợp đồng xây dựng không nên chỉ được lưu tại bộ phận pháp lý hoặc kinh doanh. Đối với kế toán, hợp đồng là căn cứ quan trọng để theo dõi doanh thu, tạm ứng, tiến độ nghiệm thu, công nợ và quyết toán công trình.
Kế toán nên mở bảng theo dõi riêng cho từng hợp đồng, cập nhật từ ngày ký đến khi hai bên hoàn tất nghĩa vụ và thanh lý.
Giá trị hợp đồng
Ngay khi nhận hợp đồng, kế toán cần ghi nhận các thông tin quản trị như giá trị trước thuế, thuế GTGT, tổng giá trị thanh toán, thời hạn thi công, tiến độ thanh toán và điều kiện nghiệm thu.
Nếu hợp đồng gồm nhiều hạng mục, nên bóc tách giá trị từng hạng mục để phục vụ đối chiếu doanh thu với chi phí thực tế.
Giá trị hợp đồng không đồng nghĩa với doanh thu được ghi nhận ngay. Kế toán cần căn cứ vào khối lượng thực hiện, nghiệm thu và hồ sơ liên quan để xử lý doanh thu đúng kỳ.
Tạm ứng
Trong hoạt động xây dựng, chủ đầu tư thường tạm ứng một phần giá trị hợp đồng để nhà thầu triển khai công trình. Kế toán cần theo dõi riêng khoản tạm ứng, không nhầm với doanh thu.
Bảng theo dõi nên thể hiện ngày nhận tạm ứng, số tiền, tỷ lệ tạm ứng, phương thức thu hồi tạm ứng và số còn phải thu hồi qua từng đợt thanh toán.
Đồng thời, doanh nghiệp cần kiểm soát khoản tạm ứng cho chỉ huy công trình, nhân viên mua hàng hoặc tổ đội thi công để tránh tình trạng tiền đã chi nhưng hồ sơ hoàn ứng chậm.
Phát sinh bổ sung
Trong quá trình thi công có thể phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng ban đầu do thay đổi thiết kế, bổ sung hạng mục hoặc yêu cầu mới của chủ đầu tư.
Kế toán không nên nhập ngay toàn bộ khoản phát sinh vào giá trị hợp đồng nếu hồ sơ chưa hoàn thiện. Cần theo dõi riêng các khoản đang chờ phụ lục, xác nhận khối lượng hoặc phê duyệt đơn giá.
Một bộ hồ sơ phát sinh nên có sự liên kết giữa yêu cầu thay đổi, xác nhận hiện trường, dự toán bổ sung, phụ lục hợp đồng và nghiệm thu thực tế.
Giá trị quyết toán
Sau khi công trình hoàn thành, doanh nghiệp cần đối chiếu giá trị hợp đồng ban đầu, phụ lục tăng giảm, giá trị đã nghiệm thu, hóa đơn đã xuất, số tiền đã thu và công nợ còn lại.
Giá trị quyết toán có thể khác giá trị hợp đồng ban đầu. Vì vậy, kế toán cần cập nhật số liệu theo hồ sơ cuối cùng thay vì giữ nguyên giá trị dự kiến ban đầu.
Trước khi thanh lý hợp đồng, nên lập bảng đối chiếu tổng hợp để bảo đảm không bỏ sót khoản phải thu, khoản bảo hành hoặc nghĩa vụ còn tồn tại.
Theo dõi dự toán và chi phí thực tế của công trình
Dự toán là căn cứ quan trọng để kiểm soát chi phí xây dựng. Công ty xây dựng tại Huế nên chuyển dữ liệu dự toán thành bảng ngân sách nội bộ để kế toán có thể so sánh thường xuyên với chi phí thực tế.
Không nên chờ đến cuối công trình mới thực hiện đối chiếu. Khi đó, nhiều khoản vượt chi phí đã phát sinh và rất khó điều chỉnh.
Dự toán vật liệu
Kế toán nên nhận bảng dự toán vật liệu từ bộ phận kỹ thuật, trong đó thể hiện loại vật tư, khối lượng dự kiến, đơn giá và tổng giá trị.
Trong quá trình thi công, số lượng vật tư thực tế nhập và xuất cho công trình cần được đối chiếu với dự toán. Những vật tư có mức tiêu hao cao hơn kế hoạch cần được kiểm tra nguyên nhân.
Đặc biệt với các vật tư giá trị lớn như sắt thép, xi măng, thiết bị điện hoặc vật tư hoàn thiện, doanh nghiệp nên theo dõi cả khối lượng và giá trị.
Dự toán nhân công
Dự toán nhân công giúp doanh nghiệp xác định số ngày công, loại thợ, mức đơn giá và tổng chi phí lao động cần thiết cho từng hạng mục.
