Hồ sơ xin giấy phép quảng cáo phòng khám là một trong những nội dung quan trọng mà các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh cần chuẩn bị trước khi thực hiện quảng bá dịch vụ. Bên cạnh việc bảo đảm nội dung quảng cáo đúng phạm vi chuyên môn được cấp phép, phòng khám còn phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định để cơ quan có thẩm quyền xem xét và xác nhận. Việc thực hiện đúng ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế việc hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung.
“Tấm vé trước khi truyền thông” – Vì sao phòng khám phải xin xác nhận nội dung quảng cáo?
Hoạt động quảng cáo giúp phòng khám tiếp cận khách hàng nhanh chóng, nâng cao nhận diện thương hiệu và phát triển dịch vụ. Tuy nhiên, trong lĩnh vực khám bệnh, chữa bệnh, việc quảng cáo không được thực hiện ngay sau khi có giấy phép hoạt động. Trước khi phát hành nhiều loại nội dung quảng cáo, phòng khám phải hoàn thành thủ tục xin xác nhận nội dung quảng cáo theo quy định của pháp luật. Đây được xem là “tấm vé” bắt buộc giúp cơ sở y tế triển khai truyền thông hợp pháp, bảo vệ quyền lợi của người bệnh và hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý.
Quảng cáo dịch vụ khám chữa bệnh là hoạt động kinh doanh có điều kiện
Khám bệnh, chữa bệnh là ngành nghề kinh doanh có điều kiện nên hoạt động quảng cáo cũng chịu sự kiểm soát đặc biệt của cơ quan quản lý nhà nước.
Không giống các lĩnh vực thương mại thông thường, phòng khám chỉ được phép quảng cáo những dịch vụ, kỹ thuật và chuyên khoa đã được cấp phép hoạt động. Nội dung quảng cáo phải trung thực, khách quan, không được phóng đại hiệu quả điều trị hoặc đưa ra những cam kết vượt quá khả năng chuyên môn.
Việc quản lý chặt chẽ nhằm bảo đảm người dân tiếp cận thông tin chính xác, tránh bị dẫn dắt bởi những quảng cáo sai sự thật hoặc gây hiểu nhầm.
Giấy phép hoạt động phòng khám và giấy xác nhận quảng cáo khác nhau thế nào?
Nhiều chủ đầu tư nhầm lẫn giữa hai loại giấy tờ này.
Giấy phép hoạt động khám bệnh, chữa bệnh là căn cứ pháp lý chứng minh phòng khám đủ điều kiện để cung cấp dịch vụ y tế. Trong khi đó, giấy xác nhận nội dung quảng cáo là văn bản xác nhận nội dung truyền thông của phòng khám phù hợp với quy định pháp luật trước khi được công khai.
Nói cách khác:
Giấy phép hoạt động cho phép phòng khám khám và điều trị.
Giấy xác nhận nội dung quảng cáo cho phép phòng khám quảng bá dịch vụ theo nội dung đã được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận.
Hai loại giấy tờ này có mục đích hoàn toàn khác nhau và không thể thay thế cho nhau.
Khi nào phòng khám phải xin xác nhận nội dung quảng cáo?
Phòng khám cần thực hiện thủ tục xác nhận nội dung quảng cáo trước khi công khai những nội dung thuộc trường hợp pháp luật quy định phải được xác nhận.
Việc xin xác nhận nên được thực hiện trước khi:
Triển khai chiến dịch quảng cáo trực tuyến.
Phát hành ấn phẩm quảng cáo.
Đăng tải video giới thiệu dịch vụ.
Đăng bài quảng bá trên báo chí.
Tổ chức các hoạt động truyền thông nhằm giới thiệu dịch vụ khám chữa bệnh.
Chỉ sau khi hoàn tất thủ tục theo quy định, phòng khám mới nên triển khai chiến dịch quảng bá để tránh nguy cơ bị xử lý vi phạm.
Những hình thức quảng cáo thường được phòng khám sử dụng
Hiện nay, các phòng khám sử dụng nhiều phương thức quảng bá khác nhau để tiếp cận khách hàng. Dù thực hiện trên nền tảng nào thì nội dung quảng cáo vẫn phải bảo đảm đúng quy định pháp luật.
Website và trang thông tin điện tử
Website là kênh truyền thông chính thức giúp giới thiệu phòng khám, đội ngũ bác sĩ, chuyên khoa, bảng giá và các dịch vụ đang triển khai. Nội dung trên website cần thống nhất với giấy phép hoạt động và nội dung đã được xác nhận.
Facebook, TikTok, YouTube và mạng xã hội
Đây là những nền tảng giúp phòng khám tiếp cận lượng lớn khách hàng thông qua bài viết, hình ảnh, video ngắn hoặc livestream. Mọi nội dung đăng tải đều có thể được cơ quan quản lý kiểm tra nếu có dấu hiệu vi phạm.
Google Ads và quảng cáo trên nền tảng tìm kiếm
Quảng cáo Google giúp phòng khám xuất hiện khi khách hàng tìm kiếm dịch vụ y tế. Tuy nhiên, nội dung quảng cáo phải phù hợp với phạm vi chuyên môn và không sử dụng các từ ngữ gây hiểu nhầm hoặc cam kết điều trị.
Báo chí, truyền hình và màn hình điện tử
Đây là các kênh truyền thông có độ phủ lớn, thường được sử dụng để xây dựng thương hiệu. Nội dung quảng bá trên các phương tiện này cũng phải tuân thủ đầy đủ quy định về quảng cáo dịch vụ khám chữa bệnh.
Tờ rơi, catalogue, poster và biển quảng cáo
Các tài liệu in ấn hoặc biển quảng cáo ngoài trời cần bảo đảm đúng thông tin về phòng khám, dịch vụ, bác sĩ và phạm vi hoạt động. Nội dung phát hành phải thống nhất với hồ sơ quảng cáo đã được xác nhận.
Hội thảo, sự kiện giới thiệu dịch vụ khám chữa bệnh
Nhiều phòng khám tổ chức hội thảo tư vấn sức khỏe, chương trình giới thiệu kỹ thuật mới hoặc sự kiện tri ân khách hàng. Nếu trong chương trình có nội dung quảng bá dịch vụ thì cũng cần tuân thủ các quy định liên quan đến quảng cáo trong lĩnh vực y tế.
Rủi ro khi phát hành quảng cáo trước khi hoàn thành thủ tục
Việc phát hành quảng cáo khi chưa hoàn tất thủ tục xác nhận có thể khiến phòng khám gặp nhiều hậu quả nghiêm trọng.
Các rủi ro thường gặp gồm:
Bị xử phạt vi phạm hành chính.
Buộc dừng hoặc gỡ bỏ toàn bộ quảng cáo.
Buộc cải chính thông tin đã công bố.
Mất chi phí quảng cáo và chi phí truyền thông.
Ảnh hưởng đến uy tín của phòng khám.
Gây khó khăn trong quá trình thanh tra, kiểm tra của cơ quan quản lý.
Chỉ một sai sót nhỏ trong giai đoạn chuẩn bị cũng có thể khiến toàn bộ chiến dịch marketing phải tạm dừng và phát sinh nhiều chi phí không cần thiết.
“Ba lớp đối chiếu” – Nội dung quảng cáo phải phù hợp với những giấy tờ nào?
Trước khi xác nhận nội dung quảng cáo, cơ quan có thẩm quyền sẽ không chỉ xem xét mẫu quảng cáo mà còn đối chiếu với toàn bộ hồ sơ pháp lý của phòng khám. Đây là bước kiểm tra nhằm bảo đảm mọi thông tin quảng bá đều phản ánh đúng thực trạng hoạt động của cơ sở khám chữa bệnh.
Đối chiếu với giấy phép hoạt động của phòng khám
Thông tin trong quảng cáo phải thống nhất với giấy phép hoạt động khám bệnh, chữa bệnh.
Các nội dung được đối chiếu bao gồm:
Tên phòng khám.
Địa chỉ hoạt động.
Loại hình cơ sở khám chữa bệnh.
Chuyên khoa được cấp phép.
Người chịu trách nhiệm chuyên môn.
Nếu nội dung quảng cáo không thống nhất với giấy phép hoạt động thì hồ sơ có thể bị yêu cầu chỉnh sửa hoặc không được xác nhận.
Đối chiếu với phạm vi hoạt động chuyên môn được phê duyệt
Quảng cáo chỉ được giới thiệu các dịch vụ thuộc phạm vi hoạt động chuyên môn đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
Những kỹ thuật hoặc chuyên khoa chưa được cấp phép sẽ không được phép xuất hiện trong quảng cáo, dù phòng khám đã chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất hoặc có kế hoạch triển khai trong thời gian tới.
Đối chiếu với danh mục kỹ thuật phòng khám được thực hiện
Danh mục kỹ thuật là căn cứ quan trọng để xác định phòng khám được phép thực hiện những kỹ thuật chuyên môn nào.
Nếu quảng cáo giới thiệu một kỹ thuật chưa có trong danh mục đã được phê duyệt thì cơ quan quản lý có thể yêu cầu loại bỏ nội dung đó hoặc từ chối xác nhận quảng cáo.
Do đó, trước khi xây dựng nội dung truyền thông, phòng khám nên rà soát toàn bộ danh mục kỹ thuật đang được phép thực hiện.
Đối chiếu với giấy phép hành nghề của bác sĩ xuất hiện trong quảng cáo
Nếu nội dung quảng cáo đề cập đến bác sĩ hoặc người hành nghề, cơ quan quản lý sẽ đối chiếu với hồ sơ hành nghề của từng cá nhân.
Các thông tin được kiểm tra gồm:
Giấy phép hành nghề còn hiệu lực.
Chuyên môn được phép thực hiện.
Vị trí làm việc tại phòng khám.
Phạm vi hành nghề theo quy định.
Việc sử dụng hình ảnh hoặc thông tin của bác sĩ không đúng với hồ sơ quản lý có thể dẫn đến việc hồ sơ quảng cáo bị trả lại hoặc bị xử phạt sau khi phát hành.
Vì sao dịch vụ có thực hiện trên thực tế vẫn có thể chưa được phép quảng cáo?
Đây là tình huống khá phổ biến tại nhiều phòng khám. Một dịch vụ có thể đã được triển khai trên thực tế nhưng vẫn chưa đủ điều kiện để đưa vào quảng cáo nếu chưa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý.
Một số nguyên nhân thường gặp gồm:
Dịch vụ chưa nằm trong phạm vi hoạt động chuyên môn được phê duyệt.
Danh mục kỹ thuật chưa được bổ sung hoặc điều chỉnh.
Hồ sơ quảng cáo chưa được xác nhận.
Nội dung quảng cáo chưa phản ánh đúng hồ sơ pháp lý.
Thông tin về bác sĩ hoặc thiết bị chưa đầy đủ hoặc chưa thống nhất.
Vì vậy, trước khi triển khai bất kỳ chiến dịch quảng bá nào, phòng khám cần thực hiện bước đối chiếu toàn diện giữa nội dung quảng cáo và toàn bộ hồ sơ pháp lý hiện có để bảo đảm hoạt động truyền thông được thực hiện đúng quy định và an toàn về mặt pháp lý.
“Giải phẫu bộ hồ sơ” – Hồ sơ xin giấy phép quảng cáo phòng khám gồm những gì?
Hồ sơ xin giấy xác nhận nội dung quảng cáo phòng khám không chỉ là bộ giấy tờ chứng minh cơ sở đã được cấp phép hoạt động. Cơ quan tiếp nhận còn đối chiếu toàn bộ câu chữ, hình ảnh, lời thoại, thông tin bác sĩ và dịch vụ xuất hiện trong quảng cáo với phạm vi chuyên môn thực tế của phòng khám.
Tính đến ngày 04/08/2026, Luật số 75/2025/QH15 sửa đổi Luật Quảng cáo đã có hiệu lực từ ngày 01/01/2026. Thủ tục cấp giấy xác nhận nội dung quảng cáo dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh vẫn được công bố trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia và hệ thống giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Y tế. Hồ sơ phải được chuẩn bị theo thủ tục tương ứng với cơ quan đã cấp giấy phép hoạt động cho cơ sở.
Một bộ hồ sơ đạt yêu cầu phải bảo đảm ba nhóm thông tin thống nhất với nhau:
Thứ nhất là thông tin pháp lý của phòng khám, gồm tên cơ sở, địa chỉ, người chịu trách nhiệm chuyên môn và phạm vi hoạt động.
Thứ hai là căn cứ chứng minh phòng khám được thực hiện dịch vụ, kỹ thuật hoặc thủ thuật xuất hiện trong quảng cáo.
Thứ ba là toàn bộ mẫu quảng cáo dự kiến phát hành, bao gồm cả phần hình ảnh, chữ viết, lời nói, âm thanh, chú thích và nội dung dẫn đến trang đích.
Nếu chỉ một chi tiết không khớp, chẳng hạn tên kỹ thuật trong quảng cáo khác với danh mục được phê duyệt hoặc chức danh bác sĩ không có tài liệu chứng minh, hồ sơ có thể bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
Văn bản đề nghị xác nhận nội dung quảng cáo
Văn bản đề nghị xác nhận nội dung quảng cáo là tài liệu mở đầu, thể hiện chính thức yêu cầu của phòng khám đối với cơ quan có thẩm quyền. Văn bản phải được lập theo biểu mẫu đang áp dụng và có chữ ký của người có thẩm quyền.
Theo thủ tục được công bố trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, thành phần hồ sơ có văn bản đề nghị xác nhận nội dung quảng cáo theo Phụ lục 01 ban hành kèm theo Thông tư số 09/2015/TT-BYT.
Văn bản cần thể hiện đầy đủ các thông tin cơ bản như:
Tên đơn vị đề nghị xác nhận;
Địa chỉ trụ sở và địa chỉ phòng khám;
Số giấy phép hoạt động khám bệnh, chữa bệnh;
Thông tin người đại diện hoặc người ký hồ sơ;
Tên dịch vụ dự kiến quảng cáo;
Hình thức và phương tiện quảng cáo;
Thông tin liên hệ của đơn vị;
Danh mục các ma-két, video hoặc kịch bản được nộp kèm.
Tên đơn vị phải được ghi đúng theo giấy phép hoạt động và giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Phòng khám không nên chỉ ghi tên thương hiệu hoặc tên gọi rút gọn nếu tên đó khác với tên pháp lý của cơ sở.
Trường hợp có nhiều mẫu quảng cáo, phòng khám nên đánh số từng mẫu, chẳng hạn “Mẫu 01 – Quảng cáo dịch vụ khám da liễu”, “Mẫu 02 – Video giới thiệu phòng khám” hoặc “Mẫu 03 – Banner quảng cáo trên website”. Cách sắp xếp này giúp cơ quan tiếp nhận xác định chính xác phạm vi đề nghị xác nhận.
Nếu người ký văn bản không phải người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu đơn vị, hồ sơ cần kèm theo văn bản chứng minh thẩm quyền ký. Việc ký thay nhưng không có giấy ủy quyền hoặc quyết định phân công phù hợp có thể khiến hồ sơ phải bổ sung.
Bản sao giấy phép hoạt động khám bệnh, chữa bệnh
Giấy phép hoạt động khám bệnh, chữa bệnh là căn cứ quan trọng nhất để xác định phòng khám có đủ điều kiện quảng cáo hay không. Bản sao giấy phép phải còn hiệu lực và phản ánh đúng tình trạng pháp lý hiện tại của cơ sở.
Phòng khám cần kiểm tra các thông tin trên giấy phép, gồm:
Tên cơ sở;
Địa chỉ hoạt động;
Hình thức tổ chức;
Người chịu trách nhiệm chuyên môn;
Phạm vi hoạt động chuyên môn;
Thời gian hoạt động nếu giấy phép có ghi nhận;
Các điều kiện hoặc giới hạn kèm theo.
Nếu phòng khám đã được cấp lại hoặc điều chỉnh giấy phép, hồ sơ nên sử dụng văn bản mới nhất và kèm theo các quyết định có liên quan. Không nên chỉ nộp giấy phép ban đầu khi tên, địa chỉ, người chịu trách nhiệm chuyên môn hoặc phạm vi hoạt động đã thay đổi.
Đối với dịch vụ thuộc thẩm quyền Bộ Y tế, thủ tục được công bố yêu cầu bản sao giấy phép hoạt động và danh mục kỹ thuật chuyên môn đã được phê duyệt. Hồ sơ của cơ sở thuộc thẩm quyền Sở Y tế được nộp tại Sở Y tế theo mã thủ tục 1.002464.
Giấy phép hoạt động không được hiểu là căn cứ cho phép phòng khám quảng cáo tất cả dịch vụ có liên quan đến chuyên khoa. Ví dụ, phòng khám được cấp phép hoạt động chuyên khoa da liễu không mặc nhiên được quảng cáo mọi kỹ thuật laser, tiêm, thủ thuật hoặc điều trị chuyên sâu. Cơ sở phải đối chiếu thêm danh mục kỹ thuật đã được phê duyệt.
Nếu quảng cáo có nhắc đến một chi nhánh hoặc địa điểm cụ thể, giấy phép phải tương ứng với địa điểm đó. Không nên sử dụng giấy phép của cơ sở thứ nhất để quảng cáo dịch vụ thực hiện tại cơ sở thứ hai.
Luật Khám bệnh, chữa bệnh năm 2023 sử dụng thuật ngữ “giấy phép hành nghề” đối với người hành nghề. Tuy nhiên, một số nội dung thủ tục hành chính được công bố trước đây vẫn thể hiện thuật ngữ “chứng chỉ hành nghề”. Khi chuẩn bị hồ sơ năm 2026, phòng khám nên nộp giấy tờ hành nghề hợp lệ theo tình trạng pháp lý hiện tại của từng người.