Kế toán cần so sánh dự toán với bảng chấm công, bảng lương, hợp đồng khoán và hồ sơ thanh toán thực tế.
Nếu chi phí nhân công tăng mạnh nhưng khối lượng thi công không tăng tương ứng, doanh nghiệp cần kiểm tra lại năng suất lao động hoặc phương pháp tổ chức tổ đội.
Dự toán máy
Đối với công trình sử dụng nhiều máy móc, doanh nghiệp cần xác định dự kiến số ca máy, số giờ hoạt động, nhiên liệu và chi phí thuê máy.
Chi phí thực tế phải được đối chiếu với nhật trình máy và tiến độ thi công. Việc chỉ căn cứ hóa đơn nhiên liệu hoặc hóa đơn thuê máy mà không có dữ liệu vận hành sẽ làm giảm khả năng kiểm soát.
Chênh lệch thực tế
Báo cáo chênh lệch nên được lập định kỳ theo công trình và hạng mục. Một số chỉ tiêu cần theo dõi gồm dự toán ban đầu, chi phí thực tế, chênh lệch tuyệt đối và tỷ lệ vượt hoặc tiết kiệm.
Không phải mọi khoản vượt dự toán đều là bất hợp lý. Có trường hợp giá nguyên vật liệu tăng, chủ đầu tư thay đổi thiết kế hoặc phát sinh khối lượng mới. Điều quan trọng là doanh nghiệp phải xác định được nguyên nhân và có hồ sơ giải trình tương ứng.
Kế toán vật liệu mua thẳng về công trường tại Huế
Nhiều công ty xây dựng không đưa toàn bộ vật liệu về kho trung tâm mà yêu cầu nhà cung cấp giao trực tiếp tại công trường. Cách mua này giúp giảm vận chuyển và tiết kiệm thời gian nhưng đòi hỏi hồ sơ kiểm soát chặt chẽ.
Nếu chỉ có hóa đơn của nhà cung cấp mà thiếu tài liệu xác nhận vật tư thực tế đã được giao và sử dụng cho công trình, kế toán sẽ khó đối chiếu số liệu khi quyết toán.
Hồ sơ mua hàng
Hồ sơ mua vật liệu nên gồm đề nghị mua hàng, báo giá hoặc đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán khi cần, hóa đơn, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan.
Trên đề nghị mua hàng nên thể hiện rõ mã công trình, hạng mục sử dụng, loại vật tư, số lượng và người đề nghị.
Nhờ đó, ngay từ khâu mua hàng kế toán đã có căn cứ để xác định đối tượng tập hợp chi phí.
Biên bản giao nhận
Khi nhà cung cấp giao vật liệu trực tiếp tại công trường, nên có phiếu giao hàng hoặc biên bản giao nhận được xác nhận bởi người có trách nhiệm tại công trình.
Thông tin nên thể hiện ngày giao, loại vật tư, số lượng, đơn vị tính, công trình nhận và người giao nhận.
Đối với vật tư giá trị lớn, doanh nghiệp có thể bổ sung hình ảnh, phiếu cân hoặc tài liệu xác nhận khác để tăng khả năng kiểm soát.
Xác nhận khối lượng
Khối lượng trên hóa đơn phải được kiểm tra với khối lượng thực tế nhận tại công trường. Nếu giao nhiều đợt, cần tổng hợp từng lần giao để đối chiếu với hóa đơn cuối kỳ.
Trường hợp vật tư giao thiếu, giao thừa hoặc không đúng chủng loại phải được xử lý ngay, tránh để đến khi quyết toán mới phát hiện chênh lệch.
Hạch toán vào công trình
Ngay khi ghi nhận chứng từ, kế toán nên gắn mã công trình và hạng mục sử dụng. Không nên tập hợp toàn bộ vật liệu mua thẳng vào một tài khoản chung rồi cuối tháng mới phân bổ theo ước tính.
Nếu vật liệu được mua riêng cho một công trình cụ thể thì nên tập hợp trực tiếp cho công trình đó. Trường hợp vật liệu được sử dụng cho nhiều công trình mới cần xây dựng tiêu thức phân bổ phù hợp.
Quản lý kho vật tư của công ty xây dựng
Doanh nghiệp xây dựng có thể đồng thời tồn tại kho trung tâm và nhiều kho tạm tại các công trường. Vì vậy, hệ thống kế toán kho cần cho phép theo dõi tồn kho theo từng địa điểm.
Số liệu kho kế toán phải thường xuyên đối chiếu với cán bộ vật tư tại công trường để phát hiện chênh lệch sớm.
Kho trung tâm
Kho trung tâm thường lưu các vật tư mua số lượng lớn hoặc vật tư dùng cho nhiều dự án. Mọi nghiệp vụ nhập, xuất và điều chuyển cần có chứng từ đầy đủ.
Phiếu xuất kho nên ghi rõ công trình nhận vật tư. Không nên chỉ ghi tên người nhận vì sau này rất khó xác định chi phí thuộc dự án nào.
Kho công trình
Kho công trình thường mang tính tạm thời nhưng vẫn cần được quản lý như một địa điểm kho độc lập.
Doanh nghiệp nên theo dõi số lượng vật tư đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất sử dụng, điều chuyển và tồn cuối kỳ. Đối với vật tư có giá trị cao, việc kiểm kê nên được thực hiện thường xuyên hơn.
Luân chuyển vật tư
Vật tư còn thừa tại công trình A có thể được chuyển sang công trình B. Trường hợp này cần có phiếu điều chuyển hoặc biên bản bàn giao rõ ràng.
Kế toán phải đồng thời giảm chi phí hoặc số lượng đang theo dõi tại công trình chuyển đi và tăng tại công trình nhận.
Nếu chỉ chuyển vật tư thực tế mà không cập nhật trên sổ sách, chi phí từng công trình sẽ bị sai lệch.
Kiểm kê cuối kỳ
Cuối tháng, cuối quý hoặc tại các mốc nghiệm thu quan trọng, doanh nghiệp nên kiểm kê vật tư tại công trường.
Kết quả kiểm kê cần đối chiếu với sổ kho và số liệu kế toán. Nếu có chênh lệch phải xác định nguyên nhân như hao hụt, thất thoát, chưa lập phiếu xuất hoặc vật tư đã sử dụng nhưng chưa cập nhật.
Đặc biệt khi công trình sắp hoàn thành, việc kiểm kê giúp xác định chính xác lượng vật tư còn lại để điều chuyển hoặc xử lý.
Kế toán nhân công và tổ đội thi công
Chi phí nhân công trong doanh nghiệp xây dựng thường phức tạp vì có nhiều nhóm lao động khác nhau. Nếu hồ sơ không được tổ chức ngay từ đầu, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng chi phí đã thanh toán nhưng thiếu căn cứ đối chiếu.
Kế toán nên phân loại rõ nhân viên công ty, lao động thời vụ, tổ đội khoán và nhà thầu phụ nhân công.
Nhân viên công ty
Đối với người lao động thuộc biên chế doanh nghiệp, hồ sơ cần gắn với hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương, quyết định điều động công trình và chứng từ thanh toán.
Nếu một nhân viên làm việc cho nhiều công trình trong tháng, doanh nghiệp nên có căn cứ phân bổ thời gian hoặc chi phí giữa các công trình.
Các vị trí như kỹ sư, chỉ huy trưởng hoặc cán bộ kỹ thuật cần được xác định rõ thuộc chi phí trực tiếp của công trình hay chi phí quản lý chung theo chính sách kế toán của doanh nghiệp.
Lao động thời vụ
Công trình xây dựng thường sử dụng lao động theo từng giai đoạn. Doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ thông tin người lao động, thời gian làm việc, công việc thực hiện, đơn giá và chứng từ thanh toán.
Bảng chấm công hoặc bảng xác nhận khối lượng phải phù hợp với tiến độ thực tế của công trình.
Không nên chỉ lập danh sách chi tiền cuối tháng mà thiếu tài liệu thể hiện lao động đã thực hiện công việc gì và tại công trình nào.
Tổ đội khoán
Tổ đội khoán thường được thanh toán theo khối lượng hoàn thành thay vì ngày công. Do đó, doanh nghiệp cần quản lý từ hợp đồng hoặc thỏa thuận khoán, nội dung công việc, đơn giá, biên bản xác nhận khối lượng đến chứng từ thanh toán.
Mỗi lần nghiệm thu khối lượng tổ đội nên được gắn với công trình và hạng mục cụ thể.
Kế toán cũng cần theo dõi tiền tạm ứng cho tổ đội để tránh trường hợp tạm ứng nhiều lần nhưng chưa có khối lượng được nghiệm thu tương ứng.
Nhà thầu phụ nhân công
Khi thuê đơn vị khác thực hiện một phần nhân công, doanh nghiệp cần theo dõi nhà thầu phụ như một đối tượng công nợ riêng.
Hồ sơ thường liên quan đến hợp đồng, hồ sơ năng lực khi cần, biên bản nghiệm thu khối lượng, bảng xác nhận giá trị thanh toán, hóa đơn và chứng từ thanh toán.
Chi phí nhà thầu phụ phải được tập hợp đúng công trình và hạng mục để phục vụ tính giá thành.
Quản lý hồ sơ máy móc thi công tại Huế
Máy móc thi công có thể chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành, đặc biệt đối với công trình hạ tầng, san lấp hoặc dự án sử dụng nhiều thiết bị cơ giới.