Nội dung quảng cáo dự kiến phát hành
Nội dung dự kiến phát hành phải là phiên bản hoàn chỉnh mà phòng khám sẽ sử dụng trên thực tế. Cơ sở không nên nộp một bản rút gọn để xin xác nhận rồi bổ sung thêm lời cam kết, thông tin bác sĩ, giá dịch vụ hoặc hình ảnh khách hàng sau khi được cấp giấy.
Nội dung quảng cáo cần thể hiện rõ:
Tên phòng khám;
Địa chỉ được cấp phép;
Dịch vụ hoặc kỹ thuật được giới thiệu;
Thông tin bác sĩ nếu có;
Nội dung tư vấn hoặc mô tả chuyên môn;
Hình ảnh minh họa;
Thông tin liên hệ;
Lời kêu gọi đặt lịch;
Các điều kiện áp dụng đối với chương trình ưu đãi nếu có.
Tên dịch vụ phải được sử dụng thống nhất với giấy phép hoạt động và danh mục kỹ thuật. Phòng khám không nên tự đặt một tên dịch vụ có tính thương mại nếu tên đó làm thay đổi bản chất chuyên môn hoặc khiến khách hàng hiểu đây là một kỹ thuật mới, độc quyền.
Toàn bộ tiêu đề, nội dung chính, chú thích, chữ nhỏ, chữ chạy và nút kêu gọi hành động đều phải được kiểm tra. Một mẫu quảng cáo có nội dung chính phù hợp nhưng phần chú thích ghi “cam kết khỏi hoàn toàn” vẫn có thể bị đánh giá không đáp ứng yêu cầu.
Đối với quảng cáo trên mạng xã hội, nội dung dự kiến không chỉ bao gồm hình ảnh hoặc video. Phòng khám cần rà soát cả phần tiêu đề, bài viết, mô tả video, hashtag, bình luận được ghim và nội dung tại trang đích.
Nếu người dùng nhấp vào quảng cáo và được dẫn đến một landing page chứa thêm thông tin về hiệu quả, bảng giá hoặc bác sĩ, phần trang đích đó cũng cần được kiểm tra như một phần trong toàn bộ hành trình quảng cáo.
Cỡ chữ phải bảo đảm người xem có thể đọc trong điều kiện bình thường. Thủ tục do Bộ Y tế công bố quy định cỡ chữ nhỏ nhất không được nhỏ hơn tỷ lệ tương đương VnTime hoặc Times New Roman 12 trên khổ giấy A4.
Mẫu quảng cáo thể hiện bằng hình ảnh, âm thanh hoặc video
Tùy phương tiện quảng cáo, phòng khám phải chuẩn bị mẫu thể hiện phù hợp. Một bản nội dung dạng văn bản đơn thuần không thể thay thế hoàn toàn cho ma-két, file âm thanh hoặc video nếu sản phẩm thực tế có sử dụng các yếu tố đó.
Theo thủ tục được công bố, nếu quảng cáo trên báo nói hoặc báo hình, hồ sơ gồm một bản ghi nội dung quảng cáo dự kiến bằng đĩa hình, đĩa âm thanh hoặc file mềm, kèm ba bản kịch bản. Kịch bản phải mô tả rõ nội dung, phương tiện quảng cáo, hình ảnh, phần lời và phần nhạc.
Đối với phương tiện không phải báo nói, báo hình, thủ tục yêu cầu ba bản ma-két nội dung dự kiến quảng cáo được in màu, kèm theo file mềm.
Ma-két hình ảnh nên thể hiện đầy đủ:
Bố cục;
Tiêu đề;
Hình ảnh;
Màu sắc;
Kích thước tương đối của chữ;
Vị trí tên phòng khám;
Địa chỉ;
Thông tin liên hệ;
Nội dung chuyên môn;
Chú thích và điều kiện áp dụng.
Đối với âm thanh, cần nộp cả file ghi âm và bản lời đọc. Bản lời đọc phải trùng với file âm thanh, kể cả tên dịch vụ, chức danh bác sĩ, lời giới thiệu và câu kêu gọi hành động.
Đối với video, cần chuẩn bị file hoàn chỉnh và kịch bản phân cảnh. Nội dung không chỉ bao gồm lời thoại của người dẫn mà còn có chữ xuất hiện trên màn hình, hình ảnh minh họa, đồ họa, phụ đề, nhạc nền và âm thanh phụ.
Nếu trong video bác sĩ nói thêm nội dung ngoài kịch bản, phiên bản thực tế có thể không còn thống nhất với hồ sơ đã được xác nhận. Vì vậy, phòng khám nên quay và dựng xong phiên bản gần như hoàn chỉnh trước khi nộp, thay vì nộp một kịch bản sơ bộ rồi thay đổi đáng kể khi sản xuất.
Tài liệu chứng minh nội dung chuyên môn được quảng cáo
Mọi thông tin chuyên môn xuất hiện trong quảng cáo phải có tài liệu đối chiếu. Phòng khám nên chuẩn bị hồ sơ theo nguyên tắc “mỗi tuyên bố có một căn cứ”.
Đối với tên dịch vụ hoặc kỹ thuật, tài liệu chứng minh có thể gồm:
Giấy phép hoạt động;
Phạm vi hoạt động chuyên môn;
Quyết định phê duyệt danh mục kỹ thuật;
Văn bản điều chỉnh hoặc bổ sung kỹ thuật;
Tài liệu xác định địa điểm được phép thực hiện.
Đối với thông tin về máy móc, thiết bị hoặc công nghệ, phòng khám nên có:
Hợp đồng mua bán hoặc thuê thiết bị;
Tài liệu kỹ thuật;
Tài liệu hướng dẫn sử dụng;
Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng;
Tài liệu về công dụng hợp pháp của thiết bị;
Hồ sơ kiểm định hoặc hiệu chuẩn khi thuộc trường hợp phải thực hiện.
Không nên sử dụng tên thương mại của thiết bị để suy diễn rằng phòng khám có một phương pháp điều trị độc quyền. Thiết bị chỉ là công cụ hỗ trợ thực hiện kỹ thuật; quyền quảng cáo dịch vụ vẫn phải căn cứ vào phạm vi chuyên môn và danh mục kỹ thuật được phê duyệt.
Đối với số liệu như “đã thực hiện 10.000 ca”, “95% khách hàng hài lòng” hoặc “tỷ lệ thành công cao”, phòng khám phải có báo cáo và dữ liệu chứng minh. Tài liệu cần xác định thời gian thống kê, nhóm khách hàng, tiêu chí đánh giá và phương pháp tính.
Nếu sử dụng tài liệu tham khảo bằng tiếng nước ngoài, thủ tục được công bố quy định tài liệu tiếng Anh phải được dịch sang tiếng Việt và nộp kèm bản gốc; bản dịch phải có xác nhận của đơn vị đề nghị. Tài liệu bằng ngôn ngữ khác tiếng Anh phải được dịch sang tiếng Việt và bản dịch được công chứng theo quy định.
Phòng khám nên lập một bảng đối chiếu nội dung, ví dụ:
Câu quảng cáo: “Thực hiện nội soi tai mũi họng”.
Tài liệu chứng minh: Quyết định phê duyệt danh mục kỹ thuật, số thứ tự và tên kỹ thuật tương ứng.
Câu quảng cáo: “Bác sĩ chuyên khoa II trực tiếp thăm khám”.
Tài liệu chứng minh: Giấy phép hành nghề, bằng chuyên khoa II và lịch phân công chuyên môn.
Cách lập bảng này giúp cơ quan tiếp nhận dễ kiểm tra và hạn chế yêu cầu giải trình lại.
Giấy tờ liên quan đến bác sĩ, chuyên gia hoặc người đại diện trong quảng cáo
Khi quảng cáo có tên, hình ảnh hoặc phát biểu của bác sĩ, phòng khám phải chứng minh người đó có đủ tư cách và năng lực phù hợp với nội dung được giới thiệu.
Hồ sơ có thể gồm:
Giấy phép hành nghề;
Bằng tốt nghiệp chuyên môn;
Bằng chuyên khoa, thạc sĩ hoặc tiến sĩ;
Quyết định phân công công tác;
Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng hợp tác;
Chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận đào tạo kỹ thuật;
Tài liệu chứng minh quá trình công tác;
Văn bản đồng ý sử dụng hình ảnh.
Chức danh trên quảng cáo phải trùng với tài liệu. Nếu hồ sơ chỉ chứng minh người đó là bác sĩ đa khoa, phòng khám không nên tự giới thiệu là “chuyên gia điều trị chuyên sâu” hoặc “bác sĩ đầu ngành”.
Đối với thông tin về số năm kinh nghiệm, phòng khám cần xác định thời điểm bắt đầu hành nghề thực tế và tài liệu chứng minh quá trình làm việc. Không nên tính toàn bộ thời gian học tập vào kinh nghiệm hành nghề hoặc tự làm tròn số năm theo hướng có lợi.
Nếu sử dụng hình ảnh người đại diện, người nổi tiếng hoặc người có ảnh hưởng, cần có văn bản đồng ý và thỏa thuận về nội dung được phép phát biểu. Người đó không nên phát biểu như một người hành nghề y tế nếu không có trình độ và giấy phép phù hợp.
Khi quảng cáo có lời chứng thực của bệnh nhân, hồ sơ nên lưu văn bản đồng ý sử dụng hình ảnh, lời nói và thông tin. Bản ghi gốc cũng cần được lưu để chứng minh nội dung không bị cắt ghép sai lệch.
Văn bản ủy quyền trong trường hợp nộp hồ sơ thông qua đơn vị dịch vụ
Phòng khám có thể sử dụng đơn vị dịch vụ để chuẩn bị và nộp hồ sơ. Tuy nhiên, đơn vị dịch vụ không tự động có quyền đứng tên đề nghị xác nhận nội dung quảng cáo.
Theo thủ tục được công bố, đơn vị đề nghị phải là đơn vị đứng tên trên giấy phép hoạt động hoặc đơn vị có tư cách pháp nhân được đơn vị đứng tên trên giấy phép hoạt động ủy quyền bằng văn bản. Nếu nộp thông qua đơn vị được ủy quyền, hồ sơ phải có văn bản ủy quyền hợp lệ và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ thành lập của đơn vị nhận ủy quyền.
Văn bản ủy quyền nên ghi rõ:
Tên và thông tin của bên ủy quyền;
Tên và thông tin của bên được ủy quyền;
Số giấy phép hoạt động của phòng khám;
Phạm vi công việc được ủy quyền;
Quyền ký, nộp, bổ sung và nhận kết quả;
Thời hạn ủy quyền;
Trách nhiệm của các bên;
Chữ ký và dấu của chủ thể có thẩm quyền.
Nếu chỉ ủy quyền cho nhân viên đi nộp hồ sơ, văn bản cần xác định rõ cá nhân được cử thực hiện. Nếu ủy quyền cho một công ty dịch vụ đứng tên thực hiện thủ tục, phạm vi ủy quyền cần rộng hơn và phù hợp với yêu cầu của hồ sơ.
Phòng khám vẫn phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung quảng cáo. Việc thuê đơn vị dịch vụ không loại trừ trách nhiệm của cơ sở nếu quảng cáo vượt quá phạm vi chuyên môn hoặc sử dụng thông tin sai sự thật.
Các tài liệu bổ sung theo từng hình thức truyền thông
Ngoài bộ hồ sơ cơ bản, phòng khám phải chuẩn bị tài liệu phù hợp với hình thức quảng cáo dự kiến.
Đối với hội thảo, hội nghị hoặc sự kiện, hồ sơ cần có chương trình ghi rõ tên nội dung báo cáo, thời gian, địa điểm; bài báo cáo; tài liệu trình bày hoặc phát cho người tham dự; bảng kê họ tên, chức danh khoa học và trình độ chuyên môn của báo cáo viên. Báo cáo viên phải có bằng cấp chuyên môn y phù hợp với nội dung trình bày.
Sau khi được xác nhận, nếu quảng cáo thông qua hội thảo, hội nghị hoặc sự kiện, đơn vị phải thông báo cho Sở Y tế nơi tổ chức ít nhất hai ngày làm việc trước khi thực hiện, kèm bản sao giấy xác nhận và mẫu hoặc kịch bản đã được duyệt.
Đối với quảng cáo ngoài trời, ma-két có thể phải thể hiện kích thước thực tế hoặc tỷ lệ thu nhỏ. Thủ tục được công bố cho phép mẫu quảng cáo ngoài trời khổ lớn được trình bày trên khổ A3 hoặc khổ giấy khác nhưng phải ghi rõ tỷ lệ so với kích thước thật.
Đối với website hoặc landing page, nên chuẩn bị:
Ảnh chụp bố cục dự kiến;
Nội dung trang;
Banner;
Video;
Nút đặt lịch;
Thông tin bác sĩ;
Trang mô tả dịch vụ;
Thông tin ưu đãi;
Các nội dung bật lên hoặc cửa sổ quảng cáo.
Đối với mạng xã hội, nên chuẩn bị cả bài đăng, hình ảnh, video, phần mô tả, chữ trên ảnh và lời thoại. Nếu nội dung được triển khai dưới dạng chuỗi nhiều ảnh, cần trình bày đầy đủ thứ tự các ảnh.
Đối với quảng cáo qua người nổi tiếng, nên có hợp đồng hoặc thỏa thuận nội dung, kịch bản được duyệt và văn bản cam kết không tự ý bổ sung các tuyên bố chuyên môn.
“Mỗi kênh một bộ chứng cứ” – Chuẩn bị mẫu quảng cáo theo từng hình thức
Cùng một nội dung quảng cáo nhưng khi phát hành trên các kênh khác nhau sẽ có cách thể hiện khác nhau. Hình ảnh tĩnh tập trung vào câu chữ và bố cục; video có thêm lời thoại, cảnh quay và âm thanh; website có nhiều trang liên kết; còn biển bảng phải thể hiện rõ thông tin trong không gian và kích thước cụ thể.
Vì vậy, phòng khám không nên chuẩn bị một file nội dung chung rồi sử dụng cho tất cả phương tiện. Hồ sơ cần phản ánh đúng hình thức quảng cáo thực tế và giúp cơ quan tiếp nhận có thể nhìn thấy toàn bộ thông điệp mà khách hàng sẽ tiếp nhận.
Theo thủ tục được công bố, quảng cáo bằng báo nói, báo hình phải có bản ghi và kịch bản; các phương tiện khác phải có ma-két in màu và file mềm. Đây là cơ sở để phân loại tài liệu theo từng kênh quảng cáo.
Hồ sơ đối với quảng cáo bằng bài viết và hình ảnh tĩnh
Đối với quảng cáo bằng bài viết và hình ảnh tĩnh, phòng khám cần chuẩn bị bản nội dung hoàn chỉnh và ma-két thể hiện cách trình bày thực tế.
Một ma-két nên bao gồm:
Tiêu đề quảng cáo;
Nội dung giới thiệu dịch vụ;
Tên phòng khám;
Địa chỉ;
Thông tin liên hệ;
Hình ảnh minh họa;
Thông tin bác sĩ nếu có;
Giá hoặc chương trình ưu đãi;
Chú thích và điều kiện áp dụng;
Nút hoặc câu kêu gọi đặt lịch.
Nếu quảng cáo được đăng dưới dạng bài viết kèm ảnh, hồ sơ cần thể hiện cả phần bài viết và phần hình ảnh. Không nên chỉ nộp ma-két ảnh trong khi bài viết có thêm nội dung chuyên môn hoặc cam kết hiệu quả.
Đối với bài đăng dạng nhiều ảnh, cần sắp xếp ảnh theo đúng thứ tự xuất hiện. Mỗi ảnh nên được đánh số để người thẩm định hiểu toàn bộ mạch nội dung.
Hình ảnh sử dụng phải có nguồn hợp pháp. Nếu là ảnh bệnh nhân, phòng khám phải có sự đồng ý phù hợp. Nếu là ảnh mua từ kho dữ liệu, cần kiểm tra quyền sử dụng và không trình bày theo cách khiến người xem hiểu đó là bệnh nhân thật của cơ sở.
Bản in nên thể hiện màu sắc gần với bản phát hành. Không nên nộp bản trắng đen nếu quảng cáo thực tế sử dụng màu sắc để nhấn mạnh, che mờ hoặc phân biệt các phần nội dung.
Hồ sơ đối với video quảng cáo phòng khám
Video quảng cáo cần được chuẩn bị kỹ hơn vì thông điệp được tạo thành từ nhiều yếu tố đồng thời. Cơ quan tiếp nhận có thể xem xét cả hình ảnh, lời thoại, phụ đề, nhạc nền và chữ chạy.
Hồ sơ video nên có:
File video dự kiến phát hành;
Kịch bản phân cảnh;
Bản lời thoại;
Danh sách nhân vật xuất hiện;
Thông tin người dẫn hoặc bác sĩ;
Tài liệu chứng minh hình ảnh và nội dung chuyên môn;
Văn bản đồng ý sử dụng hình ảnh nếu có bệnh nhân;
Tài liệu bản quyền đối với nhạc hoặc tư liệu của bên thứ ba khi cần thiết.
Kịch bản cần phản ánh đúng video. Nếu kịch bản ghi “bác sĩ tư vấn phương án phù hợp” nhưng trong video bác sĩ nói “cam kết chữa khỏi hoàn toàn”, hồ sơ và sản phẩm thực tế không còn thống nhất.