Doanh nghiệp nên quản lý đồng thời hồ sơ pháp lý của máy, thời gian hoạt động, nhiên liệu tiêu thụ, chi phí sửa chữa và công trình sử dụng.
Máy sở hữu
Đối với máy thuộc sở hữu doanh nghiệp, kế toán cần theo dõi nguyên giá, thời gian sử dụng, khấu hao, chi phí bảo dưỡng và sửa chữa.
Khi máy được điều động đến công trình, nên có lệnh điều động hoặc nhật trình thể hiện thời gian sử dụng.
Nếu một máy hoạt động cho nhiều công trình trong kỳ, chi phí cần được phân bổ theo tiêu thức phù hợp như ca máy, giờ máy hoặc khối lượng công việc.
Máy thuê
Khi thuê máy từ bên ngoài, doanh nghiệp cần kiểm soát hợp đồng thuê, thời gian thuê, đơn giá, biên bản xác nhận ca máy hoặc giờ hoạt động và hóa đơn của bên cho thuê.
Nếu hợp đồng tính tiền theo ca máy, bảng xác nhận thực tế phải phù hợp với số ca được thanh toán.
Trường hợp thuê máy kèm người vận hành hoặc nhiên liệu, hợp đồng cần quy định rõ trách nhiệm của mỗi bên để kế toán xác định đúng bản chất chi phí.
Nhiên liệu
Nhiên liệu cần được quản lý theo từng máy hoặc nhóm máy thay vì chỉ tập hợp chung toàn công trình.
Doanh nghiệp nên xây dựng định mức tiêu hao theo loại thiết bị, kết hợp với số giờ hoặc số ca vận hành. Khi lượng nhiên liệu thực tế vượt định mức đáng kể, cần kiểm tra nhật trình và nguyên nhân phát sinh.
Hóa đơn nhiên liệu chỉ phản ánh việc mua vào. Để kiểm soát chi phí công trình, kế toán cần thêm dữ liệu cấp phát và sử dụng thực tế.
Nhật trình máy
Nhật trình máy là dữ liệu quan trọng để liên kết giữa máy móc, nhiên liệu và công trình. Nội dung có thể gồm ngày vận hành, công trình, hạng mục, số giờ máy, số ca, người vận hành và lượng nhiên liệu sử dụng.
Cuối kỳ, kế toán có thể căn cứ nhật trình để phân bổ khấu hao, nhiên liệu, chi phí thuê và các khoản liên quan cho từng công trình.
Một hệ thống nhật trình được cập nhật đều đặn còn giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất sử dụng máy, phát hiện thời gian máy nhàn rỗi và kiểm soát chi phí vận hành tốt hơn.
Theo dõi hồ sơ nghiệm thu từng giai đoạn
Đối với công ty xây dựng tại Huế, hồ sơ nghiệm thu là cầu nối giữa bộ phận kỹ thuật, kế toán và chủ đầu tư. Đây không chỉ là căn cứ xác nhận khối lượng đã hoàn thành mà còn liên quan trực tiếp đến doanh thu, hóa đơn, công nợ và hồ sơ quyết toán sau này.
Doanh nghiệp nên tổ chức hồ sơ nghiệm thu theo từng công trình, hạng mục và giai đoạn thi công. Mỗi bộ hồ sơ cần được đánh số, lưu theo thứ tự thời gian và liên kết với mã hợp đồng để khi kiểm tra có thể truy ngược từ số liệu kế toán đến chứng từ kỹ thuật.
Biên bản nghiệm thu
Biên bản nghiệm thu cần thể hiện rõ công trình, hạng mục, thời gian nghiệm thu, nội dung công việc và các bên tham gia xác nhận.
Kế toán nên nhận bản sao hoặc dữ liệu điện tử của biên bản nghiệm thu ngay sau khi được ký thay vì chờ đến cuối công trình. Việc cập nhật kịp thời giúp xác định phần khối lượng đã hoàn thành và theo dõi nghĩa vụ thanh toán của chủ đầu tư.
Nếu công trình nghiệm thu nhiều lần, doanh nghiệp cần tách từng đợt để tránh ghi nhận trùng khối lượng.
Bảng xác nhận khối lượng
Bảng xác nhận khối lượng thường chi tiết hơn biên bản nghiệm thu và là cơ sở để tính giá trị thanh toán.
Kế toán cần đối chiếu khối lượng xác nhận với dự toán, hợp đồng và các phụ lục bổ sung. Trường hợp có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, cần kiểm tra hồ sơ phê duyệt trước khi đưa vào giá trị thanh toán.
Doanh nghiệp nên lập bảng tổng hợp lũy kế để biết khối lượng đã nghiệm thu kỳ trước, phát sinh kỳ này và tổng khối lượng đã được xác nhận.