Phòng khám nên hạn chế quay video tự phát rồi mới lập kịch bản sau. Cách làm phù hợp hơn là xây dựng kịch bản, rà soát pháp lý, quay video, dựng bản gần hoàn chỉnh và kiểm tra lại trước khi nộp.
Nếu video có người nổi tiếng hoặc khách hàng chia sẻ trải nghiệm, cần kiểm soát nội dung phát biểu. Không nên để nhân vật tự bổ sung những câu tuyệt đối hóa hiệu quả hoặc khẳng định mọi người đều đạt kết quả giống nhau.
Hồ sơ đối với quảng cáo có âm thanh hoặc lời thoại
Quảng cáo có âm thanh gồm quảng cáo trên radio, podcast, loa phát thanh, đoạn âm thanh trên nền tảng số hoặc bất kỳ nội dung nào sử dụng lời đọc để giới thiệu dịch vụ.
Hồ sơ cần có file âm thanh và bản chép lời đầy đủ. Bản chép lời phải thể hiện chính xác từng câu được đọc, tên phòng khám, địa chỉ, dịch vụ, ưu đãi và lời kêu gọi hành động.
Nếu có nhiều giọng nói, nên phân biệt rõ:
Người dẫn;
Bác sĩ;
Khách hàng;
Người đọc thông tin pháp lý;
Lời thoại nền.
Tốc độ đọc cần bảo đảm người nghe có thể tiếp nhận thông tin. Không nên đọc rất nhanh phần tên cơ sở, địa chỉ hoặc điều kiện áp dụng chỉ để giảm thời lượng.
Âm thanh phụ cũng cần được kiểm tra. Những lời nói nhỏ ở cuối quảng cáo, câu nói của khách hàng trong nền hoặc hiệu ứng mô phỏng lời cam kết vẫn có thể được xem là một phần của nội dung quảng cáo.
Nếu sử dụng giọng nói của bác sĩ hoặc bệnh nhân, phòng khám nên có sự đồng ý và tài liệu chứng minh danh tính, vai trò của người nói.
Hồ sơ đối với website và trang mạng xã hội
Website và mạng xã hội có cấu trúc phức tạp hơn một ma-két đơn lẻ. Một quảng cáo có thể dẫn người dùng từ banner đến bài viết, sau đó sang trang dịch vụ, biểu mẫu đặt lịch hoặc cửa sổ tư vấn.
Vì vậy, phòng khám cần xác định rõ phạm vi nội dung dự kiến sử dụng và chuẩn bị mẫu thể hiện đủ hành trình người dùng.
Đối với website, hồ sơ nên thể hiện:
Banner quảng cáo;
Trang dịch vụ;
Nội dung giới thiệu bác sĩ;
Hình ảnh trước và sau nếu có;
Bảng giá;
Nút đăng ký;
Cửa sổ bật lên;
Các tuyên bố về hiệu quả;
Thông tin tại chân trang;
Trang đích mà banner dẫn đến.
Đối với mạng xã hội, cần chuẩn bị:
Nội dung bài viết;
Hình ảnh hoặc video;
Tiêu đề;
Phần mô tả;
Chữ chạy;
Phụ đề;
Hashtag nếu chứa thông điệp chuyên môn;
Bình luận ghim có nội dung quảng cáo;
Đường dẫn đến website hoặc trang đặt lịch.
Phòng khám không nên chỉ xin xác nhận một banner nhưng để trang đích chứa các nội dung như “chữa khỏi 100%”, “bác sĩ số một” hoặc một dịch vụ chưa được phê duyệt.
Nếu chạy quảng cáo trả phí, cần kiểm tra cả tiêu đề ngắn, mô tả ngắn và phần mở rộng quảng cáo. Các biến thể do hệ thống tự kết hợp cũng phải nằm trong phạm vi nội dung đã được kiểm duyệt nội bộ.
Hồ sơ đối với biển bảng, poster và tờ rơi
Đối với biển bảng, poster và tờ rơi, ma-két phải thể hiện bố cục và tỷ lệ gần với sản phẩm thực tế.
Nội dung cần bao gồm:
Tên phòng khám;
Địa chỉ;
Dịch vụ quảng cáo;
Hình ảnh;
Thông tin bác sĩ nếu có;
Số điện thoại;
Thông tin ưu đãi;
Điều kiện áp dụng;
Kích thước hoặc tỷ lệ thiết kế.
Mẫu quảng cáo được trình bày trên khổ A4. Đối với quảng cáo ngoài trời khổ lớn, có thể trình bày trên khổ A3 hoặc khổ khác và phải ghi rõ tỷ lệ so với kích thước thực tế.
Phòng khám cần kiểm tra khả năng đọc của nội dung sau khi phóng lớn hoặc thu nhỏ. Một chú thích có thể đọc được trên màn hình máy tính nhưng trở nên quá nhỏ khi in thành tờ rơi hoặc đặt trên biển bảng ở khoảng cách xa.
Nếu poster hoặc tờ rơi có mã QR, hồ sơ nên xác định mã dẫn đến nội dung nào. Trang đích của mã QR cũng phải được rà soát để tránh xuất hiện thông tin vượt quá nội dung đã được xác nhận.
Trường hợp cùng một ma-két được đặt tại nhiều địa điểm, cần bảo đảm địa chỉ và dịch vụ phù hợp với cơ sở thực hiện. Không nên dùng chung một biển quảng cáo cho nhiều phòng khám nếu phạm vi kỹ thuật tại các địa điểm không giống nhau.
Trình bày kịch bản, phân cảnh và lời thoại như thế nào?
Kịch bản nên được trình bày dưới dạng bảng để cơ quan tiếp nhận dễ đối chiếu với video hoặc file âm thanh.
Các cột có thể gồm:
Số thứ tự cảnh;
Thời lượng;
Hình ảnh xuất hiện;
Nhân vật;
Lời thoại;
Chữ trên màn hình;
Âm thanh hoặc nhạc nền;
Tài liệu chứng minh nội dung;
Ghi chú.
Ví dụ:
Cảnh 1, từ giây 00 đến giây 05: hình ảnh bên ngoài phòng khám; chữ trên màn hình là tên và địa chỉ cơ sở; nhạc nền không lời.
Cảnh 2, từ giây 06 đến giây 15: bác sĩ giới thiệu dịch vụ; lời thoại được ghi nguyên văn; bên dưới có họ tên và chức danh bác sĩ.
Cảnh 3, từ giây 16 đến giây 25: hình ảnh thiết bị; lời dẫn mô tả đúng công dụng và không cam kết hiệu quả tuyệt đối.
Cảnh 4, từ giây 26 đến giây 30: thông tin liên hệ và lời mời đặt lịch.
Lời thoại cần được ghi nguyên văn, không ghi chung chung như “bác sĩ giới thiệu dịch vụ”. Phần chữ chạy và phụ đề cũng phải được chép lại đầy đủ.
Nếu nhân vật nói bằng tiếng nước ngoài, nên kèm theo bản dịch tiếng Việt. Nếu có tài liệu chuyên môn bằng tiếng nước ngoài dùng để chứng minh lời thoại, cần thực hiện dịch thuật theo yêu cầu của hồ sơ.
Kịch bản phải thống nhất với file cuối cùng về thứ tự cảnh, nội dung và thời lượng. Những thay đổi nhỏ về kỹ thuật dựng có thể không làm thay đổi bản chất, nhưng mọi thay đổi về thông điệp, dịch vụ, bác sĩ hoặc lời cam kết cần được kiểm tra lại.
Có cần nộp tất cả kích thước thiết kế của cùng một nội dung không?
Thủ tục được công bố yêu cầu ba bản ma-két in màu kèm file mềm đối với phương tiện không phải báo nói, báo hình. Đối với quảng cáo ngoài trời khổ lớn, mẫu phải ghi rõ tỷ lệ kích thước so với kích thước thật. Quy định được công bố không nêu một nguyên tắc chung rằng mọi kích thước kỹ thuật của cùng một thiết kế đều phải lập thành hồ sơ riêng.
Từ quy định này, có thể hiểu theo hướng thực tế rằng nếu các phiên bản chỉ thay đổi kích thước cơ học nhưng giữ nguyên toàn bộ câu chữ, hình ảnh, thứ tự thông tin và ý nghĩa, phòng khám có thể lập một mẫu gốc kèm bảng liệt kê các kích thước dự kiến. Tuy nhiên, đây là cách chuẩn bị mang tính thực hành và cơ quan tiếp nhận tại từng địa phương có thể yêu cầu cách thể hiện cụ thể hơn.
Phòng khám nên nộp mẫu riêng khi việc thay đổi kích thước dẫn đến một trong các thay đổi sau:
Thay đổi vị trí tiêu đề;
Cắt bớt hình ảnh;
Rút gọn nội dung;
Bỏ địa chỉ hoặc thông tin bắt buộc;
Thay đổi thứ tự câu chữ;
Chuyển từ bố cục ngang sang bố cục dọc;
Thay đổi người xuất hiện;
Thêm hoặc bỏ thông tin bác sĩ;
Thay đổi lời kêu gọi hành động;
Tạo ra thông điệp khác với mẫu gốc.
Ví dụ, banner website kích thước ngang, bài đăng mạng xã hội hình vuông và quảng cáo dạng story dọc thường có bố cục khác nhau đáng kể. Dù cùng quảng cáo một dịch vụ, phòng khám nên chuẩn bị từng ma-két riêng nếu nội dung được sắp xếp lại.
Ngược lại, nếu một poster chỉ được in ở hai kích thước nhưng giữ nguyên tỷ lệ và toàn bộ nội dung, có thể trình bày một mẫu kèm thông số kích thước và tỷ lệ. Trước khi nộp, cơ sở nên kiểm tra hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận để tránh phải bổ sung.
Nguyên tắc an toàn là không căn cứ vào tên chiến dịch mà phải căn cứ vào thông điệp người xem thực tế tiếp nhận. Mỗi phiên bản có nội dung hoặc bố cục làm thay đổi cách hiểu nên được coi là một mẫu cần trình bày đầy đủ.
Phòng khám cũng cần lưu trữ toàn bộ phiên bản đã phát hành sau khi được xác nhận. Việc này giúp đối chiếu khi có thanh tra, kiểm tra và chứng minh rằng nội dung thực tế không vượt quá mẫu đã được phê duyệt.
“Giải phẫu bộ hồ sơ” – Hồ sơ xin giấy phép quảng cáo phòng khám gồm những gì?
Hồ sơ xin giấy xác nhận nội dung quảng cáo phòng khám không chỉ là bộ giấy tờ chứng minh cơ sở đã được cấp phép hoạt động. Cơ quan tiếp nhận còn đối chiếu toàn bộ câu chữ, hình ảnh, lời thoại, thông tin bác sĩ và dịch vụ xuất hiện trong quảng cáo với phạm vi chuyên môn thực tế của phòng khám.
Tính đến ngày 04/08/2026, Luật số 75/2025/QH15 sửa đổi Luật Quảng cáo đã có hiệu lực từ ngày 01/01/2026. Thủ tục cấp giấy xác nhận nội dung quảng cáo dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh vẫn được công bố trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia và hệ thống giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Y tế. Hồ sơ phải được chuẩn bị theo thủ tục tương ứng với cơ quan đã cấp giấy phép hoạt động cho cơ sở.
Một bộ hồ sơ đạt yêu cầu phải bảo đảm ba nhóm thông tin thống nhất với nhau:
Thứ nhất là thông tin pháp lý của phòng khám, gồm tên cơ sở, địa chỉ, người chịu trách nhiệm chuyên môn và phạm vi hoạt động.
Thứ hai là căn cứ chứng minh phòng khám được thực hiện dịch vụ, kỹ thuật hoặc thủ thuật xuất hiện trong quảng cáo.
Thứ ba là toàn bộ mẫu quảng cáo dự kiến phát hành, bao gồm cả phần hình ảnh, chữ viết, lời nói, âm thanh, chú thích và nội dung dẫn đến trang đích.
Nếu chỉ một chi tiết không khớp, chẳng hạn tên kỹ thuật trong quảng cáo khác với danh mục được phê duyệt hoặc chức danh bác sĩ không có tài liệu chứng minh, hồ sơ có thể bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
Văn bản đề nghị xác nhận nội dung quảng cáo
Văn bản đề nghị xác nhận nội dung quảng cáo là tài liệu mở đầu, thể hiện chính thức yêu cầu của phòng khám đối với cơ quan có thẩm quyền. Văn bản phải được lập theo biểu mẫu đang áp dụng và có chữ ký của người có thẩm quyền.
Theo thủ tục được công bố trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, thành phần hồ sơ có văn bản đề nghị xác nhận nội dung quảng cáo theo Phụ lục 01 ban hành kèm theo Thông tư số 09/2015/TT-BYT.
Văn bản cần thể hiện đầy đủ các thông tin cơ bản như:
Tên đơn vị đề nghị xác nhận;
Địa chỉ trụ sở và địa chỉ phòng khám;
Số giấy phép hoạt động khám bệnh, chữa bệnh;
Thông tin người đại diện hoặc người ký hồ sơ;
Tên dịch vụ dự kiến quảng cáo;
Hình thức và phương tiện quảng cáo;
Thông tin liên hệ của đơn vị;
Danh mục các ma-két, video hoặc kịch bản được nộp kèm.
Tên đơn vị phải được ghi đúng theo giấy phép hoạt động và giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Phòng khám không nên chỉ ghi tên thương hiệu hoặc tên gọi rút gọn nếu tên đó khác với tên pháp lý của cơ sở.
Trường hợp có nhiều mẫu quảng cáo, phòng khám nên đánh số từng mẫu, chẳng hạn “Mẫu 01 – Quảng cáo dịch vụ khám da liễu”, “Mẫu 02 – Video giới thiệu phòng khám” hoặc “Mẫu 03 – Banner quảng cáo trên website”. Cách sắp xếp này giúp cơ quan tiếp nhận xác định chính xác phạm vi đề nghị xác nhận.
Nếu người ký văn bản không phải người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu đơn vị, hồ sơ cần kèm theo văn bản chứng minh thẩm quyền ký. Việc ký thay nhưng không có giấy ủy quyền hoặc quyết định phân công phù hợp có thể khiến hồ sơ phải bổ sung.
Bản sao giấy phép hoạt động khám bệnh, chữa bệnh
Giấy phép hoạt động khám bệnh, chữa bệnh là căn cứ quan trọng nhất để xác định phòng khám có đủ điều kiện quảng cáo hay không. Bản sao giấy phép phải còn hiệu lực và phản ánh đúng tình trạng pháp lý hiện tại của cơ sở.
Phòng khám cần kiểm tra các thông tin trên giấy phép, gồm:
Tên cơ sở;
Địa chỉ hoạt động;
Hình thức tổ chức;
Người chịu trách nhiệm chuyên môn;
Phạm vi hoạt động chuyên môn;
Thời gian hoạt động nếu giấy phép có ghi nhận;
Các điều kiện hoặc giới hạn kèm theo.
Nếu phòng khám đã được cấp lại hoặc điều chỉnh giấy phép, hồ sơ nên sử dụng văn bản mới nhất và kèm theo các quyết định có liên quan. Không nên chỉ nộp giấy phép ban đầu khi tên, địa chỉ, người chịu trách nhiệm chuyên môn hoặc phạm vi hoạt động đã thay đổi.
Đối với dịch vụ thuộc thẩm quyền Bộ Y tế, thủ tục được công bố yêu cầu bản sao giấy phép hoạt động và danh mục kỹ thuật chuyên môn đã được phê duyệt. Hồ sơ của cơ sở thuộc thẩm quyền Sở Y tế được nộp tại Sở Y tế theo mã thủ tục 1.002464.
Giấy phép hoạt động không được hiểu là căn cứ cho phép phòng khám quảng cáo tất cả dịch vụ có liên quan đến chuyên khoa. Ví dụ, phòng khám được cấp phép hoạt động chuyên khoa da liễu không mặc nhiên được quảng cáo mọi kỹ thuật laser, tiêm, thủ thuật hoặc điều trị chuyên sâu. Cơ sở phải đối chiếu thêm danh mục kỹ thuật đã được phê duyệt.
Nếu quảng cáo có nhắc đến một chi nhánh hoặc địa điểm cụ thể, giấy phép phải tương ứng với địa điểm đó. Không nên sử dụng giấy phép của cơ sở thứ nhất để quảng cáo dịch vụ thực hiện tại cơ sở thứ hai.
Luật Khám bệnh, chữa bệnh năm 2023 sử dụng thuật ngữ “giấy phép hành nghề” đối với người hành nghề. Tuy nhiên, một số nội dung thủ tục hành chính được công bố trước đây vẫn thể hiện thuật ngữ “chứng chỉ hành nghề”. Khi chuẩn bị hồ sơ năm 2026, phòng khám nên nộp giấy tờ hành nghề hợp lệ theo tình trạng pháp lý hiện tại của từng người.
Nội dung quảng cáo dự kiến phát hành
Nội dung dự kiến phát hành phải là phiên bản hoàn chỉnh mà phòng khám sẽ sử dụng trên thực tế. Cơ sở không nên nộp một bản rút gọn để xin xác nhận rồi bổ sung thêm lời cam kết, thông tin bác sĩ, giá dịch vụ hoặc hình ảnh khách hàng sau khi được cấp giấy.
Nội dung quảng cáo cần thể hiện rõ:
Tên phòng khám;
Địa chỉ được cấp phép;
Dịch vụ hoặc kỹ thuật được giới thiệu;
Thông tin bác sĩ nếu có;
Nội dung tư vấn hoặc mô tả chuyên môn;
Hình ảnh minh họa;
Thông tin liên hệ;
Lời kêu gọi đặt lịch;
Các điều kiện áp dụng đối với chương trình ưu đãi nếu có.