Hồ sơ thanh toán
Sau nghiệm thu, doanh nghiệp thường lập hồ sơ đề nghị thanh toán gửi chủ đầu tư. Bộ hồ sơ có thể bao gồm đề nghị thanh toán, bảng xác định giá trị khối lượng, biên bản nghiệm thu và các tài liệu theo hợp đồng.
Kế toán nên theo dõi riêng ngày gửi hồ sơ, giá trị đề nghị, giá trị được duyệt và thời điểm chủ đầu tư thanh toán.
Việc này giúp doanh nghiệp phân biệt được công nợ chưa đến hạn với những khoản đã quá hạn nhưng chưa thu được.
Hóa đơn theo tiến độ
Đối với hợp đồng thực hiện và thanh toán theo nhiều giai đoạn, kế toán cần liên kết chặt giữa hồ sơ nghiệm thu, giá trị thanh toán và hóa đơn phát sinh.
Một bảng theo dõi nên thể hiện tối thiểu giá trị nghiệm thu lũy kế, giá trị đã lập hóa đơn, giá trị đã thu và phần còn chưa thanh toán.
Cách quản lý theo tiến độ giúp hạn chế tình trạng hồ sơ kỹ thuật đã hoàn thành nhưng kế toán chưa cập nhật hoặc hóa đơn và công nợ không khớp với thực tế công trình.
Kế toán khoản bảo hành và giữ lại công trình
Trong nhiều hợp đồng xây dựng, chủ đầu tư giữ lại một phần giá trị thanh toán để bảo đảm nghĩa vụ bảo hành. Khoản này có thể kéo dài nhiều tháng hoặc nhiều năm sau khi công trình đã bàn giao.
Kế toán cần mở theo dõi riêng để tránh nhầm khoản tiền giữ lại với công nợ quá hạn thông thường.
Tỷ lệ giữ lại
Tỷ lệ giữ lại phải được lấy theo đúng điều khoản hợp đồng. Khi lập bảng thanh toán, kế toán nên thể hiện riêng tổng giá trị nghiệm thu, khoản thu hồi tạm ứng, khoản giữ lại bảo hành và số thực tế được thanh toán.
Việc tách riêng giúp doanh nghiệp biết chính xác lý do tại sao giá trị đã nghiệm thu khác với số tiền thực nhận.
Đối với doanh nghiệp có nhiều công trình, nên có danh sách riêng các khoản tiền bảo hành đang bị giữ lại để kiểm soát dòng tiền.
Thời hạn bảo hành
Kế toán cần ghi nhận ngày bắt đầu và ngày kết thúc thời hạn bảo hành của từng công trình hoặc hạng mục.
Nên thiết lập lịch theo dõi trước thời điểm hết bảo hành để bộ phận kỹ thuật kiểm tra tình trạng công trình và hoàn tất các thủ tục cần thiết.
Nếu doanh nghiệp không theo dõi thời hạn, khoản tiền giữ lại có thể đã đủ điều kiện thu hồi nhưng chưa được yêu cầu thanh toán.
Chi phí bảo hành
Trong thời gian bảo hành, doanh nghiệp có thể phát sinh vật tư, nhân công, vận chuyển hoặc thuê đơn vị bên ngoài sửa chữa.
Các khoản này cần được tập hợp riêng theo công trình để đánh giá chính xác hiệu quả dự án sau bàn giao.
Việc thống kê chi phí bảo hành còn giúp doanh nghiệp nhận diện những loại công trình hoặc hạng mục thường xuyên phát sinh lỗi, từ đó điều chỉnh quy trình thi công và dự toán cho các dự án sau.
Thu hồi tiền giữ lại
Khi hết thời hạn bảo hành và đáp ứng điều kiện theo hợp đồng, doanh nghiệp cần lập hồ sơ đề nghị chủ đầu tư thanh toán khoản tiền giữ lại.
Kế toán nên đối chiếu số tiền theo hợp đồng, số đã giữ qua từng đợt thanh toán và số còn phải thu.
Khoản này chỉ nên được đóng theo dõi khi doanh nghiệp đã nhận đủ tiền hoặc có hồ sơ xác nhận xử lý công nợ rõ ràng.
Quản lý công nợ chủ đầu tư tại Huế
Công nợ chủ đầu tư thường có giá trị lớn và kéo dài theo tiến độ công trình. Vì vậy, doanh nghiệp xây dựng tại Huế không nên chỉ theo dõi tổng số dư phải thu mà cần tách thành từng thành phần.
Một bảng công nợ chi tiết theo hợp đồng giúp ban lãnh đạo biết công trình nào đang thu tiền tốt, công trình nào bị chậm thanh toán và khoản nào chưa đủ hồ sơ để yêu cầu thanh toán.
Khoản tạm ứng
Khoản tạm ứng từ chủ đầu tư cần được theo dõi ngay từ khi nhận tiền.