Tên dịch vụ phải được sử dụng thống nhất với giấy phép hoạt động và danh mục kỹ thuật. Phòng khám không nên tự đặt một tên dịch vụ có tính thương mại nếu tên đó làm thay đổi bản chất chuyên môn hoặc khiến khách hàng hiểu đây là một kỹ thuật mới, độc quyền.
Toàn bộ tiêu đề, nội dung chính, chú thích, chữ nhỏ, chữ chạy và nút kêu gọi hành động đều phải được kiểm tra. Một mẫu quảng cáo có nội dung chính phù hợp nhưng phần chú thích ghi “cam kết khỏi hoàn toàn” vẫn có thể bị đánh giá không đáp ứng yêu cầu.
Đối với quảng cáo trên mạng xã hội, nội dung dự kiến không chỉ bao gồm hình ảnh hoặc video. Phòng khám cần rà soát cả phần tiêu đề, bài viết, mô tả video, hashtag, bình luận được ghim và nội dung tại trang đích.
Nếu người dùng nhấp vào quảng cáo và được dẫn đến một landing page chứa thêm thông tin về hiệu quả, bảng giá hoặc bác sĩ, phần trang đích đó cũng cần được kiểm tra như một phần trong toàn bộ hành trình quảng cáo.
Cỡ chữ phải bảo đảm người xem có thể đọc trong điều kiện bình thường. Thủ tục do Bộ Y tế công bố quy định cỡ chữ nhỏ nhất không được nhỏ hơn tỷ lệ tương đương VnTime hoặc Times New Roman 12 trên khổ giấy A4.
Mẫu quảng cáo thể hiện bằng hình ảnh, âm thanh hoặc video
Tùy phương tiện quảng cáo, phòng khám phải chuẩn bị mẫu thể hiện phù hợp. Một bản nội dung dạng văn bản đơn thuần không thể thay thế hoàn toàn cho ma-két, file âm thanh hoặc video nếu sản phẩm thực tế có sử dụng các yếu tố đó.
Theo thủ tục được công bố, nếu quảng cáo trên báo nói hoặc báo hình, hồ sơ gồm một bản ghi nội dung quảng cáo dự kiến bằng đĩa hình, đĩa âm thanh hoặc file mềm, kèm ba bản kịch bản. Kịch bản phải mô tả rõ nội dung, phương tiện quảng cáo, hình ảnh, phần lời và phần nhạc.
Đối với phương tiện không phải báo nói, báo hình, thủ tục yêu cầu ba bản ma-két nội dung dự kiến quảng cáo được in màu, kèm theo file mềm.
Ma-két hình ảnh nên thể hiện đầy đủ:
Bố cục;
Tiêu đề;
Hình ảnh;
Màu sắc;
Kích thước tương đối của chữ;
Vị trí tên phòng khám;
Địa chỉ;
Thông tin liên hệ;
Nội dung chuyên môn;
Chú thích và điều kiện áp dụng.
Đối với âm thanh, cần nộp cả file ghi âm và bản lời đọc. Bản lời đọc phải trùng với file âm thanh, kể cả tên dịch vụ, chức danh bác sĩ, lời giới thiệu và câu kêu gọi hành động.
Đối với video, cần chuẩn bị file hoàn chỉnh và kịch bản phân cảnh. Nội dung không chỉ bao gồm lời thoại của người dẫn mà còn có chữ xuất hiện trên màn hình, hình ảnh minh họa, đồ họa, phụ đề, nhạc nền và âm thanh phụ.
Nếu trong video bác sĩ nói thêm nội dung ngoài kịch bản, phiên bản thực tế có thể không còn thống nhất với hồ sơ đã được xác nhận. Vì vậy, phòng khám nên quay và dựng xong phiên bản gần như hoàn chỉnh trước khi nộp, thay vì nộp một kịch bản sơ bộ rồi thay đổi đáng kể khi sản xuất.
Tài liệu chứng minh nội dung chuyên môn được quảng cáo
Mọi thông tin chuyên môn xuất hiện trong quảng cáo phải có tài liệu đối chiếu. Phòng khám nên chuẩn bị hồ sơ theo nguyên tắc “mỗi tuyên bố có một căn cứ”.
Đối với tên dịch vụ hoặc kỹ thuật, tài liệu chứng minh có thể gồm:
Giấy phép hoạt động;
Phạm vi hoạt động chuyên môn;
Quyết định phê duyệt danh mục kỹ thuật;
Văn bản điều chỉnh hoặc bổ sung kỹ thuật;
Tài liệu xác định địa điểm được phép thực hiện.
Đối với thông tin về máy móc, thiết bị hoặc công nghệ, phòng khám nên có:
Hợp đồng mua bán hoặc thuê thiết bị;
Tài liệu kỹ thuật;
Tài liệu hướng dẫn sử dụng;
Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng;
Tài liệu về công dụng hợp pháp của thiết bị;
Hồ sơ kiểm định hoặc hiệu chuẩn khi thuộc trường hợp phải thực hiện.
Không nên sử dụng tên thương mại của thiết bị để suy diễn rằng phòng khám có một phương pháp điều trị độc quyền. Thiết bị chỉ là công cụ hỗ trợ thực hiện kỹ thuật; quyền quảng cáo dịch vụ vẫn phải căn cứ vào phạm vi chuyên môn và danh mục kỹ thuật được phê duyệt.
Đối với số liệu như “đã thực hiện 10.000 ca”, “95% khách hàng hài lòng” hoặc “tỷ lệ thành công cao”, phòng khám phải có báo cáo và dữ liệu chứng minh. Tài liệu cần xác định thời gian thống kê, nhóm khách hàng, tiêu chí đánh giá và phương pháp tính.
Nếu sử dụng tài liệu tham khảo bằng tiếng nước ngoài, thủ tục được công bố quy định tài liệu tiếng Anh phải được dịch sang tiếng Việt và nộp kèm bản gốc; bản dịch phải có xác nhận của đơn vị đề nghị. Tài liệu bằng ngôn ngữ khác tiếng Anh phải được dịch sang tiếng Việt và bản dịch được công chứng theo quy định.
Phòng khám nên lập một bảng đối chiếu nội dung, ví dụ:
Câu quảng cáo: “Thực hiện nội soi tai mũi họng”.
Tài liệu chứng minh: Quyết định phê duyệt danh mục kỹ thuật, số thứ tự và tên kỹ thuật tương ứng.
Câu quảng cáo: “Bác sĩ chuyên khoa II trực tiếp thăm khám”.
Tài liệu chứng minh: Giấy phép hành nghề, bằng chuyên khoa II và lịch phân công chuyên môn.
Cách lập bảng này giúp cơ quan tiếp nhận dễ kiểm tra và hạn chế yêu cầu giải trình lại.
Giấy tờ liên quan đến bác sĩ, chuyên gia hoặc người đại diện trong quảng cáo
Khi quảng cáo có tên, hình ảnh hoặc phát biểu của bác sĩ, phòng khám phải chứng minh người đó có đủ tư cách và năng lực phù hợp với nội dung được giới thiệu.
Hồ sơ có thể gồm:
Giấy phép hành nghề;
Bằng tốt nghiệp chuyên môn;
Bằng chuyên khoa, thạc sĩ hoặc tiến sĩ;
Quyết định phân công công tác;
Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng hợp tác;
Chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận đào tạo kỹ thuật;
Tài liệu chứng minh quá trình công tác;
Văn bản đồng ý sử dụng hình ảnh.
Chức danh trên quảng cáo phải trùng với tài liệu. Nếu hồ sơ chỉ chứng minh người đó là bác sĩ đa khoa, phòng khám không nên tự giới thiệu là “chuyên gia điều trị chuyên sâu” hoặc “bác sĩ đầu ngành”.
Đối với thông tin về số năm kinh nghiệm, phòng khám cần xác định thời điểm bắt đầu hành nghề thực tế và tài liệu chứng minh quá trình làm việc. Không nên tính toàn bộ thời gian học tập vào kinh nghiệm hành nghề hoặc tự làm tròn số năm theo hướng có lợi.
Nếu sử dụng hình ảnh người đại diện, người nổi tiếng hoặc người có ảnh hưởng, cần có văn bản đồng ý và thỏa thuận về nội dung được phép phát biểu. Người đó không nên phát biểu như một người hành nghề y tế nếu không có trình độ và giấy phép phù hợp.
Khi quảng cáo có lời chứng thực của bệnh nhân, hồ sơ nên lưu văn bản đồng ý sử dụng hình ảnh, lời nói và thông tin. Bản ghi gốc cũng cần được lưu để chứng minh nội dung không bị cắt ghép sai lệch.
Văn bản ủy quyền trong trường hợp nộp hồ sơ thông qua đơn vị dịch vụ
Phòng khám có thể sử dụng đơn vị dịch vụ để chuẩn bị và nộp hồ sơ. Tuy nhiên, đơn vị dịch vụ không tự động có quyền đứng tên đề nghị xác nhận nội dung quảng cáo.
Theo thủ tục được công bố, đơn vị đề nghị phải là đơn vị đứng tên trên giấy phép hoạt động hoặc đơn vị có tư cách pháp nhân được đơn vị đứng tên trên giấy phép hoạt động ủy quyền bằng văn bản. Nếu nộp thông qua đơn vị được ủy quyền, hồ sơ phải có văn bản ủy quyền hợp lệ và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ thành lập của đơn vị nhận ủy quyền.
Văn bản ủy quyền nên ghi rõ:
Tên và thông tin của bên ủy quyền;
Tên và thông tin của bên được ủy quyền;
Số giấy phép hoạt động của phòng khám;
Phạm vi công việc được ủy quyền;
Quyền ký, nộp, bổ sung và nhận kết quả;
Thời hạn ủy quyền;
Trách nhiệm của các bên;
Chữ ký và dấu của chủ thể có thẩm quyền.
Nếu chỉ ủy quyền cho nhân viên đi nộp hồ sơ, văn bản cần xác định rõ cá nhân được cử thực hiện. Nếu ủy quyền cho một công ty dịch vụ đứng tên thực hiện thủ tục, phạm vi ủy quyền cần rộng hơn và phù hợp với yêu cầu của hồ sơ.
Phòng khám vẫn phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung quảng cáo. Việc thuê đơn vị dịch vụ không loại trừ trách nhiệm của cơ sở nếu quảng cáo vượt quá phạm vi chuyên môn hoặc sử dụng thông tin sai sự thật.
Các tài liệu bổ sung theo từng hình thức truyền thông
Ngoài bộ hồ sơ cơ bản, phòng khám phải chuẩn bị tài liệu phù hợp với hình thức quảng cáo dự kiến.
Đối với hội thảo, hội nghị hoặc sự kiện, hồ sơ cần có chương trình ghi rõ tên nội dung báo cáo, thời gian, địa điểm; bài báo cáo; tài liệu trình bày hoặc phát cho người tham dự; bảng kê họ tên, chức danh khoa học và trình độ chuyên môn của báo cáo viên. Báo cáo viên phải có bằng cấp chuyên môn y phù hợp với nội dung trình bày.
Sau khi được xác nhận, nếu quảng cáo thông qua hội thảo, hội nghị hoặc sự kiện, đơn vị phải thông báo cho Sở Y tế nơi tổ chức ít nhất hai ngày làm việc trước khi thực hiện, kèm bản sao giấy xác nhận và mẫu hoặc kịch bản đã được duyệt.
Đối với quảng cáo ngoài trời, ma-két có thể phải thể hiện kích thước thực tế hoặc tỷ lệ thu nhỏ. Thủ tục được công bố cho phép mẫu quảng cáo ngoài trời khổ lớn được trình bày trên khổ A3 hoặc khổ giấy khác nhưng phải ghi rõ tỷ lệ so với kích thước thật.
Đối với website hoặc landing page, nên chuẩn bị:
Ảnh chụp bố cục dự kiến;
Nội dung trang;
Banner;
Video;
Nút đặt lịch;
Thông tin bác sĩ;
Trang mô tả dịch vụ;
Thông tin ưu đãi;
Các nội dung bật lên hoặc cửa sổ quảng cáo.
Đối với mạng xã hội, nên chuẩn bị cả bài đăng, hình ảnh, video, phần mô tả, chữ trên ảnh và lời thoại. Nếu nội dung được triển khai dưới dạng chuỗi nhiều ảnh, cần trình bày đầy đủ thứ tự các ảnh.
Đối với quảng cáo qua người nổi tiếng, nên có hợp đồng hoặc thỏa thuận nội dung, kịch bản được duyệt và văn bản cam kết không tự ý bổ sung các tuyên bố chuyên môn.
“Mỗi kênh một bộ chứng cứ” – Chuẩn bị mẫu quảng cáo theo từng hình thức
Cùng một nội dung quảng cáo nhưng khi phát hành trên các kênh khác nhau sẽ có cách thể hiện khác nhau. Hình ảnh tĩnh tập trung vào câu chữ và bố cục; video có thêm lời thoại, cảnh quay và âm thanh; website có nhiều trang liên kết; còn biển bảng phải thể hiện rõ thông tin trong không gian và kích thước cụ thể.
Vì vậy, phòng khám không nên chuẩn bị một file nội dung chung rồi sử dụng cho tất cả phương tiện. Hồ sơ cần phản ánh đúng hình thức quảng cáo thực tế và giúp cơ quan tiếp nhận có thể nhìn thấy toàn bộ thông điệp mà khách hàng sẽ tiếp nhận.
Theo thủ tục được công bố, quảng cáo bằng báo nói, báo hình phải có bản ghi và kịch bản; các phương tiện khác phải có ma-két in màu và file mềm. Đây là cơ sở để phân loại tài liệu theo từng kênh quảng cáo.
Hồ sơ đối với quảng cáo bằng bài viết và hình ảnh tĩnh
Đối với quảng cáo bằng bài viết và hình ảnh tĩnh, phòng khám cần chuẩn bị bản nội dung hoàn chỉnh và ma-két thể hiện cách trình bày thực tế.
Một ma-két nên bao gồm:
Tiêu đề quảng cáo;
Nội dung giới thiệu dịch vụ;
Tên phòng khám;
Địa chỉ;
Thông tin liên hệ;
Hình ảnh minh họa;
Thông tin bác sĩ nếu có;
Giá hoặc chương trình ưu đãi;
Chú thích và điều kiện áp dụng;
Nút hoặc câu kêu gọi đặt lịch.
Nếu quảng cáo được đăng dưới dạng bài viết kèm ảnh, hồ sơ cần thể hiện cả phần bài viết và phần hình ảnh. Không nên chỉ nộp ma-két ảnh trong khi bài viết có thêm nội dung chuyên môn hoặc cam kết hiệu quả.
Đối với bài đăng dạng nhiều ảnh, cần sắp xếp ảnh theo đúng thứ tự xuất hiện. Mỗi ảnh nên được đánh số để người thẩm định hiểu toàn bộ mạch nội dung.
Hình ảnh sử dụng phải có nguồn hợp pháp. Nếu là ảnh bệnh nhân, phòng khám phải có sự đồng ý phù hợp. Nếu là ảnh mua từ kho dữ liệu, cần kiểm tra quyền sử dụng và không trình bày theo cách khiến người xem hiểu đó là bệnh nhân thật của cơ sở.
Bản in nên thể hiện màu sắc gần với bản phát hành. Không nên nộp bản trắng đen nếu quảng cáo thực tế sử dụng màu sắc để nhấn mạnh, che mờ hoặc phân biệt các phần nội dung.
Hồ sơ đối với video quảng cáo phòng khám
Video quảng cáo cần được chuẩn bị kỹ hơn vì thông điệp được tạo thành từ nhiều yếu tố đồng thời. Cơ quan tiếp nhận có thể xem xét cả hình ảnh, lời thoại, phụ đề, nhạc nền và chữ chạy.
Hồ sơ video nên có:
File video dự kiến phát hành;
Kịch bản phân cảnh;
Bản lời thoại;
Danh sách nhân vật xuất hiện;
Thông tin người dẫn hoặc bác sĩ;
Tài liệu chứng minh hình ảnh và nội dung chuyên môn;
Văn bản đồng ý sử dụng hình ảnh nếu có bệnh nhân;
Tài liệu bản quyền đối với nhạc hoặc tư liệu của bên thứ ba khi cần thiết.
Kịch bản cần phản ánh đúng video. Nếu kịch bản ghi “bác sĩ tư vấn phương án phù hợp” nhưng trong video bác sĩ nói “cam kết chữa khỏi hoàn toàn”, hồ sơ và sản phẩm thực tế không còn thống nhất.
Phòng khám nên hạn chế quay video tự phát rồi mới lập kịch bản sau. Cách làm phù hợp hơn là xây dựng kịch bản, rà soát pháp lý, quay video, dựng bản gần hoàn chỉnh và kiểm tra lại trước khi nộp.
Nếu video có người nổi tiếng hoặc khách hàng chia sẻ trải nghiệm, cần kiểm soát nội dung phát biểu. Không nên để nhân vật tự bổ sung những câu tuyệt đối hóa hiệu quả hoặc khẳng định mọi người đều đạt kết quả giống nhau.
Hồ sơ đối với quảng cáo có âm thanh hoặc lời thoại
Quảng cáo có âm thanh gồm quảng cáo trên radio, podcast, loa phát thanh, đoạn âm thanh trên nền tảng số hoặc bất kỳ nội dung nào sử dụng lời đọc để giới thiệu dịch vụ.
Hồ sơ cần có file âm thanh và bản chép lời đầy đủ. Bản chép lời phải thể hiện chính xác từng câu được đọc, tên phòng khám, địa chỉ, dịch vụ, ưu đãi và lời kêu gọi hành động.
Nếu có nhiều giọng nói, nên phân biệt rõ:
Người dẫn;
Bác sĩ;
Khách hàng;
Người đọc thông tin pháp lý;
Lời thoại nền.
Tốc độ đọc cần bảo đảm người nghe có thể tiếp nhận thông tin. Không nên đọc rất nhanh phần tên cơ sở, địa chỉ hoặc điều kiện áp dụng chỉ để giảm thời lượng.
Âm thanh phụ cũng cần được kiểm tra. Những lời nói nhỏ ở cuối quảng cáo, câu nói của khách hàng trong nền hoặc hiệu ứng mô phỏng lời cam kết vẫn có thể được xem là một phần của nội dung quảng cáo.
Nếu sử dụng giọng nói của bác sĩ hoặc bệnh nhân, phòng khám nên có sự đồng ý và tài liệu chứng minh danh tính, vai trò của người nói.
Hồ sơ đối với website và trang mạng xã hội
Website và mạng xã hội có cấu trúc phức tạp hơn một ma-két đơn lẻ. Một quảng cáo có thể dẫn người dùng từ banner đến bài viết, sau đó sang trang dịch vụ, biểu mẫu đặt lịch hoặc cửa sổ tư vấn.
Vì vậy, phòng khám cần xác định rõ phạm vi nội dung dự kiến sử dụng và chuẩn bị mẫu thể hiện đủ hành trình người dùng.
Đối với website, hồ sơ nên thể hiện:
Banner quảng cáo;
Trang dịch vụ;
Nội dung giới thiệu bác sĩ;
Hình ảnh trước và sau nếu có;
Bảng giá;
Nút đăng ký;
Cửa sổ bật lên;
Các tuyên bố về hiệu quả;
Thông tin tại chân trang;
Trang đích mà banner dẫn đến.
Đối với mạng xã hội, cần chuẩn bị:
Nội dung bài viết;
Hình ảnh hoặc video;
Tiêu đề;
Phần mô tả;
Chữ chạy;
Phụ đề;
Hashtag nếu chứa thông điệp chuyên môn;
Bình luận ghim có nội dung quảng cáo;
Đường dẫn đến website hoặc trang đặt lịch.
Phòng khám không nên chỉ xin xác nhận một banner nhưng để trang đích chứa các nội dung như “chữa khỏi 100%”, “bác sĩ số một” hoặc một dịch vụ chưa được phê duyệt.
Nếu chạy quảng cáo trả phí, cần kiểm tra cả tiêu đề ngắn, mô tả ngắn và phần mở rộng quảng cáo. Các biến thể do hệ thống tự kết hợp cũng phải nằm trong phạm vi nội dung đã được kiểm duyệt nội bộ.
Hồ sơ đối với biển bảng, poster và tờ rơi
Đối với biển bảng, poster và tờ rơi, ma-két phải thể hiện bố cục và tỷ lệ gần với sản phẩm thực tế.
Nội dung cần bao gồm:
Tên phòng khám;
Địa chỉ;
Dịch vụ quảng cáo;
Hình ảnh;
Thông tin bác sĩ nếu có;
Số điện thoại;
Thông tin ưu đãi;
Điều kiện áp dụng;
Kích thước hoặc tỷ lệ thiết kế.
Mẫu quảng cáo được trình bày trên khổ A4. Đối với quảng cáo ngoài trời khổ lớn, có thể trình bày trên khổ A3 hoặc khổ khác và phải ghi rõ tỷ lệ so với kích thước thực tế.
Phòng khám cần kiểm tra khả năng đọc của nội dung sau khi phóng lớn hoặc thu nhỏ. Một chú thích có thể đọc được trên màn hình máy tính nhưng trở nên quá nhỏ khi in thành tờ rơi hoặc đặt trên biển bảng ở khoảng cách xa.
Nếu poster hoặc tờ rơi có mã QR, hồ sơ nên xác định mã dẫn đến nội dung nào. Trang đích của mã QR cũng phải được rà soát để tránh xuất hiện thông tin vượt quá nội dung đã được xác nhận.
Trường hợp cùng một ma-két được đặt tại nhiều địa điểm, cần bảo đảm địa chỉ và dịch vụ phù hợp với cơ sở thực hiện. Không nên dùng chung một biển quảng cáo cho nhiều phòng khám nếu phạm vi kỹ thuật tại các địa điểm không giống nhau.
Trình bày kịch bản, phân cảnh và lời thoại như thế nào?
Kịch bản nên được trình bày dưới dạng bảng để cơ quan tiếp nhận dễ đối chiếu với video hoặc file âm thanh.
Các cột có thể gồm:
Số thứ tự cảnh;
Thời lượng;
Hình ảnh xuất hiện;
Nhân vật;
Lời thoại;
Chữ trên màn hình;
Âm thanh hoặc nhạc nền;
Tài liệu chứng minh nội dung;
Ghi chú.
Ví dụ:
Cảnh 1, từ giây 00 đến giây 05: hình ảnh bên ngoài phòng khám; chữ trên màn hình là tên và địa chỉ cơ sở; nhạc nền không lời.
Cảnh 2, từ giây 06 đến giây 15: bác sĩ giới thiệu dịch vụ; lời thoại được ghi nguyên văn; bên dưới có họ tên và chức danh bác sĩ.
Cảnh 3, từ giây 16 đến giây 25: hình ảnh thiết bị; lời dẫn mô tả đúng công dụng và không cam kết hiệu quả tuyệt đối.
Cảnh 4, từ giây 26 đến giây 30: thông tin liên hệ và lời mời đặt lịch.
Lời thoại cần được ghi nguyên văn, không ghi chung chung như “bác sĩ giới thiệu dịch vụ”. Phần chữ chạy và phụ đề cũng phải được chép lại đầy đủ.
Nếu nhân vật nói bằng tiếng nước ngoài, nên kèm theo bản dịch tiếng Việt. Nếu có tài liệu chuyên môn bằng tiếng nước ngoài dùng để chứng minh lời thoại, cần thực hiện dịch thuật theo yêu cầu của hồ sơ.
Kịch bản phải thống nhất với file cuối cùng về thứ tự cảnh, nội dung và thời lượng. Những thay đổi nhỏ về kỹ thuật dựng có thể không làm thay đổi bản chất, nhưng mọi thay đổi về thông điệp, dịch vụ, bác sĩ hoặc lời cam kết cần được kiểm tra lại.
Có cần nộp tất cả kích thước thiết kế của cùng một nội dung không?
Thủ tục được công bố yêu cầu ba bản ma-két in màu kèm file mềm đối với phương tiện không phải báo nói, báo hình. Đối với quảng cáo ngoài trời khổ lớn, mẫu phải ghi rõ tỷ lệ kích thước so với kích thước thật. Quy định được công bố không nêu một nguyên tắc chung rằng mọi kích thước kỹ thuật của cùng một thiết kế đều phải lập thành hồ sơ riêng.
Từ quy định này, có thể hiểu theo hướng thực tế rằng nếu các phiên bản chỉ thay đổi kích thước cơ học nhưng giữ nguyên toàn bộ câu chữ, hình ảnh, thứ tự thông tin và ý nghĩa, phòng khám có thể lập một mẫu gốc kèm bảng liệt kê các kích thước dự kiến. Tuy nhiên, đây là cách chuẩn bị mang tính thực hành và cơ quan tiếp nhận tại từng địa phương có thể yêu cầu cách thể hiện cụ thể hơn.
Phòng khám nên nộp mẫu riêng khi việc thay đổi kích thước dẫn đến một trong các thay đổi sau:
Thay đổi vị trí tiêu đề;
Cắt bớt hình ảnh;
Rút gọn nội dung;
Bỏ địa chỉ hoặc thông tin bắt buộc;
Thay đổi thứ tự câu chữ;
Chuyển từ bố cục ngang sang bố cục dọc;
Thay đổi người xuất hiện;
Thêm hoặc bỏ thông tin bác sĩ;
Thay đổi lời kêu gọi hành động;
Tạo ra thông điệp khác với mẫu gốc.
Ví dụ, banner website kích thước ngang, bài đăng mạng xã hội hình vuông và quảng cáo dạng story dọc thường có bố cục khác nhau đáng kể. Dù cùng quảng cáo một dịch vụ, phòng khám nên chuẩn bị từng ma-két riêng nếu nội dung được sắp xếp lại.
Ngược lại, nếu một poster chỉ được in ở hai kích thước nhưng giữ nguyên tỷ lệ và toàn bộ nội dung, có thể trình bày một mẫu kèm thông số kích thước và tỷ lệ. Trước khi nộp, cơ sở nên kiểm tra hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận để tránh phải bổ sung.
Nguyên tắc an toàn là không căn cứ vào tên chiến dịch mà phải căn cứ vào thông điệp người xem thực tế tiếp nhận. Mỗi phiên bản có nội dung hoặc bố cục làm thay đổi cách hiểu nên được coi là một mẫu cần trình bày đầy đủ.
Phòng khám cũng cần lưu trữ toàn bộ phiên bản đã phát hành sau khi được xác nhận. Việc này giúp đối chiếu khi có thanh tra, kiểm tra và chứng minh rằng nội dung thực tế không vượt quá mẫu đã được phê duyệt.
“Hành trình qua cửa kiểm duyệt” – Quy trình xin xác nhận nội dung quảng cáo phòng khám
Quảng cáo phòng khám là hoạt động truyền thông chịu sự kiểm soát đồng thời của pháp luật về quảng cáo và pháp luật chuyên ngành khám bệnh, chữa bệnh. Vì vậy, quy trình không nên bắt đầu bằng việc thiết kế banner hoặc quay video mà phải bắt đầu từ việc kiểm tra hồ sơ pháp lý của cơ sở.
Từ ngày 1/1/2026, Luật số 75/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung Luật Quảng cáo có hiệu lực. Nghị định 342/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Quảng cáo tiếp tục có hiệu lực từ ngày 15/2/2026. Cùng thời điểm này, Thông tư 03/2026/TT-BYT đã bãi bỏ phần lớn quy định trước đây của Thông tư 09/2015/TT-BYT liên quan đến điều kiện, hồ sơ và thủ tục xác nhận quảng cáo dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh. Do đó, phòng khám cần kiểm tra thủ tục đang được cơ quan tiếp nhận công khai tại thời điểm nộp, tránh sử dụng nguyên bộ hồ sơ cũ mà không rà soát lại.
Bước 1 – Rà soát giấy phép và dịch vụ dự kiến quảng cáo
Bước đầu tiên là xác định phòng khám đang có đủ căn cứ pháp lý để quảng cáo dịch vụ dự kiến hay chưa. Việc cơ sở đã được cấp giấy phép hoạt động không đồng nghĩa được quyền quảng cáo mọi dịch vụ có nhu cầu triển khai.
Phòng khám cần kiểm tra các nội dung sau:
Tên cơ sở trong giấy phép hoạt động;
Địa chỉ được cấp phép;
Số giấy phép và cơ quan cấp;
Hình thức tổ chức của phòng khám;
Thời gian hoạt động;
Người chịu trách nhiệm chuyên môn;
Các chuyên khoa được phép hoạt động;
Phạm vi hoạt động chuyên môn;
Danh mục kỹ thuật được phê duyệt;
Người hành nghề trực tiếp thực hiện dịch vụ;
Trang thiết bị và điều kiện thực tế tại cơ sở.
Tên dịch vụ dùng trong truyền thông phải được “giải mã” thành kỹ thuật chuyên môn cụ thể. Chẳng hạn, các tên thương mại như “trẻ hóa đa tầng”, “điều trị nám chuyên sâu”, “phục hồi da toàn diện” hoặc “nha khoa không đau” có thể bao gồm nhiều kỹ thuật khác nhau. Phòng khám phải xác định kỹ thuật nào đã được phép thực hiện và kỹ thuật nào chưa đủ căn cứ.
Đối với hệ thống có nhiều chi nhánh, việc một chi nhánh được phép thực hiện kỹ thuật không có nghĩa toàn bộ hệ thống đều được quảng cáo và tiếp nhận người bệnh cho kỹ thuật đó. Mỗi địa điểm phải được đối chiếu với giấy phép, danh mục kỹ thuật, nhân sự và thiết bị riêng.
Nội dung quảng cáo dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh hiện phải thể hiện tên, địa chỉ, số giấy phép hoạt động, thời gian hoạt động của cơ sở và phạm vi hoạt động chuyên môn đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Vì vậy, những thông tin này cần được xác định chính xác ngay từ bước đầu tiên.
Bước 2 – Xây dựng nội dung truyền thông phù hợp pháp lý
Sau khi hoàn thành bước rà soát pháp lý, phòng khám mới xây dựng phần nội dung chữ. Đây là phần cốt lõi quyết định mẫu quảng cáo có phải sửa đổi nhiều lần hay không.
Nội dung nên được chia thành bốn nhóm:
Nhóm thông tin nhận diện cơ sở
Bao gồm tên phòng khám, địa chỉ, số giấy phép hoạt động, thời gian hoạt động, số điện thoại và thông tin liên hệ. Các dữ liệu này phải thống nhất với giấy phép và thông tin công khai trên website, fanpage, landing page.
Nhóm thông tin về dịch vụ
Tên dịch vụ phải phù hợp với chuyên khoa và danh mục kỹ thuật được phép thực hiện. Nếu sử dụng tên thương mại, phòng khám cần bảo đảm tên đó không khiến người xem hiểu rằng cơ sở có phạm vi chuyên môn rộng hơn thực tế.
Nhóm thông tin về bác sĩ
Họ tên, học vị, chức danh, chuyên khoa, kinh nghiệm và nơi công tác phải có căn cứ. Không nên chuyển một giấy chứng nhận tham gia khóa học thành chức danh như “chuyên gia quốc tế”, “bác sĩ hàng đầu” hoặc “chuyên gia số một”.
Nhóm thông tin về kết quả và ưu điểm
Mọi tuyên bố về hiệu quả, mức độ an toàn, thời gian phục hồi hoặc khả năng duy trì kết quả phải được trình bày thận trọng. Cần tránh các từ ngữ như:
Hiệu quả 100%;
An toàn tuyệt đối;
Điều trị dứt điểm;
Không tái phát;
Không đau;
Không biến chứng;
Bền vĩnh viễn;
Duy nhất trên thị trường;
Tốt nhất Việt Nam.
Kết quả khám chữa bệnh phụ thuộc vào tình trạng của từng người bệnh, chỉ định chuyên môn, khả năng đáp ứng và quá trình chăm sóc. Vì vậy, nội dung nên hướng người đọc đến bước thăm khám, đánh giá và tư vấn cá thể hóa thay vì cam kết kết quả giống nhau cho mọi trường hợp.
Luật Quảng cáo sửa đổi có hiệu lực từ năm 2026 tiếp tục đặt trách nhiệm đối với người quảng cáo, người chuyển tải quảng cáo và các chủ thể tham gia quảng cáo trên mạng. Phòng khám không thể loại trừ trách nhiệm chỉ bằng cách giao toàn bộ nội dung cho công ty truyền thông hoặc người có ảnh hưởng thực hiện.
Bước 3 – Thiết kế mẫu, kịch bản hoặc video quảng cáo
Sau khi nội dung chữ được kiểm tra, phòng khám mới chuyển sang giai đoạn thiết kế. Cần xác định rõ phương tiện dự kiến sử dụng vì mỗi hình thức quảng cáo có cấu trúc thể hiện khác nhau.
Đối với quảng cáo bằng hình ảnh, ma-két cần thể hiện đầy đủ tiêu đề, hình ảnh, thông tin cơ sở, tên dịch vụ, bác sĩ, ghi chú và nội dung bắt buộc. Chữ phải có kích thước đủ đọc, không nên đặt thông tin pháp lý ở vị trí quá nhỏ hoặc có màu gần giống nền.
Đối với video, phòng khám cần kiểm tra toàn bộ các lớp nội dung:
Hình ảnh trong từng cảnh;
Lời bác sĩ nói trực tiếp;
Lời thuyết minh;
Phụ đề;
Chữ chạy;
Hình ảnh trước – sau;
Hình ảnh thiết bị;
Nhạc và hiệu ứng âm thanh;
Màn hình kết thúc;
Đường dẫn hoặc mã QR;
Lời kêu gọi đặt lịch.
Một câu nói ngẫu hứng của bác sĩ, một dòng phụ đề do đơn vị dựng phim tự thêm hoặc một cảnh minh họa kỹ thuật chưa được cấp phép đều có thể khiến video không còn phù hợp với hồ sơ.
Đối với website hoặc landing page, không nên chỉ kiểm tra ảnh quảng cáo dẫn vào trang. Phải kiểm tra cả nội dung trang đích, biểu mẫu đặt lịch, popup, chatbot, câu hỏi thường gặp và bài viết liên quan. Banner có thể đúng nhưng landing page lại giới thiệu thêm nhiều dịch vụ ngoài phạm vi.
Phòng khám nên đặt mã phiên bản cho từng sản phẩm, chẳng hạn “QC-DL-01” hoặc “VIDEO-NK-02”. Mã này được sử dụng thống nhất trên kịch bản, ma-két, video và phiếu kiểm duyệt để tránh nộp một phiên bản nhưng phát hành một phiên bản khác.