Doanh nghiệp nên ghi rõ số tiền nhận, ngày nhận, tỷ lệ tạm ứng và cơ chế thu hồi qua từng đợt nghiệm thu.
Nếu hợp đồng quy định thu hồi tạm ứng theo tỷ lệ, kế toán cần cập nhật lũy kế để tránh thu hồi thiếu hoặc vượt so với thỏa thuận.
Giá trị đã nghiệm thu
Giá trị đã nghiệm thu phản ánh phần khối lượng đã được chủ đầu tư xác nhận.
Kế toán nên theo dõi theo từng đợt và lũy kế từ đầu công trình. Số liệu này cần khớp với biên bản nghiệm thu và bảng xác nhận khối lượng.
Đây là chỉ tiêu quan trọng để đánh giá tiến độ tài chính của dự án, không chỉ tiến độ thi công.
Số đã thanh toán
Mỗi khoản tiền nhận từ chủ đầu tư cần được đối chiếu với hợp đồng và đợt thanh toán tương ứng.
Doanh nghiệp nên hạn chế việc chỉ ghi nhận chung vào tài khoản công nợ mà không xác định khoản tiền đang thanh toán cho đợt nghiệm thu nào.
Đối với một chủ đầu tư có nhiều công trình, việc phân bổ chính xác càng quan trọng để tránh bù trừ nhầm giữa các hợp đồng.
Số còn phải thu
Số còn phải thu cần được phân loại thành khoản đang trong thời hạn thanh toán, khoản chủ đầu tư giữ lại bảo hành, khoản đang chờ phê duyệt và khoản đã quá hạn.
Cách phân loại này giúp doanh nghiệp đánh giá chất lượng công nợ thay vì chỉ nhìn tổng số tiền phải thu.
Ban lãnh đạo cũng có thể dựa vào đó để lập kế hoạch dòng tiền và ưu tiên thu hồi những khoản có rủi ro cao.
Kế toán nhà thầu phụ theo từng hạng mục
Nhà thầu phụ thường thực hiện một phần công việc chuyên môn như điện nước, kết cấu, hoàn thiện, lắp đặt thiết bị hoặc một nhóm công việc riêng.
Để tính đúng giá thành, doanh nghiệp phải gắn từng nhà thầu phụ với công trình và hạng mục cụ thể.
Hợp đồng thầu phụ
Hợp đồng cần thể hiện rõ phạm vi công việc, đơn giá, phương thức nghiệm thu, tiến độ thanh toán và trách nhiệm của các bên.
Kế toán nên mã hóa từng hợp đồng thầu phụ và liên kết với mã công trình.
Nếu có phát sinh ngoài phạm vi ban đầu, cần có phụ lục hoặc tài liệu xác nhận để tránh chênh lệch khi quyết toán.
Khối lượng hoàn thành
Không nên ghi nhận chi phí nhà thầu phụ chỉ dựa vào đề nghị thanh toán. Cần có tài liệu xác nhận phần công việc thực tế đã hoàn thành.
Kế toán có thể theo dõi khối lượng hợp đồng, khối lượng nghiệm thu kỳ này và khối lượng lũy kế.
Việc so sánh với tiến độ công trình giúp phát hiện trường hợp nhà thầu đề nghị thanh toán vượt khối lượng thực tế.
Công nợ nhà thầu
Mỗi nhà thầu phụ cần được mở công nợ riêng theo từng công trình.
Bảng theo dõi nên gồm giá trị hợp đồng, giá trị đã nghiệm thu, khoản tạm ứng, số đã thanh toán, khoản giữ lại nếu có và số còn phải trả.
Nhờ đó, doanh nghiệp tránh thanh toán trùng hoặc thanh toán vượt giá trị được nghiệm thu.
Chứng từ thanh toán
Mỗi lần thanh toán cho nhà thầu phụ nên có đầy đủ hồ sơ liên kết với hợp đồng và nghiệm thu.
Kế toán cần đối chiếu số tiền đề nghị thanh toán với công nợ hiện tại trước khi lập lệnh chuyển tiền.
Đối với những khoản tạm ứng, cần theo dõi riêng và thu hồi hoặc đối trừ theo tiến độ đã thỏa thuận.
Phân tích lãi lỗ theo từng dự án xây dựng
Một doanh nghiệp có lợi nhuận tổng thể chưa chắc mọi công trình đều hiệu quả. Có thể một dự án tạo lợi nhuận cao đang bù cho một dự án bị lỗ nhưng chưa được phát hiện.
Do đó, kế toán quản trị cần lập báo cáo kết quả theo từng công trình hoặc dự án.
Doanh thu
Doanh thu cần được tập hợp theo mã công trình và đối chiếu với hồ sơ nghiệm thu, hóa đơn và công nợ.