Bước 4 – Hoàn thiện bộ hồ sơ xin xác nhận
Bộ hồ sơ phải chứng minh được ba vấn đề chính: cơ sở đủ điều kiện hoạt động, dịch vụ thuộc phạm vi được phép và mẫu quảng cáo phản ánh đúng hồ sơ pháp lý.
Tùy thủ tục đang được cơ quan có thẩm quyền công khai tại thời điểm nộp, hồ sơ thường cần được chuẩn bị theo các nhóm tài liệu sau:
Nhóm tài liệu đề nghị
Văn bản đề nghị xác nhận nội dung quảng cáo theo mẫu hoặc biểu mẫu đang được cơ quan tiếp nhận áp dụng.
Nhóm tài liệu pháp lý của cơ sở
Giấy phép hoạt động khám bệnh, chữa bệnh; tài liệu về tên, địa chỉ và tư cách pháp lý của đơn vị đứng tên; văn bản ủy quyền nếu chủ thể nộp hồ sơ không trực tiếp đứng tên trên giấy phép.
Nhóm tài liệu chuyên môn
Tài liệu thể hiện phạm vi hoạt động chuyên môn, danh mục kỹ thuật và thông tin người hành nghề có liên quan đến dịch vụ được quảng cáo.
Nhóm nội dung quảng cáo
Ma-két hoàn chỉnh đối với quảng cáo bằng hình ảnh; kịch bản và tệp video hoặc âm thanh đối với quảng cáo có hình, tiếng; bản nội dung trang web hoặc trang đích nếu quảng cáo được triển khai trên môi trường số.
Nhóm tài liệu chứng minh bổ sung
Tài liệu chứng minh học vị, chức danh, giải thưởng, thiết bị, hình ảnh, số liệu hoặc thông tin đặc biệt xuất hiện trong quảng cáo.
Từ ngày 15/2/2026, phần lớn điều khoản cũ của Thông tư 09/2015/TT-BYT về hồ sơ và thủ tục xác nhận quảng cáo dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh đã bị bãi bỏ. Tuy nhiên, Cổng Dịch vụ công Quốc gia vẫn đang công khai thủ tục tương ứng. Do đó, phòng khám cần tải đúng biểu mẫu và danh mục thành phần hồ sơ trên cổng của cơ quan tiếp nhận tại ngày chuẩn bị nộp, thay vì sử dụng bộ mẫu được lưu từ thời kỳ trước.
Bước 5 – Nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền
Việc xác định sai cơ quan tiếp nhận có thể khiến hồ sơ bị chuyển trả hoặc kéo dài thời gian xử lý.
Theo cơ chế phân cấp đang áp dụng, việc cấp mới và cấp lại giấy xác nhận nội dung quảng cáo dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh, trừ trường hợp cơ sở trực thuộc Bộ Y tế, do người đứng đầu cơ quan chuyên môn về y tế thuộc UBND cấp tỉnh thực hiện. Quy định phân cấp này có hiệu lực từ ngày 1/7/2025 và được quy định hết hiệu lực vào ngày 1/3/2027.
Đối với cơ sở thuộc thẩm quyền Bộ Y tế, Cổng Dịch vụ công Quốc gia đang công khai việc tiếp nhận như sau:
Cục Quản lý Khám, chữa bệnh đối với dịch vụ khám chữa bệnh bằng phương pháp y học hiện đại của cơ sở thuộc thẩm quyền tương ứng;
Cục Quản lý Y, Dược cổ truyền đối với dịch vụ khám chữa bệnh bằng phương pháp y học cổ truyền thuộc thẩm quyền tương ứng.
Hồ sơ có thể được nộp theo phương thức được cơ quan tiếp nhận hỗ trợ, như trực tuyến, trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính. Phòng khám nên lưu mã hồ sơ, phiếu tiếp nhận, biên lai phí và toàn bộ tệp đã nộp để theo dõi và đối chiếu.
Tại thời điểm rà soát, Cổng Dịch vụ công Quốc gia đang công khai thời hạn giải quyết thủ tục thuộc thẩm quyền Bộ Y tế là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và mức phí được niêm yết là 1.000.000 đồng. Thời gian thực tế không bao gồm khoảng thời gian phòng khám sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu.
Bước 6 – Theo dõi quá trình giải quyết và bổ sung hồ sơ
Sau khi nộp, phòng khám cần phân công một người theo dõi trạng thái hồ sơ và tiếp nhận thông báo từ cơ quan giải quyết. Không nên chỉ chờ đến ngày dự kiến trả kết quả mới kiểm tra.
Khi nhận được yêu cầu sửa đổi, cần phân loại nguyên nhân thành các nhóm:
Thiếu giấy tờ;
Tài liệu hết hiệu lực;
Tên dịch vụ chưa thống nhất;
Kỹ thuật chưa có căn cứ;
Thông tin bác sĩ chưa phù hợp;
Nội dung có tính cam kết;
Mẫu thiếu thông tin bắt buộc;
Kịch bản không khớp với video;
Tệp hồ sơ không đọc được;
Nộp sai thẩm quyền.
Phòng khám nên lập bảng giải trình gồm bốn cột: yêu cầu của cơ quan tiếp nhận, nội dung đã sửa, vị trí sửa và tài liệu thay thế. Cách trình bày này giúp người thẩm định nhận biết nhanh phần đã được hoàn thiện.
Khi sửa một nội dung, cần kiểm tra đồng bộ toàn bộ hồ sơ. Chẳng hạn, nếu thay tên kỹ thuật trong ma-két thì phải sửa cả đơn đề nghị, kịch bản, phụ đề, video và nội dung landing page. Không nên chỉ sửa tệp bị nhắc đến mà bỏ sót các tài liệu liên quan.
Trong thời gian hồ sơ chưa được giải quyết, phòng khám không nên phát hành phiên bản đang xin xác nhận. Việc hồ sơ đã được tiếp nhận không có nghĩa nội dung đã được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận.
Bước 7 – Nhận kết quả và phát hành đúng nội dung đã được xác nhận
Sau khi nhận kết quả, phòng khám cần kiểm tra:
Tên đơn vị được xác nhận;
Địa chỉ cơ sở;
Nội dung hoặc mẫu quảng cáo đi kèm;
Số lượng mẫu;
Phương tiện quảng cáo;
Thông tin dịch vụ;
Phiên bản kịch bản hoặc video;
Các điều kiện hoặc ghi chú kèm theo.
Bộ phận marketing chỉ được sử dụng đúng tệp đã được kiểm soát. Không nên tự ý thêm giá, ưu đãi, bác sĩ, hình ảnh người bệnh, lời chứng thực hoặc kỹ thuật mới sau khi có kết quả.
Phòng khám cũng cần lưu trữ:
Giấy xác nhận;
Ma-két hoặc kịch bản kèm theo;
Tệp video cuối cùng;
Hồ sơ đã nộp;
Văn bản sửa đổi, bổ sung;
Chứng từ nộp phí;
Phiếu phê duyệt nội bộ;
Danh sách kênh đã phát hành;
Thời gian bắt đầu và kết thúc chiến dịch.
Mỗi lần thay đổi tên, địa chỉ, phạm vi hoạt động, kỹ thuật, bác sĩ hoặc nội dung truyền thông, phòng khám phải đánh giá lại tính phù hợp của mẫu quảng cáo. Cổng Dịch vụ công Quốc gia đang công khai thủ tục cấp lại trong trường hợp thay đổi tên, địa chỉ của chủ thể chịu trách nhiệm mà không thay đổi nội dung quảng cáo.
“Radar hồ sơ bị trả lại” – Những lỗi quảng cáo phòng khám thường gặp
Hồ sơ quảng cáo thường bị yêu cầu sửa đổi không phải vì thiếu một tài liệu duy nhất mà do nhiều nội dung không thống nhất với nhau. Tên dịch vụ trên banner có thể khác danh mục kỹ thuật; bác sĩ trong video có thể không phải người được đăng ký thực hiện; hoặc nội dung hồ sơ đúng nhưng landing page thực tế lại quảng cáo rộng hơn.
Nội dung quảng cáo vượt quá phạm vi được cấp phép
Đây là lỗi nghiêm trọng và thường không thể khắc phục chỉ bằng cách thay đổi vài từ.
Các tình huống điển hình gồm:
Phòng khám nha khoa quảng cáo implant khi kỹ thuật chưa được phê duyệt;
Phòng khám da liễu quảng cáo laser hoặc thủ thuật thẩm mỹ chưa có trong danh mục;
Phòng khám chuyên khoa quảng cáo dịch vụ thuộc chuyên khoa khác;
Chi nhánh chưa được phép nhưng sử dụng quảng cáo chung của hệ thống;
Bác sĩ chưa có phạm vi hành nghề phù hợp nhưng được giới thiệu là người thực hiện.
Phòng khám cần loại bỏ kỹ thuật chưa đủ căn cứ hoặc hoàn thiện thủ tục bổ sung phạm vi chuyên môn trước. Việc đổi tên thành một cụm từ thương mại không làm thay đổi bản chất của kỹ thuật.
Tên dịch vụ trên mẫu quảng cáo không thống nhất với hồ sơ pháp lý
Tên như “công nghệ trẻ hóa toàn diện” hoặc “điều trị nha khoa thế hệ mới” có thể hấp dẫn nhưng không thể hiện rõ kỹ thuật chuyên môn.
Cơ quan thẩm định cần xác định dịch vụ quảng cáo tương ứng với phạm vi nào đã được phê duyệt. Nếu tên quá rộng, hồ sơ có thể bị yêu cầu giải trình hoặc chỉnh sửa.
Giải pháp là xây dựng bảng đối chiếu:
Tên thương mại dùng trong quảng cáo;
Tên kỹ thuật chuyên môn;
Số thứ tự hoặc căn cứ trong danh mục kỹ thuật;
Người trực tiếp thực hiện;
Thiết bị sử dụng;
Địa điểm được phép triển khai.
Tên thương mại vẫn có thể sử dụng nhưng không được làm sai lệch bản chất chuyên môn hoặc khiến khách hàng hiểu nhầm về phạm vi hoạt động của phòng khám.
Thiếu tài liệu chứng minh danh mục kỹ thuật
Phòng khám có thể đã được cấp giấy phép hoạt động nhưng hồ sơ quảng cáo lại không thể hiện được kỹ thuật dự kiến quảng cáo đã được phê duyệt.
Lỗi này thường xuất hiện khi:
Danh mục kỹ thuật nằm trong quyết định riêng nhưng không được đính kèm;
Cơ sở chỉ nộp giấy phép hoạt động;
Tên kỹ thuật trong quyết định khác tên trong quảng cáo;
Phòng khám vừa được bổ sung kỹ thuật nhưng sử dụng bộ hồ sơ cũ;
Tài liệu bị thiếu trang hoặc bản điện tử không rõ nội dung.
Trước khi nộp, cần kiểm tra toàn bộ quyết định, phụ lục và văn bản điều chỉnh có liên quan. Các trang chứa kỹ thuật được quảng cáo nên được đánh dấu rõ trong bộ hồ sơ nội bộ để thuận tiện đối chiếu.
Sử dụng hình ảnh hoặc thông tin bác sĩ chưa phù hợp
Hình ảnh bác sĩ thường được sử dụng để tăng độ tin cậy, nhưng đây cũng là nguồn phát sinh nhiều yêu cầu sửa đổi.
Các lỗi thường gặp gồm:
Ghi sai học vị hoặc chức danh;
Dùng cụm từ “chuyên gia” không có căn cứ;
Bác sĩ không còn làm việc tại phòng khám;
Bác sĩ có phạm vi hành nghề không phù hợp với dịch vụ;
Dùng ảnh bác sĩ khác nhưng không ghi chú rõ là hình minh họa;
Dùng hình ảnh mà chưa có thỏa thuận cho phép;
Đưa tên bệnh viện hoặc đơn vị công tác khác vào quảng cáo theo cách gây hiểu nhầm.
Phòng khám cần đối chiếu họ tên, giấy phép hành nghề, phạm vi hành nghề, đăng ký hành nghề và hồ sơ chứng minh học vị trước khi đưa bác sĩ vào mẫu quảng cáo.
Kịch bản video và bản ghi hình không đồng nhất
Kịch bản có thể phù hợp nhưng video cuối cùng lại phát sinh nội dung khác do quá trình quay và dựng.
Những điểm thường không đồng nhất gồm:
Bác sĩ nói thêm ngoài kịch bản;
Phụ đề khác lời đọc;
Chữ chạy có thêm cam kết;
Video sử dụng cảnh kỹ thuật khác;
Thêm bảng giá hoặc chương trình ưu đãi;
Màn hình kết thúc thiếu thông tin pháp lý;
Gắn địa chỉ hoặc số điện thoại của chi nhánh khác;
Thay người xuất hiện sau khi đã lập hồ sơ.
Trước khi nộp, cần xem video theo từng giây và đối chiếu với kịch bản. Sau khi khóa phiên bản, đơn vị dựng phim không được tự ý chỉnh sửa nếu chưa có sự đồng ý của bộ phận chuyên môn và pháp lý.
Sử dụng từ ngữ mang tính cam kết tuyệt đối
Những cụm từ như “khỏi hoàn toàn”, “hiệu quả 100%”, “không biến chứng” hoặc “bền vĩnh viễn” dễ khiến người tiếp nhận hiểu rằng phòng khám bảo đảm chắc chắn kết quả.
Thay vì cam kết, nội dung nên trình bày theo hướng:
Bác sĩ thăm khám và đánh giá trước khi chỉ định;
Phương pháp được lựa chọn theo tình trạng cụ thể;
Hiệu quả phụ thuộc vào cơ địa và mức độ bệnh lý;
Người bệnh cần tuân thủ hướng dẫn chăm sóc;
Chỉ thực hiện khi đáp ứng điều kiện chuyên môn.
Việc bổ sung một dòng chữ nhỏ như “kết quả tùy cơ địa” không tự động hợp pháp hóa toàn bộ phần nội dung đã cam kết quá mức.
Mẫu thiết kế thiếu thông tin bắt buộc
Theo Nghị định 342/2025/NĐ-CP, quảng cáo dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh phải thể hiện tên, địa chỉ, số giấy phép hoạt động, thời gian hoạt động và phạm vi hoạt động chuyên môn đã được phê duyệt.
Các lỗi thường gặp là:
Chỉ ghi tên thương hiệu nhưng không ghi tên pháp lý;
Không ghi số giấy phép hoạt động;
Không ghi thời gian hoạt động;
Không thể hiện phạm vi chuyên môn;
Chữ quá nhỏ hoặc khó đọc;
Thông tin chỉ xuất hiện rất nhanh ở cuối video;
Thông tin trên banner khác trang đích.
Phòng khám cần bố trí thông tin bắt buộc ngay từ giai đoạn thiết kế, thay vì hoàn thành toàn bộ bố cục rồi mới tìm vị trí chèn thêm.
Thay đổi nội dung sau khi đã được xác nhận
Các thay đổi thường gặp gồm:
Thêm tiêu đề mới;
Bổ sung ưu đãi;
Thay bác sĩ;
Thêm hình ảnh trước – sau;
Thêm lời chứng thực;
Thay kỹ thuật;
Thay địa chỉ;
Thay lời thoại hoặc phụ đề;
Dẫn đến landing page mới;
Rút ngắn video làm mất thông tin bắt buộc.
Mỗi thay đổi cần được đánh giá dựa trên mức độ tác động đến nội dung đã được kiểm soát. Không nên cho rằng chỉ thay đổi một câu hoặc một hình ảnh thì giấy xác nhận cũ đương nhiên vẫn áp dụng.
Phòng khám nên thiết lập quy trình “khóa tệp”: chỉ tài khoản được phân quyền mới có thể sử dụng hoặc sửa nội dung quảng cáo. Mọi tệp mới phải được cấp mã phiên bản và phê duyệt lại trước khi phát hành.
Nộp một hồ sơ nhưng sử dụng cho nhiều nội dung quảng cáo khác nhau
Một hồ sơ không nên được coi là giấy phép chung cho mọi chiến dịch quảng cáo của phòng khám.
Ví dụ, phòng khám nộp mẫu quảng cáo một kỹ thuật nha khoa nhưng sau đó sử dụng giấy xác nhận để:
Chạy video có nội dung khác;
Quảng cáo thêm nhiều kỹ thuật;
Dùng cho chi nhánh khác;
Thay bác sĩ xuất hiện;
Thêm chương trình ưu đãi;
Đăng bài có lời chứng thực;
Dùng một landing page rộng hơn mẫu đã nộp.
Văn bản hợp nhất được Bộ Y tế ban hành tháng 3/2026 vẫn thể hiện nguyên tắc một mẫu quảng cáo tương ứng với một hồ sơ; nhiều mẫu khác nhau của cùng một dịch vụ được xác định là các hồ sơ riêng, còn một mẫu có nhiều dịch vụ khác nhau thì mỗi dịch vụ được xem xét riêng.
Cách quản lý an toàn là lập danh mục quảng cáo gồm mã hồ sơ, tên dịch vụ, phiên bản mẫu, kênh phát hành và thời gian sử dụng. Bộ phận marketing chỉ được lựa chọn đúng mẫu đã được ghi nhận trong danh mục, không tự ghép nội dung từ nhiều hồ sơ thành một quảng cáo mới.
“Hành trình qua cửa kiểm duyệt” – Quy trình xin xác nhận nội dung quảng cáo phòng khám
Quảng cáo phòng khám là hoạt động truyền thông chịu sự kiểm soát đồng thời của pháp luật về quảng cáo và pháp luật chuyên ngành khám bệnh, chữa bệnh. Vì vậy, quy trình không nên bắt đầu bằng việc thiết kế banner hoặc quay video mà phải bắt đầu từ việc kiểm tra hồ sơ pháp lý của cơ sở.
Từ ngày 1/1/2026, Luật số 75/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung Luật Quảng cáo có hiệu lực. Nghị định 342/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Quảng cáo tiếp tục có hiệu lực từ ngày 15/2/2026. Cùng thời điểm này, Thông tư 03/2026/TT-BYT đã bãi bỏ phần lớn quy định trước đây của Thông tư 09/2015/TT-BYT liên quan đến điều kiện, hồ sơ và thủ tục xác nhận quảng cáo dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh. Do đó, phòng khám cần kiểm tra thủ tục đang được cơ quan tiếp nhận công khai tại thời điểm nộp, tránh sử dụng nguyên bộ hồ sơ cũ mà không rà soát lại.
Bước 1 – Rà soát giấy phép và dịch vụ dự kiến quảng cáo
Bước đầu tiên là xác định phòng khám đang có đủ căn cứ pháp lý để quảng cáo dịch vụ dự kiến hay chưa. Việc cơ sở đã được cấp giấy phép hoạt động không đồng nghĩa được quyền quảng cáo mọi dịch vụ có nhu cầu triển khai.
Phòng khám cần kiểm tra các nội dung sau:
Tên cơ sở trong giấy phép hoạt động;
Địa chỉ được cấp phép;
Số giấy phép và cơ quan cấp;
Hình thức tổ chức của phòng khám;
Thời gian hoạt động;
Người chịu trách nhiệm chuyên môn;
Các chuyên khoa được phép hoạt động;
Phạm vi hoạt động chuyên môn;
Danh mục kỹ thuật được phê duyệt;
Người hành nghề trực tiếp thực hiện dịch vụ;
Trang thiết bị và điều kiện thực tế tại cơ sở.
Tên dịch vụ dùng trong truyền thông phải được “giải mã” thành kỹ thuật chuyên môn cụ thể. Chẳng hạn, các tên thương mại như “trẻ hóa đa tầng”, “điều trị nám chuyên sâu”, “phục hồi da toàn diện” hoặc “nha khoa không đau” có thể bao gồm nhiều kỹ thuật khác nhau. Phòng khám phải xác định kỹ thuật nào đã được phép thực hiện và kỹ thuật nào chưa đủ căn cứ.
Đối với hệ thống có nhiều chi nhánh, việc một chi nhánh được phép thực hiện kỹ thuật không có nghĩa toàn bộ hệ thống đều được quảng cáo và tiếp nhận người bệnh cho kỹ thuật đó. Mỗi địa điểm phải được đối chiếu với giấy phép, danh mục kỹ thuật, nhân sự và thiết bị riêng.
Nội dung quảng cáo dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh hiện phải thể hiện tên, địa chỉ, số giấy phép hoạt động, thời gian hoạt động của cơ sở và phạm vi hoạt động chuyên môn đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Vì vậy, những thông tin này cần được xác định chính xác ngay từ bước đầu tiên.
Bước 2 – Xây dựng nội dung truyền thông phù hợp pháp lý
Sau khi hoàn thành bước rà soát pháp lý, phòng khám mới xây dựng phần nội dung chữ. Đây là phần cốt lõi quyết định mẫu quảng cáo có phải sửa đổi nhiều lần hay không.
Nội dung nên được chia thành bốn nhóm:
Nhóm thông tin nhận diện cơ sở
Bao gồm tên phòng khám, địa chỉ, số giấy phép hoạt động, thời gian hoạt động, số điện thoại và thông tin liên hệ. Các dữ liệu này phải thống nhất với giấy phép và thông tin công khai trên website, fanpage, landing page.
Nhóm thông tin về dịch vụ
Tên dịch vụ phải phù hợp với chuyên khoa và danh mục kỹ thuật được phép thực hiện. Nếu sử dụng tên thương mại, phòng khám cần bảo đảm tên đó không khiến người xem hiểu rằng cơ sở có phạm vi chuyên môn rộng hơn thực tế.
Nhóm thông tin về bác sĩ
Họ tên, học vị, chức danh, chuyên khoa, kinh nghiệm và nơi công tác phải có căn cứ. Không nên chuyển một giấy chứng nhận tham gia khóa học thành chức danh như “chuyên gia quốc tế”, “bác sĩ hàng đầu” hoặc “chuyên gia số một”.
Nhóm thông tin về kết quả và ưu điểm
Mọi tuyên bố về hiệu quả, mức độ an toàn, thời gian phục hồi hoặc khả năng duy trì kết quả phải được trình bày thận trọng. Cần tránh các từ ngữ như:
Hiệu quả 100%;
An toàn tuyệt đối;
Điều trị dứt điểm;
Không tái phát;
Không đau;
Không biến chứng;
Bền vĩnh viễn;
Duy nhất trên thị trường;
Tốt nhất Việt Nam.
Kết quả khám chữa bệnh phụ thuộc vào tình trạng của từng người bệnh, chỉ định chuyên môn, khả năng đáp ứng và quá trình chăm sóc. Vì vậy, nội dung nên hướng người đọc đến bước thăm khám, đánh giá và tư vấn cá thể hóa thay vì cam kết kết quả giống nhau cho mọi trường hợp.
Luật Quảng cáo sửa đổi có hiệu lực từ năm 2026 tiếp tục đặt trách nhiệm đối với người quảng cáo, người chuyển tải quảng cáo và các chủ thể tham gia quảng cáo trên mạng. Phòng khám không thể loại trừ trách nhiệm chỉ bằng cách giao toàn bộ nội dung cho công ty truyền thông hoặc người có ảnh hưởng thực hiện.
Bước 3 – Thiết kế mẫu, kịch bản hoặc video quảng cáo
Sau khi nội dung chữ được kiểm tra, phòng khám mới chuyển sang giai đoạn thiết kế. Cần xác định rõ phương tiện dự kiến sử dụng vì mỗi hình thức quảng cáo có cấu trúc thể hiện khác nhau.
Đối với quảng cáo bằng hình ảnh, ma-két cần thể hiện đầy đủ tiêu đề, hình ảnh, thông tin cơ sở, tên dịch vụ, bác sĩ, ghi chú và nội dung bắt buộc. Chữ phải có kích thước đủ đọc, không nên đặt thông tin pháp lý ở vị trí quá nhỏ hoặc có màu gần giống nền.
Đối với video, phòng khám cần kiểm tra toàn bộ các lớp nội dung:
Hình ảnh trong từng cảnh;
Lời bác sĩ nói trực tiếp;
Lời thuyết minh;
Phụ đề;
Chữ chạy;
Hình ảnh trước – sau;
Hình ảnh thiết bị;
Nhạc và hiệu ứng âm thanh;
Màn hình kết thúc;
Đường dẫn hoặc mã QR;
Lời kêu gọi đặt lịch.
Một câu nói ngẫu hứng của bác sĩ, một dòng phụ đề do đơn vị dựng phim tự thêm hoặc một cảnh minh họa kỹ thuật chưa được cấp phép đều có thể khiến video không còn phù hợp với hồ sơ.
Đối với website hoặc landing page, không nên chỉ kiểm tra ảnh quảng cáo dẫn vào trang. Phải kiểm tra cả nội dung trang đích, biểu mẫu đặt lịch, popup, chatbot, câu hỏi thường gặp và bài viết liên quan. Banner có thể đúng nhưng landing page lại giới thiệu thêm nhiều dịch vụ ngoài phạm vi.
Phòng khám nên đặt mã phiên bản cho từng sản phẩm, chẳng hạn “QC-DL-01” hoặc “VIDEO-NK-02”. Mã này được sử dụng thống nhất trên kịch bản, ma-két, video và phiếu kiểm duyệt để tránh nộp một phiên bản nhưng phát hành một phiên bản khác.
Bước 4 – Hoàn thiện bộ hồ sơ xin xác nhận
Bộ hồ sơ phải chứng minh được ba vấn đề chính: cơ sở đủ điều kiện hoạt động, dịch vụ thuộc phạm vi được phép và mẫu quảng cáo phản ánh đúng hồ sơ pháp lý.
Tùy thủ tục đang được cơ quan có thẩm quyền công khai tại thời điểm nộp, hồ sơ thường cần được chuẩn bị theo các nhóm tài liệu sau:
Nhóm tài liệu đề nghị
Văn bản đề nghị xác nhận nội dung quảng cáo theo mẫu hoặc biểu mẫu đang được cơ quan tiếp nhận áp dụng.
Nhóm tài liệu pháp lý của cơ sở
Giấy phép hoạt động khám bệnh, chữa bệnh; tài liệu về tên, địa chỉ và tư cách pháp lý của đơn vị đứng tên; văn bản ủy quyền nếu chủ thể nộp hồ sơ không trực tiếp đứng tên trên giấy phép.
Nhóm tài liệu chuyên môn
Tài liệu thể hiện phạm vi hoạt động chuyên môn, danh mục kỹ thuật và thông tin người hành nghề có liên quan đến dịch vụ được quảng cáo.
Nhóm nội dung quảng cáo
Ma-két hoàn chỉnh đối với quảng cáo bằng hình ảnh; kịch bản và tệp video hoặc âm thanh đối với quảng cáo có hình, tiếng; bản nội dung trang web hoặc trang đích nếu quảng cáo được triển khai trên môi trường số.
Nhóm tài liệu chứng minh bổ sung
Tài liệu chứng minh học vị, chức danh, giải thưởng, thiết bị, hình ảnh, số liệu hoặc thông tin đặc biệt xuất hiện trong quảng cáo.
Từ ngày 15/2/2026, phần lớn điều khoản cũ của Thông tư 09/2015/TT-BYT về hồ sơ và thủ tục xác nhận quảng cáo dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh đã bị bãi bỏ. Tuy nhiên, Cổng Dịch vụ công Quốc gia vẫn đang công khai thủ tục tương ứng. Do đó, phòng khám cần tải đúng biểu mẫu và danh mục thành phần hồ sơ trên cổng của cơ quan tiếp nhận tại ngày chuẩn bị nộp, thay vì sử dụng bộ mẫu được lưu từ thời kỳ trước.
Bước 5 – Nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền
Việc xác định sai cơ quan tiếp nhận có thể khiến hồ sơ bị chuyển trả hoặc kéo dài thời gian xử lý.
Theo cơ chế phân cấp đang áp dụng, việc cấp mới và cấp lại giấy xác nhận nội dung quảng cáo dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh, trừ trường hợp cơ sở trực thuộc Bộ Y tế, do người đứng đầu cơ quan chuyên môn về y tế thuộc UBND cấp tỉnh thực hiện. Quy định phân cấp này có hiệu lực từ ngày 1/7/2025 và được quy định hết hiệu lực vào ngày 1/3/2027.
Đối với cơ sở thuộc thẩm quyền Bộ Y tế, Cổng Dịch vụ công Quốc gia đang công khai việc tiếp nhận như sau:
Cục Quản lý Khám, chữa bệnh đối với dịch vụ khám chữa bệnh bằng phương pháp y học hiện đại của cơ sở thuộc thẩm quyền tương ứng;
Cục Quản lý Y, Dược cổ truyền đối với dịch vụ khám chữa bệnh bằng phương pháp y học cổ truyền thuộc thẩm quyền tương ứng.
Hồ sơ có thể được nộp theo phương thức được cơ quan tiếp nhận hỗ trợ, như trực tuyến, trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính. Phòng khám nên lưu mã hồ sơ, phiếu tiếp nhận, biên lai phí và toàn bộ tệp đã nộp để theo dõi và đối chiếu.
Tại thời điểm rà soát, Cổng Dịch vụ công Quốc gia đang công khai thời hạn giải quyết thủ tục thuộc thẩm quyền Bộ Y tế là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và mức phí được niêm yết là 1.000.000 đồng. Thời gian thực tế không bao gồm khoảng thời gian phòng khám sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu.
Bước 6 – Theo dõi quá trình giải quyết và bổ sung hồ sơ
Sau khi nộp, phòng khám cần phân công một người theo dõi trạng thái hồ sơ và tiếp nhận thông báo từ cơ quan giải quyết. Không nên chỉ chờ đến ngày dự kiến trả kết quả mới kiểm tra.
Khi nhận được yêu cầu sửa đổi, cần phân loại nguyên nhân thành các nhóm:
Thiếu giấy tờ;
Tài liệu hết hiệu lực;
Tên dịch vụ chưa thống nhất;
Kỹ thuật chưa có căn cứ;
Thông tin bác sĩ chưa phù hợp;
Nội dung có tính cam kết;
Mẫu thiếu thông tin bắt buộc;
Kịch bản không khớp với video;
Tệp hồ sơ không đọc được;
Nộp sai thẩm quyền.
Phòng khám nên lập bảng giải trình gồm bốn cột: yêu cầu của cơ quan tiếp nhận, nội dung đã sửa, vị trí sửa và tài liệu thay thế. Cách trình bày này giúp người thẩm định nhận biết nhanh phần đã được hoàn thiện.
Khi sửa một nội dung, cần kiểm tra đồng bộ toàn bộ hồ sơ. Chẳng hạn, nếu thay tên kỹ thuật trong ma-két thì phải sửa cả đơn đề nghị, kịch bản, phụ đề, video và nội dung landing page. Không nên chỉ sửa tệp bị nhắc đến mà bỏ sót các tài liệu liên quan.
Trong thời gian hồ sơ chưa được giải quyết, phòng khám không nên phát hành phiên bản đang xin xác nhận. Việc hồ sơ đã được tiếp nhận không có nghĩa nội dung đã được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận.
Bước 7 – Nhận kết quả và phát hành đúng nội dung đã được xác nhận
Sau khi nhận kết quả, phòng khám cần kiểm tra:
Tên đơn vị được xác nhận;
Địa chỉ cơ sở;
Nội dung hoặc mẫu quảng cáo đi kèm;
Số lượng mẫu;
Phương tiện quảng cáo;
Thông tin dịch vụ;
Phiên bản kịch bản hoặc video;
Các điều kiện hoặc ghi chú kèm theo.
Bộ phận marketing chỉ được sử dụng đúng tệp đã được kiểm soát. Không nên tự ý thêm giá, ưu đãi, bác sĩ, hình ảnh người bệnh, lời chứng thực hoặc kỹ thuật mới sau khi có kết quả.
Phòng khám cũng cần lưu trữ:
Giấy xác nhận;
Ma-két hoặc kịch bản kèm theo;
Tệp video cuối cùng;
Hồ sơ đã nộp;
Văn bản sửa đổi, bổ sung;
Chứng từ nộp phí;
Phiếu phê duyệt nội bộ;
Danh sách kênh đã phát hành;
Thời gian bắt đầu và kết thúc chiến dịch.
Mỗi lần thay đổi tên, địa chỉ, phạm vi hoạt động, kỹ thuật, bác sĩ hoặc nội dung truyền thông, phòng khám phải đánh giá lại tính phù hợp của mẫu quảng cáo. Cổng Dịch vụ công Quốc gia đang công khai thủ tục cấp lại trong trường hợp thay đổi tên, địa chỉ của chủ thể chịu trách nhiệm mà không thay đổi nội dung quảng cáo.
“Radar hồ sơ bị trả lại” – Những lỗi quảng cáo phòng khám thường gặp
Hồ sơ quảng cáo thường bị yêu cầu sửa đổi không phải vì thiếu một tài liệu duy nhất mà do nhiều nội dung không thống nhất với nhau. Tên dịch vụ trên banner có thể khác danh mục kỹ thuật; bác sĩ trong video có thể không phải người được đăng ký thực hiện; hoặc nội dung hồ sơ đúng nhưng landing page thực tế lại quảng cáo rộng hơn.
Nội dung quảng cáo vượt quá phạm vi được cấp phép
Đây là lỗi nghiêm trọng và thường không thể khắc phục chỉ bằng cách thay đổi vài từ.
Các tình huống điển hình gồm:
Phòng khám nha khoa quảng cáo implant khi kỹ thuật chưa được phê duyệt;
Phòng khám da liễu quảng cáo laser hoặc thủ thuật thẩm mỹ chưa có trong danh mục;
Phòng khám chuyên khoa quảng cáo dịch vụ thuộc chuyên khoa khác;
Chi nhánh chưa được phép nhưng sử dụng quảng cáo chung của hệ thống;
Bác sĩ chưa có phạm vi hành nghề phù hợp nhưng được giới thiệu là người thực hiện.
Phòng khám cần loại bỏ kỹ thuật chưa đủ căn cứ hoặc hoàn thiện thủ tục bổ sung phạm vi chuyên môn trước. Việc đổi tên thành một cụm từ thương mại không làm thay đổi bản chất của kỹ thuật.
Tên dịch vụ trên mẫu quảng cáo không thống nhất với hồ sơ pháp lý
Tên như “công nghệ trẻ hóa toàn diện” hoặc “điều trị nha khoa thế hệ mới” có thể hấp dẫn nhưng không thể hiện rõ kỹ thuật chuyên môn.
Cơ quan thẩm định cần xác định dịch vụ quảng cáo tương ứng với phạm vi nào đã được phê duyệt. Nếu tên quá rộng, hồ sơ có thể bị yêu cầu giải trình hoặc chỉnh sửa.
Giải pháp là xây dựng bảng đối chiếu:
Tên thương mại dùng trong quảng cáo;
Tên kỹ thuật chuyên môn;
Số thứ tự hoặc căn cứ trong danh mục kỹ thuật;
Người trực tiếp thực hiện;
Thiết bị sử dụng;
Địa điểm được phép triển khai.