Đối với dự án kéo dài nhiều kỳ, doanh nghiệp nên theo dõi doanh thu lũy kế để đánh giá tiến độ thực hiện.
Nếu có nhiều hạng mục độc lập, nên phân tách doanh thu ở cấp hạng mục khi cần phân tích sâu.
Giá vốn
Giá vốn công trình thường bao gồm các nhóm chi phí vật liệu, nhân công, máy thi công, thầu phụ và các khoản trực tiếp khác.
Kế toán cần bảo đảm toàn bộ chi phí đã được gắn đúng mã dự án.
Nếu chi phí của nhiều công trình được tập hợp chung rồi phân bổ cuối kỳ thiếu căn cứ, báo cáo lãi lỗ từng dự án sẽ không còn nhiều giá trị quản trị.
Chi phí quản lý dự án
Ngoài chi phí trực tiếp, từng công trình có thể phát sinh chi phí quản lý như cán bộ công trường, lán trại, điện nước, bảo vệ, vận chuyển nội bộ hoặc chi phí điều hành.
Doanh nghiệp cần xác định khoản nào theo dõi trực tiếp được cho từng dự án và khoản nào phải phân bổ.
Tiêu thức phân bổ nên được áp dụng nhất quán để có thể so sánh hiệu quả giữa các công trình.
Lợi nhuận gộp
Lợi nhuận gộp của dự án cho thấy doanh thu còn lại bao nhiêu sau khi trừ giá vốn.
Doanh nghiệp nên theo dõi đồng thời số tiền và tỷ lệ lợi nhuận gộp. Nếu tỷ lệ giảm mạnh so với dự toán ban đầu, cần kiểm tra nguyên nhân từ giá vật tư, nhân công, phát sinh ngoài hợp đồng hoặc năng suất thi công.
Việc phân tích định kỳ giúp doanh nghiệp điều chỉnh ngay trong quá trình thực hiện thay vì chỉ biết dự án lỗ sau khi đã quyết toán.
Quản lý chi phí dở dang cuối kỳ
Chi phí dở dang là nội dung đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp xây dựng vì một công trình có thể kéo dài qua nhiều tháng hoặc nhiều năm.
Cuối mỗi kỳ kế toán, doanh nghiệp cần xác định những chi phí nào thuộc khối lượng đã hoàn thành và những chi phí nào vẫn liên quan đến phần việc đang thi công.
Công trình chưa nghiệm thu
Chi phí phát sinh cho công trình chưa đạt điều kiện nghiệm thu cần được theo dõi riêng theo từng dự án.
Kế toán phải đối chiếu số dư với thực tế công trường, tránh trường hợp công trình đã hoàn thành nhưng hồ sơ chưa được cập nhật hoặc ngược lại.
Danh sách công trình dở dang nên được rà soát cùng bộ phận kỹ thuật trước khi khóa sổ.
Hạng mục đang thi công
Trong cùng một công trình có thể có hạng mục đã hoàn thành và hạng mục vẫn đang thực hiện.
Nếu doanh nghiệp quản lý được mã hạng mục, kế toán có thể xác định dở dang chi tiết hơn thay vì giữ toàn bộ chi phí ở cấp công trình.
Điều này đặc biệt hữu ích với dự án có nhiều giai đoạn nghiệm thu độc lập.
Vật tư chưa sử dụng
Vật tư đã mua về công trường nhưng chưa sử dụng không nên mặc nhiên được coi là toàn bộ chi phí đã tiêu hao cho khối lượng thi công.
Cuối kỳ cần kiểm kê lượng còn tồn tại kho hoặc tại công trường.
Việc xác định đúng vật tư chưa sử dụng giúp tránh làm tăng giả tạo chi phí của dự án trong kỳ.
Chi phí chờ phân bổ
Một số khoản chi có thể liên quan đến nhiều kỳ hoặc nhiều hạng mục như lán trại, thiết bị tạm, công cụ dụng cụ hoặc một số chi phí phục vụ chung.
Doanh nghiệp cần có nguyên tắc phân bổ rõ ràng về thời gian và đối tượng chịu chi phí.
Nếu toàn bộ được ghi nhận ngay tại thời điểm phát sinh, kết quả từng kỳ hoặc từng dự án có thể bị biến động không phản ánh đúng thực tế.
Rà soát công ty xây dựng trước thanh tra thuế
Đối với doanh nghiệp xây dựng, việc rà soát trước thanh tra hoặc kiểm tra thuế không nên chỉ tập trung vào tờ khai. Cơ quan kiểm tra có thể đối chiếu mối liên hệ giữa hợp đồng, nghiệm thu, hóa đơn, vật tư, nhân công và thanh toán.
Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn hóa hồ sơ theo từng công trình để số liệu kế toán có thể được giải trình bằng chứng từ thực tế.
Hồ sơ hợp đồng
Cần kiểm tra hợp đồng chính, phụ lục, điều chỉnh giá trị, điều khoản tạm ứng, tiến độ thanh toán và các hồ sơ phát sinh.
Giá trị hợp đồng trên bảng theo dõi kế toán phải khớp với hồ sơ cuối cùng.
Đối với dự án đã thanh lý, nên lưu cả biên bản thanh lý và bảng đối chiếu công nợ.
Hồ sơ nghiệm thu
Hồ sơ nghiệm thu cần được sắp xếp theo đúng các giai đoạn thi công.
Kế toán nên đối chiếu giá trị nghiệm thu với doanh thu, hóa đơn và số tiền đã thu.
Các khoản chênh lệch phải xác định được nguyên nhân thay vì để đến thời điểm kiểm tra mới rà soát.
Hóa đơn vật tư
Hóa đơn vật tư cần được đối chiếu với hợp đồng mua hàng, phiếu nhập, biên bản giao nhận, phiếu xuất và công trình sử dụng.
Đặc biệt với lượng vật tư lớn giao thẳng đến công trường, doanh nghiệp cần chứng minh được luồng hàng hóa từ nhà cung cấp đến dự án.
Các hóa đơn có giá trị hoặc khối lượng bất thường nên được rà soát trước.
Hồ sơ nhân công
Hồ sơ nhân công cần phân loại theo người lao động của công ty, lao động thời vụ, tổ đội khoán và nhà thầu phụ.
Mỗi nhóm phải có căn cứ phù hợp như hợp đồng, bảng chấm công, xác nhận khối lượng, bảng thanh toán và chứng từ chi trả.
Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra sự phù hợp giữa số lượng nhân công, thời gian làm việc và khối lượng thi công thực tế.
Dịch vụ kế toán công ty xây dựng tại Huế giúp quản trị dự án bằng số liệu
Dịch vụ kế toán công ty xây dựng tại Huế không nên chỉ dừng lại ở việc nhập hóa đơn và lập báo cáo thuế. Với đặc thù nhiều công trình, nhiều hạng mục và thời gian thi công kéo dài, doanh nghiệp cần một hệ thống kế toán có khả năng cung cấp dữ liệu quản trị theo từng dự án.
Gia Minh có thể hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức lại mã công trình, tập hợp chi phí, theo dõi công nợ và chuẩn hóa hồ sơ từ lúc ký hợp đồng đến khi quyết toán.
Theo dõi ngân sách công trình
Hệ thống kế toán có thể thiết lập báo cáo dự toán và thực tế cho từng công trình.
Doanh nghiệp dễ dàng nhìn thấy ngân sách vật liệu, nhân công, máy thi công và thầu phụ đã sử dụng bao nhiêu phần trăm.
Những khoản vượt dự toán có thể được phát hiện sớm để ban lãnh đạo kiểm tra và điều chỉnh.
Kiểm soát giá thành
Gia Minh có thể hỗ trợ doanh nghiệp phân loại chi phí theo công trình, hạng mục và nhóm chi phí.
Việc xác định giá thành không còn phụ thuộc vào việc tập hợp số liệu thủ công vào cuối năm mà có thể được cập nhật định kỳ.
Khi hoàn thành một dự án, doanh nghiệp có thể biết chính xác phần chi phí trực tiếp và các khoản phân bổ đã cấu thành giá vốn.
Quản lý công nợ
Công nợ có thể được tổ chức theo từng chủ đầu tư, hợp đồng và công trình.
Doanh nghiệp biết rõ khoản nào đang chờ nghiệm thu, khoản nào đã lập hồ sơ thanh toán, khoản nào đến hạn và khoản nào đang bị giữ lại bảo hành.
Đối với nhà thầu phụ, hệ thống tương tự cũng giúp kiểm soát tạm ứng, khối lượng nghiệm thu và số còn phải trả.
Chuẩn hóa hồ sơ quyết toán
Một bộ hồ sơ xây dựng đầy đủ cần có sự liên kết giữa hợp đồng, dự toán, mua vật tư, nhân công, máy thi công, nghiệm thu, hóa đơn và thanh toán.
Gia Minh có thể hỗ trợ doanh nghiệp rà soát và sắp xếp hồ sơ theo từng công trình, phát hiện chứng từ còn thiếu và đối chiếu với sổ kế toán.
Việc chuẩn hóa ngay trong quá trình triển khai giúp doanh nghiệp giảm áp lực khi quyết toán công trình, khóa sổ cuối năm hoặc chuẩn bị làm việc với cơ quan thuế.
Dịch vụ kế toán công ty xây dựng tại Huế sẽ mang lại hiệu quả khi dữ liệu từng công trình được cập nhật thường xuyên. Một hệ thống rõ ràng giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền và lợi nhuận tốt hơn.