Tên thương mại vẫn có thể sử dụng nhưng không được làm sai lệch bản chất chuyên môn hoặc khiến khách hàng hiểu nhầm về phạm vi hoạt động của phòng khám.
Thiếu tài liệu chứng minh danh mục kỹ thuật
Phòng khám có thể đã được cấp giấy phép hoạt động nhưng hồ sơ quảng cáo lại không thể hiện được kỹ thuật dự kiến quảng cáo đã được phê duyệt.
Lỗi này thường xuất hiện khi:
Danh mục kỹ thuật nằm trong quyết định riêng nhưng không được đính kèm;
Cơ sở chỉ nộp giấy phép hoạt động;
Tên kỹ thuật trong quyết định khác tên trong quảng cáo;
Phòng khám vừa được bổ sung kỹ thuật nhưng sử dụng bộ hồ sơ cũ;
Tài liệu bị thiếu trang hoặc bản điện tử không rõ nội dung.
Trước khi nộp, cần kiểm tra toàn bộ quyết định, phụ lục và văn bản điều chỉnh có liên quan. Các trang chứa kỹ thuật được quảng cáo nên được đánh dấu rõ trong bộ hồ sơ nội bộ để thuận tiện đối chiếu.
Sử dụng hình ảnh hoặc thông tin bác sĩ chưa phù hợp
Hình ảnh bác sĩ thường được sử dụng để tăng độ tin cậy, nhưng đây cũng là nguồn phát sinh nhiều yêu cầu sửa đổi.
Các lỗi thường gặp gồm:
Ghi sai học vị hoặc chức danh;
Dùng cụm từ “chuyên gia” không có căn cứ;
Bác sĩ không còn làm việc tại phòng khám;
Bác sĩ có phạm vi hành nghề không phù hợp với dịch vụ;
Dùng ảnh bác sĩ khác nhưng không ghi chú rõ là hình minh họa;
Dùng hình ảnh mà chưa có thỏa thuận cho phép;
Đưa tên bệnh viện hoặc đơn vị công tác khác vào quảng cáo theo cách gây hiểu nhầm.
Phòng khám cần đối chiếu họ tên, giấy phép hành nghề, phạm vi hành nghề, đăng ký hành nghề và hồ sơ chứng minh học vị trước khi đưa bác sĩ vào mẫu quảng cáo.
Kịch bản video và bản ghi hình không đồng nhất
Kịch bản có thể phù hợp nhưng video cuối cùng lại phát sinh nội dung khác do quá trình quay và dựng.
Những điểm thường không đồng nhất gồm:
Bác sĩ nói thêm ngoài kịch bản;
Phụ đề khác lời đọc;
Chữ chạy có thêm cam kết;
Video sử dụng cảnh kỹ thuật khác;
Thêm bảng giá hoặc chương trình ưu đãi;
Màn hình kết thúc thiếu thông tin pháp lý;
Gắn địa chỉ hoặc số điện thoại của chi nhánh khác;
Thay người xuất hiện sau khi đã lập hồ sơ.
Trước khi nộp, cần xem video theo từng giây và đối chiếu với kịch bản. Sau khi khóa phiên bản, đơn vị dựng phim không được tự ý chỉnh sửa nếu chưa có sự đồng ý của bộ phận chuyên môn và pháp lý.
Sử dụng từ ngữ mang tính cam kết tuyệt đối
Những cụm từ như “khỏi hoàn toàn”, “hiệu quả 100%”, “không biến chứng” hoặc “bền vĩnh viễn” dễ khiến người tiếp nhận hiểu rằng phòng khám bảo đảm chắc chắn kết quả.
Thay vì cam kết, nội dung nên trình bày theo hướng:
Bác sĩ thăm khám và đánh giá trước khi chỉ định;
Phương pháp được lựa chọn theo tình trạng cụ thể;
Hiệu quả phụ thuộc vào cơ địa và mức độ bệnh lý;
Người bệnh cần tuân thủ hướng dẫn chăm sóc;
Chỉ thực hiện khi đáp ứng điều kiện chuyên môn.
Việc bổ sung một dòng chữ nhỏ như “kết quả tùy cơ địa” không tự động hợp pháp hóa toàn bộ phần nội dung đã cam kết quá mức.
Mẫu thiết kế thiếu thông tin bắt buộc
Theo Nghị định 342/2025/NĐ-CP, quảng cáo dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh phải thể hiện tên, địa chỉ, số giấy phép hoạt động, thời gian hoạt động và phạm vi hoạt động chuyên môn đã được phê duyệt.
Các lỗi thường gặp là:
Chỉ ghi tên thương hiệu nhưng không ghi tên pháp lý;
Không ghi số giấy phép hoạt động;
Không ghi thời gian hoạt động;
Không thể hiện phạm vi chuyên môn;
Chữ quá nhỏ hoặc khó đọc;
Thông tin chỉ xuất hiện rất nhanh ở cuối video;
Thông tin trên banner khác trang đích.
Phòng khám cần bố trí thông tin bắt buộc ngay từ giai đoạn thiết kế, thay vì hoàn thành toàn bộ bố cục rồi mới tìm vị trí chèn thêm.
Thay đổi nội dung sau khi đã được xác nhận
Các thay đổi thường gặp gồm:
Thêm tiêu đề mới;
Bổ sung ưu đãi;
Thay bác sĩ;
Thêm hình ảnh trước – sau;
Thêm lời chứng thực;
Thay kỹ thuật;
Thay địa chỉ;
Thay lời thoại hoặc phụ đề;
Dẫn đến landing page mới;
Rút ngắn video làm mất thông tin bắt buộc.
Mỗi thay đổi cần được đánh giá dựa trên mức độ tác động đến nội dung đã được kiểm soát. Không nên cho rằng chỉ thay đổi một câu hoặc một hình ảnh thì giấy xác nhận cũ đương nhiên vẫn áp dụng.
Phòng khám nên thiết lập quy trình “khóa tệp”: chỉ tài khoản được phân quyền mới có thể sử dụng hoặc sửa nội dung quảng cáo. Mọi tệp mới phải được cấp mã phiên bản và phê duyệt lại trước khi phát hành.
Nộp một hồ sơ nhưng sử dụng cho nhiều nội dung quảng cáo khác nhau
Một hồ sơ không nên được coi là giấy phép chung cho mọi chiến dịch quảng cáo của phòng khám.
Ví dụ, phòng khám nộp mẫu quảng cáo một kỹ thuật nha khoa nhưng sau đó sử dụng giấy xác nhận để:
Chạy video có nội dung khác;
Quảng cáo thêm nhiều kỹ thuật;
Dùng cho chi nhánh khác;
Thay bác sĩ xuất hiện;
Thêm chương trình ưu đãi;
Đăng bài có lời chứng thực;
Dùng một landing page rộng hơn mẫu đã nộp.
Văn bản hợp nhất được Bộ Y tế ban hành tháng 3/2026 vẫn thể hiện nguyên tắc một mẫu quảng cáo tương ứng với một hồ sơ; nhiều mẫu khác nhau của cùng một dịch vụ được xác định là các hồ sơ riêng, còn một mẫu có nhiều dịch vụ khác nhau thì mỗi dịch vụ được xem xét riêng.
Cách quản lý an toàn là lập danh mục quảng cáo gồm mã hồ sơ, tên dịch vụ, phiên bản mẫu, kênh phát hành và thời gian sử dụng. Bộ phận marketing chỉ được lựa chọn đúng mẫu đã được ghi nhận trong danh mục, không tự ghép nội dung từ nhiều hồ sơ thành một quảng cáo mới.
“Bộ lọc trước khi nộp” – Checklist rà soát hồ sơ quảng cáo phòng khám
Kiểm tra hiệu lực giấy phép hoạt động
Trước khi chuẩn bị hồ sơ xin xác nhận nội dung quảng cáo, phòng khám cần rà soát giấy phép hoạt động khám bệnh, chữa bệnh còn hiệu lực và được cấp đúng theo quy định hiện hành. Tên cơ sở, địa chỉ, người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật và phạm vi hoạt động ghi trên giấy phép phải thống nhất với toàn bộ tài liệu trong hồ sơ quảng cáo. Nếu phòng khám đã thay đổi tên, địa điểm hoặc người phụ trách nhưng chưa hoàn tất thủ tục điều chỉnh giấy phép thì nên xử lý trước khi nộp hồ sơ quảng cáo để tránh bị yêu cầu bổ sung hoặc từ chối.
Kiểm tra phạm vi chuyên môn và danh mục kỹ thuật
Chỉ những dịch vụ thuộc phạm vi chuyên môn và danh mục kỹ thuật đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt mới được phép đưa vào nội dung quảng cáo. Cần đối chiếu từng dịch vụ, kỹ thuật, chuyên khoa, thiết bị hoặc phương pháp điều trị với hồ sơ pháp lý hiện có để bảo đảm không quảng cáo vượt quá phạm vi được cấp phép. Đây là một trong những nội dung được cơ quan thẩm định xem xét kỹ nhất.
Kiểm tra tên dịch vụ trên toàn bộ tài liệu
Tên dịch vụ phải được sử dụng thống nhất trên văn bản đề nghị, nội dung quảng cáo, mẫu thiết kế, video, tài liệu chứng minh và các giấy tờ chuyên môn. Không nên sử dụng nhiều cách gọi khác nhau cho cùng một dịch vụ hoặc dùng tên thương mại khiến cơ quan tiếp nhận khó đối chiếu với hồ sơ pháp lý. Nếu có tên tiếng Anh hoặc tên viết tắt thì cần thể hiện rõ ý nghĩa và bảo đảm không gây hiểu nhầm.
Kiểm tra thông tin bác sĩ và người xuất hiện trong quảng cáo
Nếu quảng cáo có hình ảnh, tên hoặc thông tin của bác sĩ, chuyên gia hoặc nhân viên y tế thì cần kiểm tra giấy phép hành nghề, chức danh chuyên môn và phạm vi hành nghề của từng người. Nội dung giới thiệu phải chính xác, không làm người xem hiểu nhầm về trình độ, chức vụ hoặc kinh nghiệm chuyên môn. Đồng thời cần bảo đảm có sự đồng ý của người xuất hiện trong quảng cáo và chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan khi cần thiết.
Kiểm tra hình ảnh, lời thoại và nội dung cam kết
Hình ảnh, video, lời thoại và nội dung bài viết cần được rà soát để loại bỏ các từ ngữ mang tính tuyệt đối như “chữa khỏi hoàn toàn”, “cam kết 100%”, “hiệu quả tuyệt đối”, “tốt nhất”, “số 1″… nếu không có căn cứ pháp lý phù hợp. Không nên sử dụng hình ảnh trước – sau điều trị, lời chứng thực hoặc nội dung dễ gây hiểu nhầm về hiệu quả khám chữa bệnh. Mọi thông tin đưa ra phải có tài liệu chứng minh và phù hợp với quy định pháp luật.
Kiểm tra tính thống nhất giữa kịch bản và bản thiết kế
Đối với video quảng cáo, lời thoại, phụ đề, hình ảnh minh họa và kịch bản phải hoàn toàn thống nhất với nội dung nộp trong hồ sơ. Đối với quảng cáo bằng hình ảnh, banner hoặc poster, thông tin trên file thiết kế phải trùng khớp với nội dung ghi trong đơn đề nghị và các tài liệu chứng minh. Những khác biệt nhỏ về câu chữ hoặc hình ảnh cũng có thể khiến hồ sơ phải chỉnh sửa.
Kiểm tra chữ ký, dấu và văn bản ủy quyền
Toàn bộ tài liệu cần được kiểm tra về chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Nếu doanh nghiệp sử dụng đơn vị dịch vụ để thực hiện thủ tục thì cần chuẩn bị đầy đủ giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền theo quy định. Những tài liệu yêu cầu đóng dấu phải được ký, đóng dấu đầy đủ trước khi nộp.
Kiểm tra số lượng, định dạng và chất lượng tài liệu
Hồ sơ cần được sắp xếp đầy đủ theo danh mục quy định, bảo đảm bản sao rõ ràng, đầy đủ số trang và có thể đọc được toàn bộ nội dung. Đối với hồ sơ điện tử, cần kiểm tra định dạng file, dung lượng, độ phân giải hình ảnh và khả năng mở file trước khi tải lên hệ thống hoặc gửi trực tuyến.
Lưu một bộ hồ sơ hoàn chỉnh sau khi nộp
Sau khi hoàn tất việc nộp hồ sơ, phòng khám nên lưu lại toàn bộ tài liệu đã sử dụng, bao gồm đơn đề nghị, mẫu quảng cáo, video, hình ảnh, tài liệu chứng minh, giấy biên nhận và văn bản xác nhận sau khi được cấp. Việc lưu trữ đầy đủ sẽ giúp thuận lợi khi thanh tra, kiểm tra hoặc khi cần điều chỉnh, gia hạn và thực hiện các chiến dịch quảng cáo tiếp theo.
“Giải đáp trước khi chạy quảng cáo” – Câu hỏi thường gặp
Phòng khám có giấy phép hoạt động rồi có cần xin phép quảng cáo không?
Có. Giấy phép hoạt động khám bệnh, chữa bệnh chỉ cho phép phòng khám được hoạt động chuyên môn. Trước khi quảng cáo dịch vụ khám chữa bệnh thuộc trường hợp pháp luật quy định, phòng khám vẫn phải thực hiện thủ tục xin xác nhận nội dung quảng cáo.
Quảng cáo trên Facebook và TikTok có phải xin xác nhận không?
Có. Dù quảng cáo trên website, Facebook, TikTok, YouTube, Google Ads hay các nền tảng số khác, nếu nội dung thuộc diện phải được xác nhận thì phòng khám vẫn phải hoàn thành thủ tục trước khi phát hành quảng cáo.
Mỗi dịch vụ phải xin một giấy xác nhận riêng không?
Không phải trong mọi trường hợp. Một hồ sơ có thể bao gồm nhiều nội dung nếu các dịch vụ đều đáp ứng điều kiện và được trình bày rõ ràng trong hồ sơ. Tuy nhiên, nếu nội dung quảng cáo khác nhau hoặc bổ sung dịch vụ mới thì có thể phải lập hồ sơ mới hoặc xin xác nhận bổ sung.
Một nội dung có thể sử dụng trên nhiều nền tảng không?
Có thể, nếu nội dung sử dụng trên các nền tảng hoàn toàn giống với nội dung đã được xác nhận. Khi thay đổi hình ảnh, lời thoại, thông điệp hoặc bổ sung thông tin ngoài nội dung đã được phê duyệt thì cần xem xét thực hiện thủ tục xác nhận lại theo quy định.
Thay đổi số điện thoại có phải xin lại giấy xác nhận không?
Nếu việc thay đổi số điện thoại làm thay đổi nội dung quảng cáo đã được xác nhận thì phòng khám nên thực hiện thủ tục phù hợp theo quy định hiện hành trước khi sử dụng mẫu quảng cáo mới, tránh phát hành nội dung không còn đúng với hồ sơ đã được xác nhận.
Quảng cáo bác sĩ nước ngoài cần chuẩn bị thêm giấy tờ gì?
Ngoài hồ sơ quảng cáo thông thường, cần chuẩn bị các giấy tờ chứng minh bác sĩ được phép hành nghề tại Việt Nam theo quy định, tài liệu liên quan đến phạm vi hành nghề và các giấy tờ khác theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận đối với từng trường hợp cụ thể.
Có được quảng cáo chương trình giảm giá dịch vụ khám chữa bệnh không?
Việc quảng bá chương trình ưu đãi cần tuân thủ đồng thời quy định của pháp luật về khám bệnh, chữa bệnh, quảng cáo và các quy định liên quan đến hoạt động khuyến mại. Nội dung giảm giá không được gây hiểu nhầm, không được làm sai lệch bản chất dịch vụ hoặc vi phạm các quy định chuyên ngành.
Thời gian giải quyết hồ sơ phụ thuộc vào yếu tố nào?
Thời gian xử lý thường phụ thuộc vào tính đầy đủ và chính xác của hồ sơ, số lượng nội dung cần thẩm định, việc có phải bổ sung hoặc chỉnh sửa hồ sơ hay không, cũng như khối lượng hồ sơ mà cơ quan có thẩm quyền đang tiếp nhận tại từng thời điểm.
Giấy xác nhận nội dung quảng cáo có thời hạn không?
Văn bản xác nhận nội dung quảng cáo được sử dụng đối với đúng nội dung đã được xác nhận. Khi có thay đổi về nội dung quảng cáo, phạm vi chuyên môn, giấy phép hoạt động hoặc các thông tin pháp lý liên quan, phòng khám cần xem xét thực hiện thủ tục phù hợp trước khi tiếp tục quảng cáo.
Phòng khám quảng cáo sai nội dung có thể bị xử lý như thế nào?
Nếu quảng cáo không đúng nội dung đã được xác nhận hoặc quảng cáo vượt phạm vi được phép, phòng khám có thể bị yêu cầu chấm dứt quảng cáo, buộc cải chính hoặc tháo gỡ nội dung vi phạm, đồng thời bị xử phạt vi phạm hành chính và áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả theo quy định của pháp luật.
Hồ sơ xin giấy phép quảng cáo phòng khám cần được chuẩn bị đầy đủ, chính xác và phù hợp với phạm vi hoạt động chuyên môn của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh. Việc tuân thủ đúng quy định về hồ sơ, nội dung quảng cáo và quy trình thực hiện không chỉ giúp phòng khám sớm triển khai hoạt động truyền thông hợp pháp mà còn góp phần xây dựng uy tín, tạo niềm tin với người bệnh và hạn chế các rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động.
